Kaizen Nedir? Kaizen Tekniği ile Verimliliği Artırın

Kaizen, Japonya’da yaygın ve iş hayatında etkili olan bir uygulamadır. Kai değişim, Zen ise daha iyi anlama anlamına gelir. Kaizen kelimesinin daha iyi bilinen anlamı “sürekli iyileştirme” olarak oturmuştur. Sağduyu, düzen ve disiplini ekonomiyle harmanlayarak ilerleyen kaizen tekniğinin amacı, verimliliği artırmak ve daha iyi hâle getirmektir. Kaizen ilk kez Toyota’nın üretim sürecinde, II. Dünya Savaşı’ndan sonra uygulanmıştır.

Kaizen fikirleri, bir işletmede ya da bir organizasyonda küçük ama sürekli olan iyileştirmeler yapmayı amaçlar. Bu iyileştirmeler; üretim, maliyet, kalite, hizmet ve hatta çalışanların moralini yükseltmek için uygulanabilir. Kaizen felsefesi, Japon endüstrisinde özellikle 1980'lerin sonunda popüler hâle gelmiştir ve dünya çapında birçok işletme tarafından uygulanmaktadır. Peki kaizen şirketlere nasıl yardımcı olur, nerelerde kullanılır ve verimliliği nasıl artırır? Hepsini yazımızda anlattık!

Şirketlerin Uyguladığı Kaizen Nedir?

Kaizen, işletmeleri hem maddi hem de manevi açıdan güçlendirir. İşletmelerde uygulanmakta olan Kaizen, üretim sürecinin her aşamasında sürekli iyileştirme yapmayı amaçlar. Üretim hattındaki çalışanların veya tüm işletmenin çalışma sürecini sürekli olarak iyileştirmeye yönelik önerilerde bulunulmasını ve bunların uygulanmasını içerir. Bu sürekli iyileştirme; üretimdeki verimliliği yükseltmek, hata oranını azaltmak ve müşteri memnuniyetini artırmak gibi amaçlarla yapılır.

Kaizen uygulaması için genel olarak aşağıdaki adımlar takip edilir:

• Hedeflerin belirlenmesi: Kaizen için öncelikle hedefler belirlenir. Bu hedefler; maliyet azaltma, verimliliği arttırma, kaliteyi artırma, müşteri memnuniyetini artırma gibi işletme öncelikli konular olabilir.
• Durum analizi: Hedefler belirlendikten sonra mevcut durum analiz edilir. Bu analiz; iş süreçlerinin nasıl yürütüldüğünü, mevcut sorunların neler olduğunu ve hangi faktörlerin etkili olduğunu belirler.
• Planlama: Hedefler ve durum analizi sonrasında iyileştirme çalışmaları için bir plan yapılır. Bu plan; hangi iyileştirmelerin yapılması gerektiğini, ne zaman yapılması gerektiğini, gerekli olan kaynakları ve sorumlulukları belirler.
• Uygulama: Planlama yapıldıktan sonra iyileştirme çalışmaları uygulanır. Uygulamaya çalışanların katılımı sağlanır ve çalışmaların ilerlemesi izlenir. 
• İzleme ve değerlendirme: Uygulama sırasında iyileştirme çalışmalarının etkililiği izlenir ve değerlendirilir. Bu sırada hedeflerin gerçekleşip gerçekleşmediği, kaynakların etkili kullanılıp kullanılmadığı, çalışmaların sonuçlarının ne olduğu gibi konular da incelenir.
• Standartlaştırma: İyileştirme çalışmalarının sonuçları değerlendirildikten sonra iyileştirilen iş süreçleri standartlaştırılır. Bu sayede iyileştirmeler kalıcı hale getirilir ve sürekli olarak uygulanır.

Kaizen Yöntemleri Nelerdir?

Kaizen türleri arasında en yaygın olanlar şunlardır:

• 5S: Bir işletmenin çalışma ortamını düzenlemek ve düzenli olarak temizlemek için kullanılır. 5S, Japonca'da "seiri, seiton, seiso, seiketsu ve shitsuke" kelimelerinden oluşur. 
• KPI (Key Performance Indicator) yöntemi: Bir şirketin veya organizasyonun geleceğini görerek performansını şekillendirmek için kullanılan ölçütlerdir. KPI'lar, belirli bir hedef veya amaç için önemli olan ölçütleri temsil eder. KPI'lar, bir şirketin veya organizasyonun nerede olduğunu ve ne yapması gerektiğini anlamasına yardımcı olur. 
• Poka-Yoke: İşletmenin hata veya kusurlarını önlemek için kullanılır.
• Kurumsal Wellbeing: Bir şirketin çalışanlarının fiziksel, zihinsel ve sosyal iyiliğini hedefleyen bir yaklaşımdır. Bu yaklaşım, çalışanların iş ve kişisel hayatları arasında denge kurmalarına ve işten ayrıldıklarında sağlıklı bir şekilde yaşamalarına yardımcı olur. Ayrıca çalışanların sosyal ilişkilerini, kişisel gelişimlerini ve finansal iyiliğini de destekler.
• Standardizasyon: İşletmenin iş süreçlerini ve çalışma metotlarını standart hâle getirmek için kullanılır. 
• Kanban: İşletmenin üretim ve tedarik zincirlerini optimize etmek için kullanılır. 
• Andon: İşletmenin üretim sürecinde oluşan sorunları ve arızaları hızlı bir şekilde tespit etmek için kullanılır.

İşletmeler için Kaizen Tekniğinin Faydaları Nelerdir?

Kaizen metodu işletmeler için birçok iki yönlü fayda sağlar. Bu faydalar hem çalışanlar hem de müşteriler tarafından hissedilir. Kaizen’in faydaları şöyle sıralanabilir:

• Maliyeti azaltma
• Verimliliği artırma
• Kaliteyi arttırma
• Müşteri memnuniyetini arttırma
• Çalışan memnuniyetini artırma
• Üretim sürecini hızlandırma
• İşletmeye katılımcı bir yapı kazandırma
• Çalışanlar ve yönetim arasındaki ilişkiyi düzene sokma
• Çalışma koşullarını iyileştirme

Kaizen Nerelerde Kullanılır?

Kaizen çalışmaları özellikle üretim, hizmet ve yönetim alanlarında kullanılır. Özellikle endüstriyel çalışmalarda değerlendirilen Kaizen fikirleri, üretim sürecinde hızlı bir şekilde sonuca ulaşmak için tercih edilir. Aynı zamanda insan kaynakları ekipleri tarafından şirket içi iletişimi iyileştirmek ve bir standarta oturtmak için de kullanılabilir.

Kaizen Felsefesinin 7 Temel Prensibi Nedir?

Kaizen felsefesi genel olarak 7 prensibe oturtulmuştur. Bunlar yöntemin iskeletini oluşturur. Kaizen prensipleri şöyle açıklanabilir: 

• Bir problem olduğunu fark edin ve kabul edin.
• Çok para harcanmasını gerektirmeyen projeler seçin.
• Önce kendi problemlerinize odaklanın. Başkalarının  problemlerine değil!
• Uygulamadaki tek hedefiniz ekonomik çıkar olmamalıdır.
• Önceliğiniz kalite, dağıtım, üretim, maliyet gibi konular olabilir. Önceliğinizi iyi saptayın. 
• PUKÖ (Planla, uygula, kontrol et, önlem al) döngüsünü takip edin.
• Çözüm için doğru araçları kullanın.

PUKÖ Döngüsü Nedir?

PUKÖ döngüsü, Kaizen yönteminin bir parçası olarak kullanılan bir problem çözme yöntemidir. Açılımı “Planla”, “Uygula”, “Kontrol Et”, “Önlem Al” olarak tanımlanır. PUKÖ döngüsü, problemlerin sistematik ve etkili bir şekilde çözülmesini sağlar. Bu yöntem ile problemin nedenleri belirlenir ve çözüm önerileri oluşturulur ve uygulanır. Çözümün etkili olup olmadığını izlemek, sürekli iyileştirme yapmayı sağlar.

PUKÖ döngüsü 4 adımdan oluşur:

• Planla: Bu aşamada ilk adım olan problem tanımlanır ve problemi çözmek için gerekli olan veriler toplanır. Çözüm önerileri oluşturulur ve uygulanması için bir plan yapılır. Planlama kısmında önce küçük sorunları ele alırsanız başarısızlık şansını azaltır ve morali yüksek tutabilirsiniz.
• Uygula: Plan kesinleştirildikten sonra uygulama adımıyla harekete geçilir. Önerilen çözümler uygulanır. Çözümlerin gerçek hayatta nasıl işleyeceği test edilir. Bu aşamada herkes sorumluluğunu sonuna kadar sırtlanmalıdır.
• Kontrol et: PUKÖ’nün en önemli aşaması, kontrol aşamasıdır. Bu noktada çözümlerin etkili olup olmadığı kontrol edilir. Eğer çözüm yeterli değilse, problem tekrar belirlenir ve döngü tekrar başlar. Eğer çözüm yöntemleri başarılı olduysa sorun ortadan kalkabilir ve gelecekte tekrarlanmaması sağlanabilir.
• Önlem al: Eğer çözümler etkili ise, problemin çözüldüğünden emin olunur. Çözümler optimize edilir ve sürekli iyileştirme yapılır. Bu döngünün sonunda problem çözülmüş olur ve iş süreçleri daha verimli hâle gelir.

Bu adımların her birinin uygulanması, problem çözme sürecinin sistematik ve etkili yürütülmesini sağlar.

Kaizen Tekniği ile Şirketlerde Verimlilik Nasıl Artırılır?

Şirketler, Kaizen yöntemi ile verimliliklerini artırmak için birçok farklı yol kullanabilirler:

• Üretim sürecinde küçük değişiklikler yapılarak üretim hızı artırılabilir ve maliyeti azaltılabilir.
• Çalışanların katılımını sağlayarak, onların fikirlerini ve önerilerini değerlendirerek çalışanların bilgi ve becerileri kullanılabilir; bu sayede iş süreçleri daha verimli hâle gelebilir.
• Çalışma ortamının düzenlenmesi ve temiz tutulmasıyla çalışanların daha rahat ve verimli çalışması sağlanabilir.
• Çalışanların başarılarının ödüllendirilmesi, sürecin daha şevkle ve istekle devam etmesine yardımcı olabilir.
• İş süreçlerinin standardizasyonu sağlanarak gelişmelerin ve üretimin daha kontrollü ve de ölçülebilir hâle gelmesine yardımcı olunabilir.
• Sürekli eğitim almalarını ve öğrenmelerini teşvik ederek çalışanların daha yetenekli hâle gelmesi ve iş süreçlerinin daha verimli olması sağlanabilir.
• Sorunları sistematik olarak çözerek ve sürekli ölçmeyle analiz yaparak iş süreçleri daha iyi anlaşılabilir ve daha iyi yönetilebilir.

Multinet Up Çözümleri ile Çalışanlarınıza Avantajlar Sağlayarak Verimliliğinizi Artırın!

Multinet Up’ın hem size finansal avantajlar sağlayan hem de çalışanlarınızı motive eden çözümlerinden faydalanarak işletmenize değer katabilirsiniz. Multinet Up bünyesindeki Multinet Yemek Kartı, MultiGift Kurumsal Hediye Kart, MultiTravel, MultiFlex Hediyenin Esenk ve Dijital uygulaması gibi birçok çalışan çözümüyle işletmenizin finansal avantajlardan ve indirimlerden faydalanmasını sağlarken, çalışanların ayrıcalıklı yan haklarını özgürce kullanabilmelerine olanak tanır. Multinet Up çözümleriyle çalışan ekibinizin verimliliğini artırabilir, işletmenize her açıdan katma değer sağlayabilirsiniz.