KPI, şirketlerin güncel durumunu görerek firmanın geleceğini şekillendirmek için kullanılan bir yöntemdir. Şirketler belirledikleri misyon ve vizyon çerçevesinde ulaşmak istediği hedeflere KPI yöntemi ile ulaşmaya çalışmaktadır. Bu yöntem ile bir şirket tüm birimlerini ve çalışan tüm personelini tanımlanmış olan misyon ve vizyon doğrultusunda belirli bir yöne yönlendirmiş olur.
KPI, İngilizce bir tanım olan “key performance indicator”ın kısaltmasıdır. Key performance indicator, anahtar performans göstergesi veya temel performans göstergesi olarak dilimize çevrilebilir. Ancak daha anlaşılır bir tabir kullanılacak olursa genel anlamıyla hedefler diye de özetlenebilir.
KPI, bir şirketin kendisi için belirlediği misyon ve vizyon çerçevesinde oluşturulan stratejik planlamanın kısmi süreli bir parçasıdır. Yani şirketler 3 yıllık, 5 yıllık veya 10 yıllık stratejik plan oluştururken bu planın uygulayıcısı ve takipçisi olarak yıllık KPI veya bir başka deyişle hedefler belirler. Bu hedefler tüm birimleri kapsayacak şekilde oluşturulur. Ayrıca bu hedeflerin birer sorumlusu ve kontrolünü sağlayan bir yetkilisi olmalıdır. Çünkü KPI’lar yıllık olarak belirlenir. Yıl sonunda ise performansı değerlendirilir.
Bir firma için KPI yöntemi kullanmanın işletmenin gelişimi, büyümesi ve ilerlemesi açısından büyük faydaları vardır:
KPI belirlenirken öncelikle misyon, vizyon ve stratejik plana uygun bir doğrultuda yol izlenmelidir. KPI belirleme sürecinde birimler ile iletişimde olarak düzenlenme yapılmalı, KPI belirlenirken önceki belirlenen KPI ve onun sonuçları göz önünde bulundurularak oluşturulmalıdır.
Şirketler KPI belirlerken markalarına uygun birtakım belirli özellikler taşımasını isteyebilirler, ancak genel olarak kabul gören en önemli özellikler şunlardır:
KPI’lar şirket içerisinde farklı süreçler içerisinde yer almaktadır. Bu süreçler şu şekildedir:
Bu KPI süreçlerinde genelde şirket içi KPI’ları işlenir ve bu KPI’ların ölçümleri Özlük Hakları Maliyetleri, Çalışan Sirkülasyon, Çalışan Memnuniyet Oranı gibi verilerle ölçülür.
Daha çok parasal konulardaki KPI örnekleri bu kategorinin içerisinde yer almaktadır. Örnek vermek gerekirse Gelir artış oranı, Finansal tablolar, Brüt kar marjı verileriyle KPI ölçümleri yapılabilmektedir.
Satış raporları, ziyaret raporları, tahsilat raporları, yeni müşteri oranı, satış takibi için harcanan kaynak saati, ortalama dönüşüm süresi gibi satış ile ilgili KPI’ların bu ve benzeri verilerle ölçümü yapılmaktadır.
Şirketlerin pazarlama birimleri için belirlenen KPI’ları, Aylık Web Sitesi Trafiği, Nitelikli Potansiyel Müşteri Sayısı, Harekete Geçirici Mesaj İçeriği için Dönüşüm Oranı, İlk 10 Arama Motoru Sonuçlarında Anahtar Kelimeler, Bu Ay Yayınlanan Blog Yazıları sayıları ile ölçümleyebilirsiniz.
Proje için ayrılan süre, proje maliyeti ve proje ile ilgili birçok veri proje yönetimi KPI’ları için veri oluşturmaktadır.
KPI aslında bir çalışanın veya departmanın başarısında ölçüt olarak kullanılabilir. Yani çalışan veya departman, KPI’ları tutturursa veya üzerine çıkabilirse başarılı sayılır. Böyle bir durumda da başarılarını ödüllendirmek için çeşitli yöntemlerden yararlınabilir. Genellikle şirketler, çalışanlar için hediyeler sunarlar ama seçilen hediyeler beğenilmeyebilir. Bu nedenle de günümüzde birçok şirket, MultiGift ile çalışanları için hediye kartı sunuyor.
MultiGift ile çalışanlar, hediyelerine kendileri karar verebiliyor. Böylece hem başarıları ödüllendirilmiş oluyor hem de seçim konusunda özgür oldukları için alacakları hediye nedeniyle sorun yaşamıyorlar. Ayrıca şirketler, MultiGift ile vergi avantajlarından da yararlanabiliyor.