Organizasyon Şeması Nedir, Nasıl Oluşturulur?

Organizasyon şeması şirketlerin en önemli yapı taşıdır. Çünkü şirket bünyesindeki birimleri ve kişileri ayıran, birim personellerinin bağlı olduğu müdürlükleri gösteren bir çizelge olarak ast üst ilişkisini gözetmektedir. Şirketlerde dengeli bir biçimde görev, yetki ve sorumlulukların dağılması için de organizasyon şemasının büyük etkisi vardır. Eğer bir şirkette bir organizasyon şeması yoksa o şirketin iş süreçlerinde aksama yaşanması muhtemeldir. Kısacası organizasyon şeması ile çalışanların ve birimlerin yeri, görevi, sorumluluk alanları kesin bir şekilde belirlenmiş olur.

Organizasyon Şeması Nedir?

Bir şirketin iş süreçlerinin tamamını kapsayan ve bu süreçlerdeki hiyerarşiyi net bir şekilde gösteren çizelge organizasyon şeması olarak tanımlanmaktadır. 

Organizasyon şemasının ilk çıkış noktası aslında yönetim sistemleridir. Yönetim sistemleri standartları şirketlerin daha başarılı yönetilmesini sağlamak için şirketlerden muhakkak organizasyon şemalarını oluşturmasını ister. Bunun da en büyük sebebi şirketi bir bütün olarak baktığınızda tek bir çizelge üzerinde rahatlıkla görebilme imkânı vermesidir. Ayrıca birimler ve kişiler arasındaki ilişkinin nasıl olduğunu gösteren bir dökümandır. 

Örnek verilecek olursa, bir şirkette satın alma birimi muhakkak vardır ve bu birim direk genel müdüre mi bağlı yoksa arada başka bir kişi veya birim mi var bunu organizasyon şemasında rahatlıkla gösterebilmek mümkündür.

Organizasyon şemaları farklı birimlerde çalışan personellerin birim bazında sınıflandırılmasını sağlamaktadır. Bunun yanında hangi müdürün hangi personellerden sorumlu olduğunu da göstermektedir. Üstelik kişilerin görev, yetki ve sorumluluklarını belirlerken bağlantılarını kurmak daha da kolaylaşmaktadır.

Organizasyon Şeması Oluşturma

Organizasyon şeması oluştururken şirket içerisindeki tüm çalışanları, tüm birimleri ve tüm işleri kapsayacak şekilde oluşturmak gerekir. Birimleri oluştururken birimlere ait işler belirlenmeli ve birimlerde çalışan kişiler ile eşleştirilmelidir. Genel olarak şirketlerde bulunan bazı birimler ve yaptıkları iş kapsamları şunlardır;

• İdari İşler: İşletmenin yönetim ve üretim alanındaki yemek, bakım, güvenlik, servis, bilgi-işlem gibi iç hizmetlerinin yürütülmesini sağlayan birimdir. Küçük ölçekli işletmelerde çoğu zaman İK süreçlerini de idari işler departmanları yürütür. Ayrıca şirketin bağlı olduğu Ticaret Odası gibi kurumlarla bağlantıları da bu birim yönetir.
• Mali İşler: Bu birim şirketlerin finans ve muhasebe işlerinin yürütüldüğü bölümdür. Yapılan harcamaların ödemesinin yapıldığı veya alacaklar için fatura kesildiği ayrıca banka ve vergi daireleri ile ilişkileri yürüten birimdir. Bunun yanında şirketin tüm personellerinin de maaş süreçlerini takip eden birimdir. 
• Satın Alma: Şirketlerin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin dışarıdan teminini yapan birimdir. Tüm birimler ile birlikte çalışır. Çünkü her birim için farklı farklı mal ve hizmet alımı gerekmektedir. Ama en çok ilişkili olduğu birim mali işlerdir. Bunun sebebi de alınan her malın veya hizmetin bir ödemesinin yapılması gerekmektedir. Bu sebeple mali işler ile yakın çalışmalıdır. Bu yüzden bazı şirketlerde ayrı bir satın alma birimi bulunmaz ve bu süreçlerin tamamı mali işler birimi tarafından da yürütülebilir.
• Üretim: Bir şirketin sattığı ürün veya hizmetin üretildiği nihai yerdir. Bu birim ana gövde olarak düşünülebilir. Üretim muhakkak olarak satış birimiyle çok yakın çalışmalıdır. Çünkü alınan sipariş ile üretim her zaman doğru orantılı ilerlemelidir.
• Satış: Bir şirketin ürünlerinin satış ve satış sonrası süreçleri ile bayi süreçlerini yöneten ve yönlendiren birimdir. Bu birim sipariş alır ve siparişi üretime bildirerek üretimin başlamasını sağlar. 
• Kalite: Kalite birimi şirket içerisinde kullanılan tüm dokümantasyonu kurup şirket içerisinde bu dokümantasyonun kullanılmasını sağlar. Bu sayede belirli bir standartta üretim yapılabilmesini sağlayarak yönetimi kolaylaştırır. Bununla birlikte üretilen ürünün kalite kontrolünü sağlayarak son kullanıcıya ürünlerin hatalı olarak iletilmesini önler. Ayrıca şirketlerin uluslararası standartlara uygun olarak üretim yapmasını benimseten birimdir. Şirketin ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi gibi belgelere sahip olmasını sağlayan birimdir.
• Bakım: İşletmenin içerisinde kullanılan araç, teçhizat veya makinelerin düzenli olarak bakım ve muayenesini gerçekleştiren ayrıca olası bir arıza halinde arızaya müdahale ederek onarım sağlayan birimdir. Bu birimin çalışmaları üretimin sürekliliğini sağlamak amaçlıdır.

Organizasyon Şeması Nasıl Olmalı?

Bir organizasyon şeması hazırlanırken dikkat edilecek noktalar şunlardır; 

• Organizasyon şeması genel müdür veya yönetim kurulundan başlayarak en alt kademelere doğru olacak şekilde planlanmalıdır. 
• Şemada kişilerin ve birimlerin kime bağlı olduğu net bir şekilde gösterilmelidir. Eğer bir birim iki farklı birime bağlıysa bu gösterim kesikli çizgiler ile olmalıdır. 
• Organizasyon şeması üzerinde birimler veya kişiler arasında muallak bir konu olmamalıdır. 
• En önemli nokta ise organizasyon şemasına kimsenin itiraz etmemesi için şirketin en üst makamı tarafından onaylanarak tüm personele dağıtılmalıdır.
• Organizasyon şeması akış diyagramı şeklinde olmalıdır.
• Organizasyon şemasında küçük gruplar bir üst yönetici ile bir birime bağlanmalıdır.
• Şema şirketin iş hedefleri, stratejileri ve yol haritası tam anlamıyla belirlendikten sonra oluşturulmalıdır ki sürekli bir değişme olmasın. Çünkü çalışanların görevde yükseldikçe terfi alabilecekleri bölümlerin sürekli olarak değiştirilmesi insanları hedefsiz bırakabilmektedir.

 Organizasyon Şeması Örneği