İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir, Ne İşe Yarar?

Hizmet sağlayıcılar, SMS ve e-posta gibi yöntemler aracılığıyla müşterileriyle iletişime geçer. Gerçek ve tüzel kişilerin ticari faaliyetleri kapsamında gönderdiği bu mesajlara elektronik ileti denir. Ticari elektronik iletiler, sadece alıcıların onay vermesi durumunda gönderilir. Bu iletilerin tek bir sistem üzerinden yönetildiği bilinenler arasındadır. İleti Yönetim Sistemi (İYS) olarak adlandırılan ulusal veri tabanına dair ayrıntıları bu yazıdan öğrenebilirsiniz.

İleti Yönetim Sistemi Nedir?

İleti Yönetim Sistemi, hizmet sağlayıcılar ve alıcıları buluşturan ortak bir veri tabanıdır. Tacirlerin elektronik iletilerini göndermek için aldığı izinleri kaydetmesini sağlar. Alıcıların ise bu iletileri onaylamasına ya da reddetmesine olanak tanır. Ayrıca istemedikleri gönderileri şikâyet etmelerini mümkün kılar. Özetle gerçek ve tüzel kişiler, izin almaksızın hiçbir müşteriye elektronik ileti gönderemez. Kişiler de bu sistem sayesinde almak istedikleri iletileri kolaylıkla yönetme şansı bulur. 

Ticari Elektronik İleti Nedir ve İleti Yönetim Sistemi ile İlişkisi Nedir?

İleti Yönetim Sistemi, Ticaret Bakanlığının 6563 sayılı yönetmeliği kapsamında 2015 yılında yürürlüğe girdi. İleti yönetim sistemi yönetmelik maddelerine göre; mal ya da hizmetlerin tanıtılması, pazarlanması ve bunların başkası adına yapılmasına yönelik mesajlara ticari elektronik ileti denir. Ticari amaç taşıyan bu gönderiler, gerekli onay alındıktan sonra farklı kanallar üzerinden alıcılara ulaşır. Aşağıda ticari elektronik ileti yönetim sistemine dâhil olan iletişim yollarını görebilirsiniz. 

• Sesli arama
• Çağrı merkezi 
• Faks
• Kısa mesaj (SMS)
• Multimedya mesajı (MMS)
• Elektronik posta
• Ses kaydedici sistemler

Sayılan iletişim kanallarından müşterilere gönderilen her mesaj ticari elektronik ileti iznine tabi değildir. Alıcının numarasını tacire vermesi ve temin edilen mal ya da hizmete ilişkin değişikliklerde onay aranmaz. Ayrıca devam eden abonelik, üyelik ve ortaklık durumundan doğan hatırlatma iletileri de bu kapsamda yer alır. Diğer taraftan, tacir ve esnafların birbirlerine izin almadan elektronik ileti göndermesi mümkündür. Fakat bu kişilerin dilediği zaman ileti almayı reddetme hakkı bulunur. 

İşletme ve Kullanıcılar İçin İleti Yönetim Sistemi’nin Faydaları Nelerdir?

İleti Yönetim Sistemi’nin hem işletmeler hem kullanıcılar açısından pek çok faydası bulunur. Kullanıcılar, bu sistem sayesinde sadece istedikleri elektronik iletileri görür. Böylece kendisine hitap etmeyen markalardan gönderi almak zorunda kalmaz. Ayrıca alıcıların şikâyet etme ve sürece dair merak ettiklerini sisteme sorma imkânı vardır. 24 saat açık olan İleti Yönetim Sistemi üzerinden daha önce verilen onayları iptal edebilirsiniz. İşletmeler için ticari ileti yönetim sistemi faydaları ise şunlardır: 

• Güvenli bir veri tabanı olduğu için alınan izinlerin uzun yıllar boyunca saklanmasını sağlar.
• Filtreleme özellikleriyle onay ve ret bildirimlerini kolaylıkla görüntüleme şansı verir.
• Ticari ileti gönderiminde mevzuata uymayan tacirlerden kaynaklanan haksız rekabeti önler.
• Vatandaşın güvenini artırdığı için pazarlama faaliyetlerinin ivme kazanmasına yardımcı olur. 
• Onay verenlerle iletişime geçildiği için şikâyet ve ceza oranı minimum seviyeye düşer.

İleti Yönetim Sistemi, düşük maliyeti ve pratik kullanımıyla işletmeler için son derece avantajlıdır. Elektronik mesajların yönetilmesi için fazla zaman ve bütçe ayırmayı engeller. Bu sayede şirketlerin Bilgi Teknolojisi (BT) yatırımlarını daha verimli alanlara kanalize etmesini destekler. İşletmenizin ticari elektronik ileti sürecine katkı sağlayan bu sistemle finansal ve operasyonel avantajlar elde edebilirsiniz. 

İleti Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?

İleti Yönetim Sistemi kullanımına başlamadan önce işletmeniz adına başvuru yapmanız gerekir. Hizmet sağlayıcı olarak başvuru gerçekleştirdikten sonra sıra, veri tabanıyla entegrasyon sürecine gelir. Veri tabanı ile şirketinizin sistemi arasında entegrasyon sağlayan iş ortaklarından destek alabilirsiniz. İYS API olarak adlandırılan entegratörler aracılığıyla sisteme veri girişi yapmanız mümkündür. Eğer toplam onaylı telefon numarası ve e-mail adresi sayınız 250.000’in üzerindeyse verileri aracı olmadan sisteme girebilirsiniz. 

İYS Nasıl Kullanılır?

İleti Yönetim Sistemi’ni kullanmak için öncelikle veri tabanına giriş yapmanız gerekir. Hizmet Sağlayıcı Girişi sayfasında karşınıza e-Devlet girişi butonu çıkar. Sisteme eriştikten sonra verileri aktarmak için tercih edebileceğiniz alternatif yollar bulunur. Topladığınız onayları, veri tabanına tek tek ekleyebilirsiniz. İzinleri sisteme, “.cvs” dosyalarıyla toplu hâlde ya da İYS API üzerinden entegrasyon yöntemiyle de girebilirsiniz. Onayları yüklerken sizden istenen bilgiler ise şunlardır:

• İletişim adresi (Telefon numarası ya da e-posta)
• Onayın alındığı tarih
• İletişim kanalı (Telefon, SMS, e-mail)
• Onayın alındığı kaynak (Elektronik ortam, ıslak imza, sosyal medya vb.)

Sayılan detayları veri tabanına aktardıktan sonra sistem, ilgili alıcılara bildirim gönderir. Kullanıcılar, aldıkları bildirime istinaden cayma hakkına sahiptir. Söz konusu sorunla karşılaşmamak için ileti izinlerini İYS sistemi üzerinden almakta fayda vardır. Böylelikle ret oranlarını düşürebilir ve süreci daha düzenli hâle getirebilirsiniz. 

Hangi Yollardan İleti Yönetim Sistemi (İYS)’ye Başvuru Yapılır?

İleti Yönetim Sistemi başvuru süreci, yalnızca hizmet sağlayıcıları ilgilendirir. Yani alıcıların sistemden yararlanmak için herhangi bir başvuru yapmasına gerek yoktur. Gerçek ve tüzel kişi tacirler, e-Devlet üzerinden ya da e-İmza ile olmak üzere iki ayrı başvuru yönteminden birini tercih eder. Eğer MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) kaydınız mevcutsa e-Devlet aracılığıyla kısa sürede bu işlemi tamamlayabilirsiniz.  

İleti Yönetim Sistemi kayıt işlemlerini e-İmza ile de yapabilirsiniz. e-İmza, ıslak imzanın yerine kullanılan resmî bir dijital uygulamadır. Bu yöntemde yetkili kişi, elektronik imza tokenini yani e-İmzanın kayıtlı olduğu USB belleği yanında bulundurur. Taşınabilir belleği bilgisayarınıza taktıktan sonra başvuru için istenen belgeleri imzalayabilirsiniz. Bu işlem için bilgisayarınızda Adobe Acrobat Reader’ın kurulu olması gerekir. 

İleti Yönetim Sistemi Başvurusunda Gerekli Belgeler Nelerdir?

İleti Yönetim Sistemi başvurusunda teslim etmeniz gereken bazı belgeler bulunur. Ancak belgelerden önce uzantısında şirketin adının yer aldığı bir e-posta adresinizin olması önemlidir. Bu e-mail adresinin gmail ve hotmail gibi ibareleri içermemesi gerekir. Aksi takdirde başvuru süreciniz olumlu sonuçlanmaz. 

Hizmet sağlayıcının başvuru sırasında MERSİS numarasını bildirmesi gerekir. MERSİS, şirketlerin ticari kayıtlarının dijital ortamda tutulmasını sağlayan sistemdir. MERSİS’in internet sitesi üzerinden T.C kimlik, mavi kart ve pasaport gibi belgelerdeki bilgilerle Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’ne dâhil olabilirsiniz. MERSİS numarası olmayanlar ise işletmeye dair bilgilerin yer aldığı bazı belgeleri teslim eder. Aşağıda bu belgeleri görebilirsiniz.

• Vergi levhası fotokopisi ya da vergi numarasını içeren evrak
• İşletme sahibinin nüfus cüzdanı fotokopisi
• Firma yetkilisinin şirket unvanıyla düzenlenmiş imza sirküleri
• Mevcut olması durumunda meslek odası kayıt belgesi
• Marka tescil belgesi ya da yetkilendirme yazısı

Sayılan belgelerin İleti Yönetim Sistemi başvuru taahhütnamesi ile beraber kargolanması gerekir. Kargolanacak adres, sistemin internet sayfası üzerinde yer alır. Ayrıca başvuru sırasında tüm belgelerin imzalı ve kaşeli olması gerektiğini belirtmekte fayda vardır. Bu bilgilerden hareketle İYS başvurusunu sorunsuz ve pratik bir şekilde yapabilirsiniz. 

İleti Yönetim Sistemi’ne Kayıt Yaptırmak Zorunlu mu?

Müşterilerine elektronik ileti göndermek isteyen hizmet sağlayıcıların İleti Yönetim Sistemi’ne kayıt yaptırması zorunludur. 4 Ocak 2022 tarihli Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik bu yükümlülüğün detaylarını içerir. Yönetmeliğin 4. maddesinde “Ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ve tüzel kişiler İYS’ye kaydolur.” ibaresi yer alır. 

Buna ek olarak, mevcut İYS izin kayıtlarını sisteme yüklemek için son başvuru tarihleri belirlenmiştir. 150 bin adedin üzerinde onayı olan işletmeler, 31 Aralık 2020’ye kadar veri girişlerini tamamlamıştır. 150 bin adedin altında izni bulunan hizmet sağlayıcılar ise 31 Mayıs 2021’de alıcı bilgilerini sisteme aktarmıştır. Böylece İleti Yönetim Sistemi son başvuru tarihinden önce hizmet sağlayıcıların veri tabanına aktarmadığı tüm izinler geçersiz kabul edilmiştir.

Multinet Up Blog’da yer alan içeriğin yalnızca bilgi verme amaçlı olduğunu, hukuki görüş ve tavsiye içermediğini, bilgilerin Multinet Up Blog’un hazırlanma tarihindeki mevzuata dayalı olduğunu ve zamanla mevzuat değişiklikleri ile ilgili kurumların görüşleri çerçevesinde güncelliğini yitirmiş olabileceğini bildiririz.