Geri Bildirim ve Yapıcı Feedback Kültürü

İşletmenin başarısını katlamanın en önemli püf noktalarından biri, çalışan personelin motivasyonunu ve buna bağlı olarak performansını artırmaktır. Personelin daha verimli olmasını ve şirket içi görevlerinde daha faydalı davranışlar sergilemesini sağlamak için ise geri bildirimden faydalanılır. Sizin için "Geri bildirim nedir?" ve "Yapıcı geri bildirim nasıl verilir?" gibi çalışanların verimliliğini artıracak soruların cevaplarını derledik.

Geri Bildirim Nedir?

Geri bildirim, alıcı ve gönderici taraflar arasında geriye dönük olumlu veya olumsuz görüşlerin paylaşılmasıdır. Geri bildirim ile sadece bilgi paylaşımı yapılmaz, bildirim alan kişiye kendini geliştirebilecek tavsiyelerde de bulunulur. İngilizcesi "feedback" olan geri bildirim, bireyin kişiliğini değil davranışlarını temel alır, şeffaftır ve genele değil özel bir durum veya davranışa yönelik olarak yapılır. 

Yapıcı Geri Bildirim Nasıl Verilir?

Yapıcı geri bildirim, bir olay veya durumla ilgili olarak çözüm odaklı yaklaşım sergilenmesi, karşı tarafın içinde bulunduğu duruma fayda sağlayacak şekilde yorumda bulunulması, gerçek, etkili ve yapıcı bir iletişim kurulmasıdır.

Çalışanlarına yapıcı geri bildirimde bulunan İnsan Kaynakları birimleri bu sayede personelin kendini geliştirebilmesine yardımcı olurken personel motivasyonunu yükseltir, çalışanların mesleki anlamda ilerlemesine rehberlik eder ve şirkete daha yararlı olabilmelerini sağlar.

Yapıcı ve etkili bir geri bildirimde bulunurken dikkat edilecek temel noktalar şunlardır;

• Görüşmenin temel amacından bahsederek başlanmalıdır.

İnsan Kaynakları birimi veya yönetici ile yapılacak görüşmeler, çalışanlar üzerinde stres oluşmasına ve gerginliğe sebep olur. Ilımlı bir giriş yapabilmek ve çalışanın gerginliğini azaltabilmek için görüşmeye başlarken en başta toplantının konusundan bahsedilip çalışanın orada olma sebebi kısaca açıklanmalıdır. Konuşmacı arzu ederse geri bildirimde bulunacağı kişiye kısa bir özet geçerek durumu açıklayabilir ve bir yol haritası çizebilir.

• Geri bildirim zamanında yapılmalıdır.

Mümkün olan en kısa sürede ve en uygun zamanda yapılan geri bildirimlerin faydası oldukça yüksektir. Olayın veya davranışın üzerinden vakit geçmeden görüş bildirmek, kişilerin olaylar unutulmadan daha başarılı analiz yapabilmesine ve dolayısıyla daha kesin sonuçlar elde etmesine olanak verir. Ancak bu noktada bildirim en kısa sürede olacak diye aceleci davranılmamalı, kişiye en faydalı olabilecek zaman dilimi düşünülerek hareket edilmelidir.

• Geri bildirim yapıcı eleştiri ve öneriler içermelidir.

Bir geri bildirim konusuna bağlı olarak kişiyi olumlu anlamda yönlendirmeyi amaçlayan cümleler içermelidir. Dinleyicinin ilgisini ve dikkatini çekebilecek yorumlarda bulunulmalı, desteksiz ve körü körüne görüş bildirmekten uzak durulmalıdır. Bir davranışı eleştirirken de bir durumla ilgili öneride bulunurken de karşı tarafı ezmeden, yok saymadan, beğenilmediği izlenimi yaratmadan eleştiri yapılmalı; öneriler uygulanabilir ve kabul edilebilir olmalıdır. Bir sorunu eleştirmek ve çözüm bulabilmek kadar ilişkileri yıkmadan veya hasar yaratmadan yani yapıcı bir dille aktarabilmek de önemlidir. Böylelikle geri bildirimin her iki taraf için de yararı oldukça yüksek olacaktır.

• Sadece olumsuz değil olumlu görüşler de paylaşılmalıdır.

Çalışanın kuruma ve kendine olan faydasını artırabilmenin yollarından biri de çalışan motivasyonunu düşürmemektir. Bir geri bildirim içerisinde olumsuz görüşler barındırdığı gibi çalışanı motive edici yorumlara da yer verilmelidir. Bir konunun veya davranışın hem olumlu hem olumsuz yönleriyle ele alındığını görmek, çalışanın görüşmeyi yapan kişiye olan inancını ve güvenini artırır, böylelikle kişi eleştirildiği gibi yeri geldiğinde takdir edilebildiğini de görmüş olur. Adaletin sağlanması ile yapıcı bir geri bildirim yapılabilir. 

• Açık ve net olunmalı, dinleyicinin anlatılmak isteneni kavraması sağlanmalıdır.

Görüşmenin amacına ulaştığından emin olunamıyorsa yapılan geri bildirimin hiçbir anlamı kalmaz. Bu nedenle konuşmacı karşı tarafa geri bildirimin ne hakkında olduğundan, beklentilerden ve önerilerden bahsederken açık ve net davranmalı, mümkün olduğu kadar şeffaflığı korumalıdır. Olumsuz görüşlerin iletilmesinde dahi üstü kapalı konuşmaktan sakınmak, yapılan eleştirinin karşıdaki kişi tarafından doğru şekilde anlaşılması açısından oldukça önemlidir. Bu sayede kişiler görüşme sonunda ortak paydada buluşabilir, fikir birliğine erişebilirler.

• Genelleme yapmamaya dikkat edilmelidir.

Bir geri bildirimde bulunurken belirli bir noktaya ağırlık vererek yorum yapılması gerekir. Yani yapıcı geri bildirim genel bir durumla ilgili değil belirli, özel bir durumla ilgili olmalıdır. Genele yayılarak yapılan yorumlar, çalışanların savunma mekanizmasını harekete geçirmesine yol açarken anlatılmak istenene ve verilmesi amaçlanan bilgiye dikkatini verememesine de sebep olur. Tek bir davranıştan yola çıkarak sonuca varılamayacağı unutulmamalıdır.

• Dinleyicinin fikir ve görüşlerine mutlaka kulak verilmelidir.

Karşıdaki kişiyi dinlemek, söz vermek, konuyla ilgili görüşlerini sormak, yapıcı geri bildirimleri faydalı kılan unsurlardan biridir. Amaç çalışanın daha iyi bir konuma gelmesini, davranışını ya da konuya bakış açısını değiştirmesini sağlamaksa çözüm ararken ve öneride bulunurken çalışanın fikri de alınmalı, hatta birlikte bir yol haritası oluşturulmalıdır.