Puantaj ve Puantaj Cetveli Nedir?

İşletmelerin en büyük beklentilerinden bir tanesi çalışanların önceden belirlenen iş günlerinde ve mesai saatleri içinde iş yerinde olması ve işin devamlılığının yerine getirilmesidir.

Elle yapılan puantaj veya personel devam kontrol sistemleri sayesinde ay sonunda çalışılan süreler ve maaş hesaplamaları pratik ve doğru bir şekilde yapılabilmektedir.

Çalışma saatlerinin takibi puantaj cetveli aracılığıyla kayıt ve kontrol edilir. Multinet Up’ın bu yazısında, puantaj ve puantaj cetveli konularını derinlemesine inceliyoruz.

Puantaj Nedir?

Puantaj, bir firmadaki çalışanların saat ya da gün bazında hak edişlerini doğru şekilde hesaplamak için kullanılan sistemdir.

Şirketler tarafından tutulan, personel bazındaki çalışma süresi kayıtlarına puantaj takibi veya işçi puantajı adı verilir. Özellikle vardiyalı bir sisteme sahip olan veya çalışan sayısı fazla olan şirketlerde puantaj takibi yapmak külfetli ve dikkat isteyen bir iş olduğu için birçok detayı barındıran puantaj takip tabloları kullanılır.

Sektörden sektöre değişse de genel haliyle çalışanın standart mesai günleri, işe gelmediği günler, fazla çalışma saatleri, resmî tatiller ve resmî tatillerdeki mesaileri vb veriler yer alır.

Genel amaç, mesainin saat veya gün üzerinden hesabını sağlamaktır.

Herhangi bir hak ihlaline yol açmaması için personellerin giriş ve çıkış bilgilerinin eksiksiz ve hatasız bir şekilde tutulması ve raporlanması gerekir. Yapılan hatalar direkt olarak çalışanın maaş hesabında değişikliğe neden olacağından kritik bir konudur.

Puantaj Cetveli Nedir?

Puantaj cetveli, personellerin aylık çalışma durumlarında geldi, gelmedi, raporlu, fazla mesai süresi, yıllık izin gibi giriş ve çıkış bilgilerin bulunduğu, tabloya çalışma sürelerinin kaydedildiği bir sistemdir. Puantaj cetveli raporunda personellerin çalışma saatleri detaylı olarak gösterilir. Puantaj cetvelinden gelen veriler doğrultusunda aylık net çalışma saatleri hesaplanabilir, fazla mesailer takip edilebilir veya verimlilik analizi yapılabilir.

Geleneksel yöntemlerde çalışanlar işe giriş çıkışlarında imza atar ve el yazısı ile kâğıtta tutulan bu raporlar puantör tarafından muhafaza edilir.

Günümüzde bu işlem için özel olarak hazırlanan “Personel Devam Kontrol Sistemleri” yazılımlarıyla personellerin çalışma saatleri otomatik olarak takip edilebilir.

Maaş ödemeleri yapılırken dikkate alınan öncelikli belgeler arasında yer alan puantaj cetvellerinde, çalışanların gerek fiziksel gerek dijital imzaları alınarak çalışan ve işverenin mutabık kalması sağlanır.

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte puantaj süreci artık farklı yöntemlerle de yürütülebiliyor:

• Geleneksel puantaj defteri
• Manyetik okuyuculu personel giriş veya kimlik kartları
• Biyometrik yöntemler
  • Parmak izi okuma sistemi
  • Yüz tanıma sistemi
  • Avuç içi damar izi tanıma sistemi

 Yukarıdaki sistemlerden gelen bilgiler otomatik olarak personel devam kontrol yazılımına aktarılır.

Puantaj Cetveli Takibi

Puantaj takibinin sağlıklı yapılması puantaj cetvelinin dikkatli, düzenli ve doğru hazırlanmasıyla gerçekleştirilir.

Puantaj cetvelinin temel amacı, ay içerisinde personelin işe gelişi ve çalışma sürelerine bağlı olarak alacağı ücreti belirlemektir.

Puantaj kayıtlarına bakılarak iki tarafın da karşılıklı kabul ettiği mesai saatlerine ek olarak fazla mesailer, mazeretli ya da mazeretsiz izinlerin takibi ve bunların ücretlendirilmeye etkisi bulunan belgeler aracılığıyla hesaplanır.

Puantaj cetvelleri sektörden sektöre değişkenlik gösterse de genel olarak bir puantaj cetvelinde şunlar yer alır:

• Çalışanın adı soyadı
• C. kimlik numarası
• İş yerine ait sicil numarası
• Yer aldığı departmana ait bilgiler
• Giriş ve çıkış saatleri
• Fazla mesaileri
• Eksik mesaileri
• Eksik günler ve eksik günlerin sebepleri

Puantaj cetveli net bir şekilde kontrol altında tutulmadığı takdirde doğru olmayan sonuçlar ortaya çıkabilir, eksik veya fazla işlenen süreler nedeni ile yaşanan belirsizliğe bağlı olarak da ilgili şirketin veya çalışanın olumsuz yönde etkilenme olasılığı doğabilir. Bu nedenle puantaj takibinin en doğru şekilde yapılıp çalışanların hak edişlerini hatasız biçimde hesaplanması önemlidir.

İnsan kaynakları ile ilgili diğer yazılarımızı Multinet Up Blog sayfamızda bulabilirsiniz.