KPI Nedir, Nasıl Belirlenir?

KPI, şirketlerin güncel durumunu görerek firmanın geleceğini şekillendirmek için kullanılan bir yöntemdir. Şirketler belirledikleri misyon ve vizyon çerçevesinde ulaşmak istediği hedeflere KPI yöntemi ile ulaşmaya çalışmaktadır. Bu yöntem ile bir şirket tüm birimlerini ve çalışan tüm personelini tanımlanmış olan misyon ve vizyon doğrultusunda belirli bir yöne yönlendirmiş olur.

KPI Nedir?

KPI, İngilizce bir tanım olan “key performance indicator”ın kısaltmasıdır. Key performance indicator, anahtar performans göstergesi veya temel performans göstergesi olarak dilimize çevrilebilir. Ancak daha anlaşılır bir tabir kullanılacak olursa genel anlamıyla hedefler diye de özetlenebilir. 

KPI, bir şirketin kendisi için belirlediği misyon ve vizyon çerçevesinde oluşturulan stratejik planlamanın kısmi süreli bir parçasıdır. Yani şirketler 3 yıllık, 5 yıllık veya 10 yıllık stratejik plan oluştururken bu planın uygulayıcısı ve takipçisi olarak yıllık KPI veya bir başka deyişle hedefler belirler. Bu hedefler tüm birimleri kapsayacak şekilde oluşturulur. Ayrıca bu hedeflerin birer sorumlusu ve kontrolünü sağlayan bir yetkilisi olmalıdır. Çünkü KPI’lar yıllık olarak belirlenir. Yıl sonunda ise performansı değerlendirilir.

KPI'ın Faydası Nedir?

Bir firma için KPI yöntemi kullanmanın işletmenin gelişimi, büyümesi ve ilerlemesi açısından büyük faydaları vardır:

• KPI bir şirket içerisindeki birçok konuda veri üretilmesini sağladığı için şirket yönetimini kolaylaştırır ve daha doğru kararlar almaya yardımcı olur.
• Çalışanların belirli bir amaç için çalışmasını sağlar.
• Çalışanların performansını ve verimliliğini arttırmayı sağlar.
• İşletmenin ihtiyaç duyduğu yenilikler ve çalışanların alması gereken eğitimler belirlenerek ihtiyaç listesi oluşturmayı amaçlar.
• Ekip ruhu ile çalışma ortamı hazırlanarak şirket içi iletişim oranının artması sağlanır.
• Geçmişte verilen kararların doğruluğu ile gelecek için yapılacak planların yön ve yönelimleri karşılaştırabilir.
• Çalışanlara performans bazlı ek ücret ödeyenler için performans verileri dinamik olarak sürekli takip edilebilir.
• Şirket varlıklarınızı daha doğru yöneterek tasarruf oluşturmanıza imkân verir.
• Normal zamanda incelenme olasılığı düşük veriler KPI sayesinde düzenli incelenerek gözden kaçırılacak alan bırakmamayı sağlar.
• KPI performanslarını incelerken yapılan kök neden analizleri şirkette olası kaza veya arıza riskini azaltacaktır.

KPI Nasıl Belirlenir?

KPI belirlenirken öncelikle misyon, vizyon ve stratejik plana uygun bir doğrultuda yol izlenmelidir. KPI belirleme sürecinde birimler ile iletişimde olarak düzenlenme yapılmalı, KPI belirlenirken önceki belirlenen KPI ve onun sonuçları göz önünde bulundurularak oluşturulmalıdır.

KPI Belirlerken Gereken 5 Faktör 

Şirketler KPI belirlerken markalarına uygun birtakım belirli özellikler taşımasını isteyebilirler, ancak genel olarak kabul gören en önemli özellikler şunlardır:

• Gerçekçi olması: KPI yani firma hedefleri oluşturulurken gerçekçi rakamlara veya gerekçelere dayandırılması gerekir. Aksi halde gerçeklikten uzak bir hedef, çalışanın motivasyonunu düşürdüğü gibi yeni hedeflere odaklanmasını da zorlaştırır. Hedef belirlerken bir önceki yıla göre ve personel sayısı gibi diğer parametreleri göz önüne alarak gerçekleşme olasılığı yüksek bir KPI belirlenmelidir.

• Ölçülebilir olması: Bir hedef koyarken sonunda o hedefin rakamsal olarak ölçülememesi performans değerlendirmesi yapılamayacağını gösterir. Bu da gereksiz zaman kaybı yaratır. Bu sebeple KPI ve hedefler sayısal olarak ifade edilmelidir. Örneğin; bu sene personellerin niteliklerini arttırmak için en az 2 adet uzmanlık eğitimi almak gibi bir hedef belirlersek eğitim için belirlenen sayıya göre ölçümleme yapabiliriz.

• Doğru zamanlama: Bir hedefin belirli bir zaman aralığında olması önemlidir. Belirli bir termin süresi konması halinde hedefin performansı ölçülebilir. Bir yıl boyunca müşteri memnuniyetini %96’nın üzerinde tutmak gibi bir KPI belirlendiğinde sürenin ne kadar önemli olduğunu anlayabiliriz.

• Amacı belirli: Birimler için belirlenen hedeflerin belli bir amacı ve anlamı olmalıdır. Bu amaç doğrultusunda çalışanlar daha motive olabilmektedir. Çünkü kendisi ile alakalı olmadığını düşündüğü bir KPI veya hedef için personelin o KPI veya hedefe odaklanması oldukça zordur. Örnek vermek gerekirse pazarlama birimi için müşteri sayısını %10 arttırma hedefi, pazarlama birimini bir amaca yönlendirir ve hedefi gerçekleştirebilmek için çabalamasını destekler.

• Ulaşılabilir olması: Bir KPI belirlerken ulaşılamaz bir hedef tercih etmek, o KPI için çalışanların "Zaten yapamayız." karamsarlığına kapılmasına ve daha başlamadan pes etmesine sebep olmaktadır. Örneğin üretimin %40 artması gibi bir hedef konduğunda personel sayısı ve üretim ekipmanı aynıysa bu sayıya ulaşılabilmesi oldukça zordur. Bunu daha gerçekçi bir seviyeye çekmek çok daha mantıklı olacaktır.

KPI Süreçleri Nelerdir?

KPI’lar şirket içerisinde farklı süreçler içerisinde yer almaktadır. Bu süreçler şu şekildedir:

İşletme KPI'ları

Bu KPI süreçlerinde genelde şirket içi KPI’ları işlenir ve bu KPI’ların ölçümleri Özlük Hakları Maliyetleri, Çalışan Sirkülasyon, Çalışan Memnuniyet Oranı gibi verilerle ölçülür.

Finansal KPI'lar

Daha çok parasal konulardaki KPI örnekleri bu kategorinin içerisinde yer almaktadır. Örnek vermek gerekirse Gelir artış oranı, Finansal tablolar, Brüt kar marjı verileriyle KPI ölçümleri yapılabilmektedir. 

Satış KPI'ları

Satış raporları, ziyaret raporları, tahsilat raporları, yeni müşteri oranı, satış takibi için harcanan kaynak saati, ortalama dönüşüm süresi gibi satış ile ilgili KPI’ların bu ve benzeri verilerle ölçümü yapılmaktadır.

Pazarlama KPI'ları

Şirketlerin pazarlama birimleri için belirlenen KPI’ları, Aylık Web Sitesi Trafiği, Nitelikli Potansiyel Müşteri Sayısı, Harekete Geçirici Mesaj İçeriği için Dönüşüm Oranı, İlk 10 Arama Motoru Sonuçlarında Anahtar Kelimeler, Bu Ay Yayınlanan Blog Yazıları sayıları ile ölçümleyebilirsiniz.

Proje Yönetimi KPI'ları

Proje için ayrılan süre, proje maliyeti ve proje ile ilgili birçok veri proje yönetimi KPI’ları için veri oluşturmaktadır.

KPI Ödülleri Nedir?

KPI aslında bir çalışanın veya departmanın başarısında ölçüt olarak kullanılabilir. Yani çalışan veya departman, KPI’ları tutturursa veya üzerine çıkabilirse başarılı sayılır. Böyle bir durumda da başarılarını ödüllendirmek için çeşitli yöntemlerden yararlınabilir. Genellikle şirketler, çalışanlar için hediyeler sunarlar ama seçilen hediyeler beğenilmeyebilir. Bu nedenle de günümüzde birçok şirket, MultiGift ile çalışanları için hediye kartı sunuyor. 

MultiGift ile çalışanlar, hediyelerine kendileri karar verebiliyor. Böylece hem başarıları ödüllendirilmiş oluyor hem de seçim konusunda özgür oldukları için alacakları hediye nedeniyle sorun yaşamıyorlar. Ayrıca şirketler, MultiGift ile vergi avantajlarından da yararlanabiliyor.