Kurumsal Seyahat Nedir?

Firmalar, gelişebilmek ve yeni iş bağlantıları edinebilmek veya var olan bağlantılarını güçlendirebilmek için zaman zaman seyahate ihtiyaç duyabilirler. İş amaçlı bu tip seyahatler ise “kurumsal seyahat” adıyla anılır. Söz konusu kavram akla yolculuk planlamasını getirse de aslında kurumsal seyahat, bundan çok daha fazlasını kapsar. Katılımcıların plana entegrasyonunu sağlayan bu seyahat tipi, süreç yönetimi için de oldukça önemlidir.

Kurumsal Seyahat Nedir?

Kurumsal seyahat, şirketlerin stratejik amaçlar doğrultusunda çalışanlarının veya yöneticilerinin çeşitli etkinliklere katılmasını sağladığı sürece verilen isimdir. Söz konusu terimi iş seyahati olarak nitelendirmek de mümkündür. Şirketin hedeflerine uyacak şekilde planlanan etkinlik katılımları dünyanın herhangi bir yerinde gerçekleştirilebilir. Yolculuğun başladığı andan tüm ekip evine dönünceye kadar geçen süreç, kurumsal seyahat altında değerlendirilir.

İş seyahatinin tanımına bakıldığında oldukça geniş bir alana hâkim olduğu söylenebilir. Kurumsal seyahat dendiğinde kavrama dâhil olan tüm noktalar şu şekilde özetlenir:

• Uçak bileti 
• Otel rezervasyonu
• Konaklama süreci
• Vize başvurusu ve takibi 
• Ulaşım hizmetleri

Yukarıdaki hizmetler bütün olarak incelendiğinde kurumsal seyahatin yolculuk sürecinin planlanmasıyla yakından ilgili olduğu görülür. Üstelik sürecin yönetimi ve bütçelenmesi de iş seyahatinin sorumluluğu altındadır. Bütçe kontrolü, raporlama ve faturalandırma gibi noktalar, kurumsal özellikteki seyahatler için oldukça önemlidir. Bu anlamda ilgili seyahat türünün finansal, organizasyonel ve yönetimsel adımlar bütünü olduğu söylenebilir.

Kurumsal Seyahat Hangi Kuruluşlar için Uygundur?

Aslına bakıldığında her şirket iş seyahati yapabilir. Ancak kurumsal geziler, bazı işletmelerin hedeflerine ve özelliklerine çok daha uygundur. Bu şirketlerin arasında global çapta üretim yapan büyük ölçekli işletmeler yer alır. İthalat ve ihracatla uğraşan firmalar veya sanayi kuruluşları için kurumsal seyahat oldukça önemlidir. Çok uluslu şirketlerin yanı sıra iş hacmini büyütmek isteyen her işletme de kurumsal gezi planlayabilir.

Franchise ve bayi gibi sistemlere sahip olan kuruluşlar da kurumsal seyahatin avantajlarından yararlanabilir. Şirketlerin haricinde sempozyum gibi bilimsel etkinliklere katılmak isteyen yükseköğretim kurumları da kurumsal seyahate çıkabilir. Ayrıca kurumsal seyahat, şirketlerin sadece üst düzey yöneticilerinin katılabileceği etkinliklerden oluşmaz. Orta düzeydeki yöneticiler ve çalışanlar da iş seyahatine çıkabilir.

Kurumsal Seyahatlerdeki Temel Harcama Kalemleri Nelerdir?

Kurumsal seyahat planlanırken şirketin sahip olduğu bütçe önem arz eder. Seyahate çıkacak çalışan sayısı da ana hatları belirlemek için önemlidir. Tüm bunlar belirlendikten sonra seyahat politikası oluşturulur. Bu noktada önemli olan hangi harcamaların karşılanacağını net bir şekilde açıklamaktır. Genel olarak bakıldığında temel harcama kalemleri şöyle sıralanabilir:

• Uçuş
• Otel
• Yeme, içme ve etkinlikler
• Ulaşım
• Serbest zaman

Yukarıda sıralanan temel harcama kalemlerinin her birini detaylıca irdelemeniz gerekir. Uçak biletinin türünün, kullanılacak havalimanının ve özel durumların belirtilmesi şarttır. Ayrıca şirketin bütçesini aşmayan bir otel tercih edilmesi gerekir. Bu noktada otelin konumu, sunduğu imkânlar, gecelik konaklama fiyat aralığı gibi konulara da dikkat edilmelidir.

Kurumun kaç öğün yemeği karşıladığını ve gidilen yerdeki ulaşımda tercih edilebilecek taşıtları da belirlemelisiniz. Serbest zamanda yapılan harcamaların tamamını ya da bir kısmını üstlenmek veya üstlenmemek şirketin tercihine bağlıdır. Kurumsal gezilerde harcama limitlerinin konulması ve hangi masrafların karşılanmayacağının belirtilmesi gerekir. Böylelikle şirket bütçesinin üstüne çıkılmadan seyahatın amacına uygun davranılabilir.

Rekabetin Önemli Bir Parçası Olan Kurumsal Seyahat Neyi Amaçlar?

Kurumsal seyahat amacı incelendiğinde bu organizasyonun birden fazla hedefi olduğu görülür. İş ortaklıklarını pekiştirmek ve yeni bağlantılar oluşturmak, şirket seyahat politikasının temel amacıdır. Organize edilen seyahatler sayesinde orta ve üst düzeydeki yöneticilerle diğer paydaşlar buluşturulur. Bu da kurum kültürünün artmasına yardımcı olur. Özetle, kurumsal seyahatin şirketin stratejik hedeflerine yönelik olduğu söylenebilir.

Kurumsal nitelikteki seyahatler, piyasaya yeni sürülen ürünlerin tanıtımını yapmak için de gerçekleştirilebilir. Sergilere ve fuarlara yönelik düzenlenen seyahatler, bilhassa ürün tanıtımları için eşsizdir. Ayrıca bayilik sistemine sahip firmaların kurum kültürünü çalışanlarına aktarması da kolaylaşmış olur. Tüm bunların yanı sıra kurumsal yolculukların temel amaçlarından biri yeni ortaklıklar geliştirmektir.

Planlamaya Yardımcı Kurumsal Seyahat Hizmetleri Neleri Kapsar?

Kurumsal seyahat hizmetlerinin kapsamına bakıldığında bir hayli geniş olduğu söylenebilir. Bilet rezervasyonları, konaklama planlaması ve vize işlemleri gibi seyahat içeriğiyle ilgili her hizmet, iş seyahatine dâhildir. Bunlara ek olarak araç kiralama gibi transfer servisleri de kurumsal seyahatin yolculuğu kolaylaştırıcı hizmetlerindendir.

Seyahat, işletmeler için gerekli ancak bir o kadar da maliyetlidir. Dolayısıyla firmalar için seyahat organizasyonlarının finansal açıdan şeffaf olması önem arz eder. Kurumsal seyahat hizmetleri konaklayacağınız yerden evinize geri dönünceye kadarki tüm süreci kapsar. Bu geniş çaplı hizmetler, raporlamayı ve maliyet kontrolünü kolaylaştırır.

İşletmeler için Kurumsal Seyahat Yönetimi Neden Önemlidir?

Şirketler için kurumsal seyahat yönetimi oldukça büyük önem arz eder. İş seyahatleri, bütçeleme, faturalandırma ve raporlama gibi finansal konularda şeffaflık sağlar. Kurumsal nitelikteki seyahat yönetimi, şirketler için tasarruf yöntemleri sunar. Ayrıca bu sistem, şirket masraflarını kontrol etmeye yardımcı olur. İşletmeler için optimum düzeyde verim sağlayan kurumsal seyahat yönetiminin sunduğu avantajları aşağıda inceleyebilirsiniz. 

Zamandan Tasarruf Sağlar

Zaman tasarrufunu mümkün kılmak, kurumsal seyahat önemini gözler önüne serer. Doğru şekilde organize edilen iş seyahatleri, söz konusu süreci kurumlar için kolaylaştırır. Bu, özellikle büyük firmalar için oldukça önemlidir. Kurumsal seyahatlerde yönetim daha kolay ve şeffaf olduğundan yüksek oranda pratiklikten yararlanabilirsiniz. Bu da kurum çalışanlarına zamandan tasarruf sağlar.

Masraf ve Harcama Yönetimi Sağlar

Kurumsal seyahat yönetimi, faturalandırmayı ve raporlamayı mümkün kılar. Bu da harcama raporlarına erişimi kolaylaştırır. Böylelikle şirket masraflarını kolaylıkla görüntülemek mümkün hâle gelir. Kurumsal özellikteki seyahat yönetimi, doğru şekilde planlandığında şirketiniz için oldukça şeffaf ve takip edilebilir bir sistem sunar. Bu sayede bütçenizi kontrol altında tutmak kolaylaşır.

Multinet Up Çözümleri ile İşletmenizin Seyahat Giderlerinde Benzersiz Avantajlar Elde Edin!

Multinet Up, sunduğu ayrıcalıklarla kurumsal seyahatin tadını çıkarmanızı sağlar. MultiTravel sayesinde personellerinizin seyahat limitlerini kolayca belirleyebilirsiniz. Organizasyon içi yetkilendirme sağlayan MultiTravel kurumsal seyahat platformu, işletme dostu bir çözümdür. Multinet Up’ın sunduğu bu çözüm sayesinde binlerce prestijli otel arasından seyahatinize en uygun olanı seçebilirsiniz.

Organizasyonel kolaylığıyla öne çıkan MultiTravel, detaylı raporlama aracı sayesinde tüm harcamaları görünür kılar. Böylelikle seyahat masraflarından da yüksek oranda tasarruf etmiş olursunuz. Siz de iş seyahatlerinde takip edilebilir bir sistemden faydalanmak için Multinet Up’ın ayrıcalıklı dünyasına adım atabilirsiniz.

Multinet Up Blog’da yer alan içeriğin yalnızca bilgi verme amaçlı olduğunu, hukuki görüş ve tavsiye içermediğini, bilgilerin Multinet Up Blog’un hazırlanma tarihindeki mevzuata dayalı olduğunu ve zamanla mevzuat değişiklikleri ile ilgili kurumların görüşleri çerçevesinde güncelliğini yitirmiş olabileceğini bildiririz.