İş Seyahati: Nasıl Planlanmalı, Nelere Dikkat Edilmeli?

İş seyahatine çıkmadan önce tüm detayları profesyonelce planlamak, süreçten maksimum verim alınmasını sağlar. Planlamanın önemi özellikle yurt dışı iş seyahatlerinde kendini gösterir. Yapılacak toplantılardan verimli sonuçlar almak için bu geziler mutlaka planlı olmalıdır. Bu anlamda planlama yaparken dikkat etmeniz gereken pek çok nokta bulunur. Kurumsal nitelikli bir seyahati etkin kılmak için yapmanız gerekenleri aşağıda detaylı inceleyebilirsiniz.

Sorunsuz Bir Seyahatin İlk Adımı: Gerekli Belgelerin Hazırlanması

İster bireysel ister kurumsal amaçlı olsun, seyahate çıkarken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır. Bunlardan biri de seyahat sırasında ihtiyaç duyulabilecek tüm belgelerin eksiksiz şekilde hazırlanmasıdır. Sorunsuz bir iş seyahati için personellerin yanında bulundurması gereken birtakım belgeler bulunur. Bunlardan biri elbette ki çalışanların kimlik belgeleridir. Yurt içi iş seyahati haricinde ülke değiştirirken pasaport, iş seyahati vizesi gibi belgeler de mutlaka hazır olmalıdır. 

2019 yılında yaşanan salgın nedeniyle seyahatlere getirilen aşı zorunluluğuna da dikkat etmek gerekir. Özellikle yurt dışına çıkarken aşıların tam olduğunu gösteren bir belgeye ihtiyaç duyulur. Ayrıca yolculuğun kurumsal nitelikte olabilmesi adına düzenlenen iş için seyahat izin belgesi de yanınızda bulundurmanız gereken zorunlu dokümanlardandır.

Verimli Bir İş Seyahati için: Görüşme Takvimi Hazırlamanın Önemi

İş seyahatlerinin amacı hem kurumun hem de çalışanların tüm bu süreçten verim almasını sağlamaktır.. Bu nedenle seyahat ne kadar sürerse sürsün verim alabilmek için mutlaka takvim hazırlamalısınız. Gittiğiniz yerde görüşeceğiniz her kurum ve kişi için önceden randevu alabilirsiniz. Böylece oluşturduğunuz görüşme takvimi, seyahat planlamanızı kolaylaştırır. Ayrıca iş gezisi boyunca meydana gelebilecek kargaşaları da engellemiş olursunuz.

Görüşme takviminin sunduğu avantajlardan biri de serbest zamanınızı belirlemektir. Takvim oluşturduğunuzda boş zamanlarınızı önceden planlamanız mümkün hâle gelir. Bu da iş amaçlı gittiğiniz şehirde veya ülkede keyifli vakit geçirmenizi sağlar. Hatta gittiğiniz yerin görülmeye değer mekânlarını bile öncesinden araştırabilir veya bir tur rehberi ile anlaşabilirsiniz.

Seyahat Yorgunluğuna Karşı Önlem Almayı Unutmayın!

İş amaçlı seyahatlerde oyunun daima zirvesinde olmak gerekir. Bu nedenle görüşme takvimi hazırlarken seyahatin hemen sonrasına önemli toplantılar koymamaya dikkat etmelisiniz. Toplantılara dinlenmiş bir biçimde katılabilmek için kendinize süre tanımalısınız. Özellikle uzun süreli yapılan yolculuklarda toplantıyı en az 1 gün sonrasına ayarlamak iyi bir tercih olabilir.

Yorgunluk, bilhassa yurt dışı iş seyahatinde ortaya çıkar. Gittiğiniz yerle biyolojik saatiniz farklı olduğunda yorgun ve uykusuz hissedersiniz. Buna da jet lag adı verilir. Ayrıca dikkat dağınıklığı ve sindirim problemi de yaşamanız mümkündür. Tüm bunları göz önünde bulundurarak görüşme takvimi hazırlamalısınız. Seyahat sonrası yaşanan kısa süreli sağlık sorunları, dikkat edilmediği takdirde önemli iş görüşmelerine olumsuz yansıyabilir.

Motivasyonu Artırmaya Yönelik Planlar: Teşvik Gezileri Düzenleyin

Teşvik gezileri, özellikle büyük çaplı firmalarda yaygın olarak kullanılan bir pekiştirme aracıdır. Bu tarzdaki geziler, adı üstünde çalışanları motive etmeye yönelik düzenlenir. Teşvik gezileri ile çalışanların faaliyet sürdürdükleri şirketle aralarındaki bağı güçlendirmek amaçlanır. Sunduğu imkânlar sayesinde teşvik gezileri, enerji yükseltici ve motivasyon artırıcı kurumsal organizasyonlar olarak bilinir.

Kurumsal seyahat için organize edilen teşvik gezisi, personeller için ödül niteliğine sahiptir. Bu etkinlik sayesinde çalışanlar, yaptığı işi benimser ve kendini değerli hisseder. Ayrıca gezi sayesinde daha istekli ve yaratıcı hâle gelirler. Bu da şirketin satış hacimlerini yükseltir. Yani teşvik gezileri hem çalışanlar hem de şirket için oldukça avantajlıdır.

Kurumsal Teşvik Gezisi Nasıl Planlanır?

Fuarlar, sergiler ve bayi toplantıları, kurumsal teşvik gezisi için en uygun alanlardır. Doğru bir iş gezisi planlaması yaparak çalışanlarınızın seyahatten keyif almasını sağlayabilirsiniz. Öncelikle gezi planlaması sırasında titiz davranmanız, önemli bir toplantıya hazırlanır gibi organizasyon yapmanız gerekir. Yolculuğun yapılış şeklinden konaklamaya kadar her detayı planlamalısınız. 

Tüm bunların yanı sıra şehir içi ulaşım imkânlarını belirlemek, karşılama ve rehberlik gibi hizmetleri de plana dâhil etmek seyahatin işleyişini sağlıklı kılar. Teşvik gezileri, şirket seyahat politikasını iyileştirmek için bir hayli önemlidir. Bu yüzden belirli aralıklarla gezi düzenleyerek motivasyonda kalıcılık sağlayabilirsiniz. 

Rahat Bir Seyahat için: Önceden Rezervasyon ve Şehir İçi Ulaşım Planlaması

İş seyahatinde en önemli noktalardan biri, görüşme yapılacak yere yakın bir alanda konaklama yapılmasını sağlamaktır. Otel konumu görüşme noktasına ne kadar yakın olursa süreç de o kadar verimli geçer. Bu nedenle öncesinde şehir içi ulaşım imkânlarını ve rotaları araştırmak gerekir. Böylelikle en doğru konumdaki otelleri belirlemek mümkün hâle gelir.

Otel yelpazesini konuma göre sınırlandırdıktan sonra tesislerin sunduğu imkânlara bakabilirsiniz. Çalışanların konforlu bir konaklama deneyimi yaşaması, iş seyahatinden verim alınması için önem arz eder. Tüm bu noktalara dikkat ederek önceden rezervasyon yapabilirsiniz. Böylelikle hem erken rezervasyon imkânlarından yararlanabilir hem de planlama yapmak için yeterli zamana sahip olabilirsiniz.

Konaklama Harcamalarınızı Belgelemeyi Unutmayın!

Personelleriniz için rezervasyon yaptırdığınız oteldeki konaklama harcamalarını mutlaka bir kenara not edin. Burada yapılan harcamalar, iş seyahatinde bütçeyi kontrol altında tutmanın en güzel yollarından biridir. Bu nedenle seyahatteki harcamaları belgelemeyi ihmal etmemelisiniz. Kurumsal özellik taşıyan konaklama harcamaları, şirketin gideri olarak kaydedilebilir. Bu da bütçe yönetimine ciddi oranda katkı sağlar.

Seyahat ve Konaklama Süresi Fazla Mesai Olarak Kabul Edilir mi?

Yolculuk ve konaklama süresi hakkında yaygın olan görüş, bu süreçlerin fazla mesai saatlerine dâhil edilmesi yönündedir. Çünkü iş seyahatine çıkan personeller, burada geçirdikleri vakti kurumsal plana göre düzenler. Özgürce hareket edemedikleri için hâlâ çalışıyor sayılmaları gerekir. 4857 sayılı İş Kanununda bu durum detaylıca ele alınmıştır.

İlgili yasanın 66. maddesi gereğince personeller, işveren tarafından farklı bir yere çalışma amaçlı gönderiliyorsa bu süreç mesai saatlerine dâhil edilmelidir. Ancak personelin işi gereği sık seyahate çıkması gerekiyorsa bu durumda mahkeme inceleme yapmalıdır. Yapılan işin tanımında seyahat şartı bulunuyorsa hesaplamalar farklı şekilde düzenlenir.

MultiTravel ile Tüm Konaklama ve Rezervasyon İşlemlerini Kolayca Gerçekleştirin!

İş seyahatlerini şeffaf ve verimli hâle getiren MultiTravel, kurum dostu bir araçtır. Multinet Up’ın sunduğu bu çözüm sayesinde kurumsal amaçlı otel rezervasyonlarınızı kolayca yönetebilirsiniz. Binlerce prestijli otel seçeneğini MultiTravel sayesinde aynı anda görebilir, hatta karşılaştırabilirsiniz. Böylelikle şirketinizin bütçesine en uygun olan otele kolayca rezervasyon yaptırmanız mümkün hâle gelir. Operasyonel kolaylık sağlayan MultiTravel, tasarruf sağlamak için de birebirdir.

İş seyahati için sunduğu çözümlerle 360 derece hizmet veren MultiTravel sayesinde tüm harcamalarınız tek bir platformda toplanır. Yeni nesil bir çözüm sunan MultiTravel, bu özelliği sayesinde acente gibi üçüncü partilere olan bağımlılığı ortadan kaldırır. Siz de kurumsal seyahati hem şirketiniz hem de çalışanlarınız için kazançlı hâle getirmek adına Multinet Up’ın ayrıcalıklı dünyasına giriş yapabilirsiniz.

Multinet Up Blog’da yer alan içeriğin yalnızca bilgi verme amaçlı olduğunu, hukuki görüş ve tavsiye içermediğini, bilgilerin Multinet Up Blog’un hazırlanma tarihindeki mevzuata dayalı olduğunu ve zamanla mevzuat değişiklikleri ile ilgili kurumların görüşleri çerçevesinde güncelliğini yitirmiş olabileceğini bildiririz.