İş Seyahatlerinin Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?

Kurumsal seyahatlerde seyahat ve konaklama giderlerinin muhasebeleştirilmesi sürecinde dikkate alınması gereken birçok husus bulunur. Sizin için bu hususları ve bilmeniz gerekenleri derledik. 

İş Seyahatlerinde Hangi Yasa Dikkate Alınır?

Gelir Vergisi Kanunu veya kısaltması ile GVK, iş seyahatlerinde dikkate almanız gereken yasadır. GVK madde 40, gider gösterilebilecek kalemleri teker teker sıralar. GVK madde 40/4 ise seyahat ile ilgilidir ve şöyledir:

“İşle ilgili ve yapılan işin ehemmiyeti ve genişliği ile mütenasip seyahat ikamet giderleri (Seyahat maksadının gerektirdiği süreye maksur olmak şartiyle)” Daha anlaşılır bir şekilde ifade etmek gerekirse seyahat ile ilgili harcamalar gider olarak kabul edilebilir. 

İş seyahatlerinde yapılan harcamalar için harcırah uygulamasına sıkça başvurulur. Böyle bir durumda da GVK madde 24/2 incelenmelidir.

“Harcırah Kanunu kapsamı dışında kalan müesseseler tarafından idare meclisi başkanı ve üyeleri ile denetçilerine, tasfiye memurlarına ve hizmet erbabına (Harcırah Kanununa tabi olsun olmasın her türlü sözleşmeli personel dahil) verilen gerçek yol giderlerinin tamamı ile yemek ve yatmak giderlerine karşılık verilen gündelikler (Bu gündelikler aynı aylık seviyesindeki Devlet memurlarına verilen gündeliklerden fazla ise veya Devletçe verilen gündeliklerin en yüksek haddini aşarsa aradaki fark ücret olarak vergiye tabi tutulur.)”

Kısacası çalışanlarınız, aynı seviyede ücrete tabi olan devlet çalışanlarına ödenen harcırahlar için gelir vergisinden istisna tutulur. Bunun üzerinde verilen ücret ise farktır ve fark tutarı gelir vergisine tabidir.  Bu duruma örnek olarak çalışanlarınız ile aynı ücreti alan bir devlet memuruna konaklama için 1.000 TL’lik harcırah verildiğini varsayalım. Aynı şartlarda da siz çalışanınıza 1.500 TL harcırah sağlamış olun. Bu durumda 1.000 TL’lik kısım gelir vergisinden istisna tutulur. 500 TL’lik kısmın ise gelir vergisi sizden tahsil edilir. 

İş Seyahatlerinde Muhasebe Kaydı Yapılırken Bilinmesi Gerekenler Nelerdir?

Yurt içi veya yurt dışı iş seyahatleri için vergi istisnalarından faydalanmak mümkündür. Ancak dikkat edilmesi gereken hususlar vardır. Bunların başında da seyahatin işle ilgili olması gelir. Yani yapılan seyahat şirketle ilgili olmalıdır. Bir diğer dikkat edilmesi gereken konu ise firmanın büyüklüğü ve ihtiyaçlarına uygun olarak seyahat yapılmasıdır. 

Son olarak iş seyahati süresinin, seyahate konu işin süresini aşmaması gerekir. Örneğin 5 günlük bir fuar için birkaç haftalık konaklamanın gider olarak gösterilmesi sorunlara neden olabilir. 

İş Seyahatlerinde Muhasebeleştirme Nasıl Yapılır? 

İş seyahatine çıkan personelin yapmış olduğu seyahat, konaklama ve yemek giderleri belgelendirilmesi durumunda gerçek tutarları üzerinden gider yazılabilir. Yani tüm harcamaların faturalandırılması gerekir. 

Yurt içerisinde harcanan tutarlar varsa KDV indirimine de tabi tutulabilir. Yurt dışında yapılan harcamalardaysa VAT tutarı faturalandırmaya dahil edilmiş olsa bile KDV indiriminden yararlanılamaz. 

Çalışanlar yapılan harcamaları ve faturaları detaylı olarak tutmalıdır. Eksik olan faturalar için herhangi bir şekilde iade veya istisna durumu söz konusu değildir. Çalışan şirkete bildirimde bulunduğunda seyahat bordrosu düzenlenebilir. Bordro içerisinde tüm detaylar yazmalıdır. 

MultiTravel Kurumsal Seyahat Platformu ile Muhasebeleştirme Çok Kolay!

Multinet Up çözümü olan MultiTravel kurumsal seyahat platformu ile çalışanlarınız, Türkiye’nin en iyi iş otellerinde konaklayabilir. Üstelik konaklama ücretleri ile ilgili tek tek fatura toplamalarına da gerek kalmaz. 

MultiTravel ile çalışanlar için harcama limitleri belirleyebilir ve bütçe kontrolünü kolayca sağlayabilirsiniz. Dilerseniz bazı çalışanlarınızı yetkilendirebilir ve süreci yönetmelerine izin verebilirsiniz. Ayrıca çalışanlarınız için kural tanımlamanız mümkündür. Böylece harcamaları kolayca kontrol edebilirsiniz. 

MultiTravel kurumsal seyahat platformu üzerinden 7/24 online otel rezervasyonu yapmanıza olanak tanırken haftada tek fatura özelliği ile fatura toplama ve masraf beyan yükünü ortadan kaldırırsınız. Yani tek bir fatura ile masraf beyan yükünü de ortadan kaldırırsınız ve çalışanlarınızın konaklama için ayrıca fatura toplamasına gerek kalmaz. 

Son olarak MultiTravel ile otellerden size özel fiyatlarla yararlanabilirsiniz. 

Seyahat Giderleri ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular 

Seyahat giderleri hakkında merak ettiğiniz soruların kısaca cevapları şöyle sıralanır: 

Seyahat Masrafları Nelerdir?

Konaklama, uçak ve araçla seyahat giderleri gibi masraflar gider olarak gösterilebilir. MultiTravel’ı tercih ederek konaklama giderlerini masraf olarak gösterebilirsiniz. Şirket araçlarıyla yaptığınız seyahetlerdeyse benzin veya motorin giderlerini masraf olarak göstermeniz mümkündür. Bunun için fişleri toplamanız ve tek tek muhasebe hesaplamalarına dahil etmeniz gerekir. Ancak MultiPetrol akaryakıt çözümlerini tercih etmeniz durumunda fiş veya fatura toplamanıza gerek kalmaz. Ayrıca tüm araçlarınızın akaryakıt giderleri tek fatura altında toplanır ve kolayca muhasebeleştirilir. 

Konaklama Ücretleri Gider Yazılır mı?

Hem sizin hem de çalışanlarınızın iş seyahatlerinde yapılan konaklamalar gider olarak gösterilebilir. 

Yurt Dışı Seyahat Masrafları Gider Yazılır mı?

Yurt dışı seyahat masraflarını gider göstermeniz mümkündür. Ancak yurt içi konaklama ücretlerinden farklı olarak KDV olarak tahsil edilen tutarın gider gösterilemez. Ayrıca fuar gibi bazı etkinliklerde ilgili bakanlıklarca sağlanan bazı hibelerden yararlanılabilir. Böylece gider göstermeye ek olarak desteklerden de faydalanabilir ve seyahat masraflarını düşürebilirsiniz. 

Tatil Gider Gösterilir mi?

Çalışanlar için sağlanması durumunda gelir vergisi kesintisi yapılmak kaydıyla şirket kazancının tespitinde tatiller gider olarak gösterilebilmektedir. Bu gibi bir durumda çalışanın tatil ile ilgili harcamaları brütleştirilmeli ve bordroya eklenmelidir. 

İş Seyahatinde Alınan Yurt Dışı Faturasında KDV Olur mu?

Yurt dışı faturalarında VAT olarak belirtilen ücret, Türkiye’de uygulanan KDV’dir. Ancak seyahat giderlerinde bu kalemin vergiden düşürülmesi mümkün değildir. 

Multinet Up Blog’da yer alan içeriğin yalnızca bilgi verme amaçlı olduğunu, hukuki görüş ve tavsiye içermediğini, bilgilerin Multinet Up Blog’un hazırlanma tarihindeki mevzuata dayalı olduğunu ve zamanla mevzuat değişiklikleri ile ilgili kurumların görüşleri çerçevesinde güncelliğini yitirmiş olabileceğini bildiririz.