E-Vizite Nedir? Dijital Rapor Süreci Nasıl Yönetilir?

Multinet Up

       

  Bağlantı kopyalandı

Çalışanların sağlık raporu işlemlerini hızlandırmak isteyen şirketler, sağlık raporlarını SGK’nin e-Vizite altyapısında elektronik olarak izleyerek zamandan edebilirler. Bu sistem, hekimden çıkan istirahat raporunu dijital akışa aktarır. İşveren, bordro ve SGK bildirgelerini aynı gün güncelleyebilir. Böylece kâğıt doküman beklemek, kargo gecikmesi ya da arşiv karmaşası, yerini anlık veri akışına bırakır.

e-Vizite Nedir ve Neden Önemlidir?

E-Vizite, hekim tarafından düzenlenen istirahat raporlarının SGK veritabanına doğrudan aktarılmasını sağlayan çevrim içi bildirim platformudur. Bu altyapı, resmî bildirim süreçlerini dijitalleştiren e-Tebligat modeline benzer biçimde kâğıt trafiğini ortadan kaldırarak denetim verimliliğini artırır.

Dijital rapor bildirimi sistemi, kâğıt rapor akışını ortadan kaldırarak işveren, çalışan ve SGK arasında gerçek zamanlı veri paylaşımı sunar. Böylece rapor doğrulama, eksik gün bildirimi ve iş göremezlik ödeneği süreçleri gecikmeye uğramaz; idari para cezası riski azalır.

Şirketler için temel kazanım, bordro ve insan kaynakları operasyonlarının hızlanmasıdır. Dijital kayıt sayesinde rapor arşivleme yükü hafifler, denetim sırasında belge ibrazı saniyelere iner. Çalışan tarafında ise iş göremezlik ödeneği kesintisiz bağlanabildiği için finansal mağduriyet yaşanmaz. 

Özetle e-Vizite hem SGK’nın denetim verimliliğini yükseltir hem de işletmelerin yasal uyum maliyetini düşürür. Bu nedenle modern bordro yönetiminin kritik halkalarından biri olarak görülür.

e-Vizite Sistemine Nasıl Girilir?

Sisteme erişim, e-Vizite giriş ekranı üzerinden gerçekleştirilir. İşlem basamakları ise sıralandığı üzere oldukça basittir: 

• Yetkilendirme: 1 Temmuz 2025 itibarıyla e-Vizite sistemine giriş SMS doğrulaması ile yapılmaktadır. Yetki devri işlemleri için yetkinin devredileceği kişinin telefon numarası SGK Bilgilendirme sistemine kaydedilmelidir.
• Giriş Adımı: SGK Dijital Medula portalında “SGK e-Vizite” bağlantısı seçilir. Açılan pencerede T.C. kimlik numarası ile e-İmza doğrulaması yapılır. Sistem, ilk oturumda işyeri sicil numarasını eşleştirir.
• Rapor Sorgulama: Menüdeki “Bekleyen Raporlar” sekmesi, hekimin sisteme girdiği yeni raporları listeler. Filtre alanından tarih veya rapor numarası yazıldığında ilgili kayıtlar kolayca görüntülenebilir.
• Bildirimi Onaylama: Rapora tıklandığında çalışan unvanı, görev kodu ve prim bilgileri kontrol edilir. Bilgiler doğruysa “Gönder” komutu seçilerek e-Vizite referans numarası oluşturulur. Bu numara, bordro sistemine kopyalanarak eksik gün bildirgesine otomatik yansıtılabilir.
• Takip ve Arşiv: Bildirimin durumu “Onay Bekliyor”dan “Onaylandı”ya geçtiğinde e-posta bildirimi gelir. Rapor PDF’i dijital arşive kaydedildiğinde denetim anında tek tıkla ibraz edilebilir.

Bu akış düzenli uygulandığında insan kaynakları süreçleri manuel belge trafiğine takılmadan ilerleyebilir. Böylelikle hem işveren hem de çalışan tarafında zaman ve maliyet tasarrufu sağlanabilir.

e-Vizite İşveren Girişi Nasıl Yapılır?

İşveren ekranı, SGK’nın Medula portalındaki standart kullanıcı girişinden farklı olarak yetki doğrulamasına dayanan bir akış izler. Böylece kullanıcı, e-Vizite işveren girişi ile rapor listesine doğrudan ulaşabilir.

• Yetki Tanımlama: Kullanıcı tanımlama işlemleri, “e-Bildirge” ekranından yapılmaktadır. İşveren, yetkilerinin devrini istediği kişilere yapabilmektedir.
• Yetki Devri: Yetki devir işlemlerinde SGK sisteminde kayıtlı bildirge yetkilisinin, e-Devlet sistemindeki cep telefonu numarasının doğrulanmış olması gerekir. e-Devlet’te “SGK Bilgilendirme - Cep Telefonu Beyanı” sekmesi aracılığı ile cep telefonu bilgileri SGK Bilgilendirme sistemine kaydedilebilir. “Yetki Devir” sekmesinde yetki devri yapılacak kişinin TCKN’sinin (Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası) yazılması, onaylanması ve sisteme kaydedilmesi gerekir. Yetki devri yapılacak olan kişilerin, tanımlama işlemleri kendisinin yapması gerekmektedir.
• Rapor Listesi Görüntüleme: Ana menüde “Bekleyen Raporlar” sekmesi seçildiğinde hekimden gelen yeni istirahat belgeleri kırmızı simgeyle işaretlenir.

Bu üç adım tamamlandıktan sonra kullanıcı, rapor işlem ekranına yönlendirilir ve bildirim sürecini başlatabilir.

İşverenler için e-Vizite Bildirimi Süreci

Bildirim, raporun sisteme düştüğü tarihten en geç üçüncü iş günü sonuna kadar yapılmalıdır. Aksi hâlde gecikmeler, idari para cezasına neden olabilir. Aşağıdaki akış, hatasız bildirim hedefleyen şirketler için yol haritası sunar:

• Rapor Doğrulama: Çalışanın adı, sicil numarası ve rapor tarihleri kontrol edilir. Eksik gün türü “07 – Hastalık” olarak seçilir.
• Kazanç Bilgisi Girme: Günlük brüt ücrete ilişkin alan, bordro verisiyle eşleştirilir. Böylece işveren e-Vizite bildirimi sırasında prim-kazanç uyumsuzluğu önlenir.
• Gönderme ve Referans Numarası: “Onayla” komutu verildiğinde sistem “Bildirim alındı” mesajı gösterir ve referans numarası üretir.
• Arşivleme: Rapor PDF’i elektronik klasöre kaydedilir. Denetim anında hızlı erişim sağlanır.

Süreç sonunda bordro yazılımı, referans numarasını çekerek eksik gün bildirgesini otomatik güncelleyebilir. Böylece manuel veri girişi kaynaklı hatalar en aza iner.

e-Vizite ile Rapor Bildirimi Nasıl Yapılır?

Rapor bildirim ekranı, hekim-SGK entegrasyonundan gelen verileri otomatik gösterir. İşverenin yalnızca birkaç alanı kontrol etmesi yeterli olur.  

• Adım 1: Rapor numarası ve istirahat tarihleri ekrana yansır, hata ihtimaline karşı gözden geçirilir.
• Adım 2: “Görev Kodu” ve “Günlük Brüt Kazanç” kutucukları bordro verisiyle doldurulur. Eşleşme sağlandığında sistem yeşil onay simgesi gösterir.
• Adım 3: “Gönder” tuşuna basıldığında rapor e-Vizite bildirimi tamamlanır. Portal, işlem özetini ve referans numarasını oluşturur.

Referans numarasının bordro kartında saklanması, ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda hızlı kanıt sunma avantajı yaratır. Ayrıca rapor süresi uzatılırsa ek belge aynı referans altında listelenir. Böylece güncelleme, ilk bildirimi iptal etmeden yapılabilir.

SGK e-Vizite Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler

Elektronik rapor bildirimleri iş akışını hızlandırsa da sistemin doğru yönetilmesi hâlinde gerçek verim ortaya çıkar. SGK e-Vizite paneline erişen kullanıcıların, aşağıdaki konularda azami özen göstermesi gerekir: 

• Yetki Güncelliği: Kullanıcı rollerinin yılda en az bir kez gözden geçirilmesi, yetkisiz erişim ihtimalini azaltır.
• İş Yeri Sicil Eşleşmesi: Taşeron ve kadrolu personel farklı sicil numaralarına tanımlanmalıdır. Aksi durumda panel “sicil uyumsuzluğu” uyarısı verebilir.
• Zaman Aşımı Kontrolü: Bildirim, rapor bitiş tarihinden itibaren en geç üçüncü iş günü içinde tamamlanmalıdır; gecikme idari para cezası riskini yükseltir.
• Veri Tutarlılığı: Rapor tarihi, görev kodu ve prim bilgisi bordro verisiyle tutarlı girilmelidir.

Atılması gereken bu basit adımlar, dijital rapor trafiğinin kesintisiz ve hatasız ilerlemesine katkı sağlar.

Hatalı Bildirimlerin Önüne Nasıl Geçilir?

Yanlış tarih veya eksik kazanç bilgisi, idari ceza yanında iş göremezlik ödeneğinin gecikmesine yol açabilir. Söz konusu risk, aşağıdaki yöntemlerle en aza indirilebilir:

• ERP-SGK Entegrasyonu: Bordro yazılımı ile e-Vizite giriş ekranı arasında veri köprüsü kurulabilir. Sistem, tarih ve kazanç alanlarında uyuşmazlık tespit ettiğinde uyarı verir.
• Çapraz Kontrol Listesi: Bildirim öncesinde rapor numarası, istirahat günleri ve görev kodu üçlüsünü içeren kısa kontrol listesi uygulanabilir.
• Otomatik Hatırlatıcılar: Raporun bitiş tarihine yönelik e-posta veya SMS hatırlatıcıları devreye alınarak unutma kaynaklı gecikme riski düşürülebilir.

Bu adımlar, işveren e-Vizite bildirimi sürecinin proaktif denetimini mümkün kılar. Eksik veya hatalı veri sisteme girmeden durdurulmuş olur.

Süreç Takibi ve Onay Adımları

Bildirim yapıldıktan sonra raporun “Onaylandı” statüsüne geçip geçmediği mutlaka takip edilmelidir. İdeal izleme akışı şu şekilde ilerler:

• Referans Numarası Kaydı: Sistemin ürettiği numara, bordro kartına ve dijital arşive eklenir. Böylece ilerideki denetimlerde kolayca erişilebilir.
• Durum İzleme Paneli: e-Vizite ana menüsündeki “Onay Bekleyenler” sekmesi günlük kontrol edildiğinde süresi uzayan raporlar hemen görünür.
• SGK Bildirimi: Raporda gecikme veya ret mesajı çıkması hâlinde KEP üzerinden düzeltme talebi gönderilebilir. Bu adım, mükerrer bildirimin önüne geçer.
• Bordro Güncellemesi: Rapor “Onaylandı” statüsüne geçer geçmez bordro yazılımı eksik gün bilgisini otomatik işler. Bu sayede prim-gün tutarlılığının bozulma ihtimali azalır.

Sağlam temeller üzerine kurulan bu akış, ihracatçı şirketlerin e-İhracat işlemlerindeki anlık veri aktarımı mantığıyla paralel çalışarak global operasyonlarda da kesintisizliğe katkı sağlar.

Bu izleme döngüsü, rapor e-Vizite bildirimi sürecini kapalı devre hâle getirerek hem insan kaynakları hem de finans ekiplerinin zamandan tasarruf etmesine yardımcı olur. Düzenli kontrol, dijital rapor akışının şeffaf ve denetlenebilir kalmasını sağlar. Böylece işletme, yasal uyumu sürdürürken operasyonel verimliliği de korur.

Uyarı: Multinet Up Blog’da yer alan içeriğin yalnızca bilgi verme amaçlı olduğunu, bilgilerin Multinet Up Blog’un hazırlanma tarihindeki bilgilere dayanarak hazırlandığını ve bilgilerin daha sonra değişebileceğini unutmayınız!