Oryantasyon Eğitimi Nedir? Nasıl Hazırlanmalıdır?

İşe yeni alınan personel, oryantasyon uygulaması olmayan bir işletmede ilk birkaç gününü ne yapacağını bilemeden, hiç kimse ile iletişim kuramadan geçirebilir. Bu kişi için şirketteki ilk günleri gerçek anlamda zorlayıcı ve kendisini yalnız hissettiği bir dönem olur. Oryantasyon bu noktada devreye girer. İşe yeni başlayan personelin diğer çalışanlarla tanıştırılması, şirket içerisindeki bölümler ve uygulamalar hakkında bilgi verilmesi gibi işlemler oryantasyon sürecinde gerçekleştirilir ve personelin işletmeye hızlı bir şekilde adapte olması sağlanır.

Multinet Up olarak bu yazımızda, işe yeni alınan personelin adaptasyonunu hızlandırmak amacıyla gerçekleştirilen oryantasyon eğitimi ve oryantasyon hazırlık süreci hakkında bilinmesi gerekenleri paylaştık.

Oryantasyon Nedir?

Oryantasyon, Fransızca kökenli olup Türkçede yönlendirme, eğitme, uyumlanma anlamlarına gelmektedir. İş hayatında oryantasyon, yeni işe başlayan personelin şirket içi düzenlenen oryantasyon eğitimleri ile şirket kültürünü tanımasına, işe adapte olmasına yardımcı olan çalışmalardır.

Günümüzde birçok şirket oryantasyon programı uygulamaktadır, ancak bu programların birçoğu eksik ya da yanlış olabilmektedir. Oryantasyon sürecini doğru uygulamak; işe yeni alınan personel kadar, şirket için de önem taşımaktadır. Personelin en kısa sürede şirkete adapte olması ve işine odaklanabilmesi için doğru bir oryantasyon sürecinden geçmesi gerekir.

Küçük ölçekli işletmelerde genellikle bir yönetici eşliğinde ya da insan kaynakları uzmanı tarafından dar kapsamlı ve hızlıca tamamlanabilen oryantasyon programı çok bölüme, kurala, personele sahip olan büyük işletmelerde daha kapsamlı ve uzun sürede tamamlanmaktadır. Bu tür işletmelerde süreç genellikle insan kaynakları yetkilisi ve bölüm yöneticisi tarafından gerçekleştirilmektedir.

Oryantasyon Eğitimi Adımları

Ön Hazırlıkların Tamamlanması: İnsan kaynakları yetkilisi, işe başlayacak olan personelin ilk iş gününden önce, aşağıda yer alan adımları tamamlamalıdır;

• Çalışma yeri ve gerekli ekipmanın hazırlanması.
• Kurumsal e-posta adresi ve telefon numarasının belirlenmesi.
• Personel kimlik kartının hazırlanması.
• Kurum içi iletişim araçlarını kullanarak, işe yeni başlayacak personelin kısa özgeçmişinin diğer çalışanlarla paylaşılması.

Şirketin Tanıtımı: İşe yeni giren personele öncelikle şirketin tarihçesi, organizasyon yapısı, üst yönetimi, yapılan işler ve üretilen mallar ya da hizmetler ve çevre ile ilgili genel bilgiler verilir.

Çalışan Haklarının Açıklanması: Başta ücret ödeme tarihleri ve yöntemi olmak üzere, çalışanı ilgilendiren tatiller ve izinler, ulaşım yöntemleri, çalışma saatleri ve molalar gibi konularda bilgiler verilir.

Diğer Çalışanlarla Tanıştırma: İşe başlayan personel bölüm yöneticisinden başlayarak, aynı departmanda görevli diğer çalışanlarla, diğer yöneticilerle ve en sık iletişim içerisinde olacağı diğer çalışanlarla tanıştırılır.

Bu işlemleri tamamladıktan sonra, mesleki oryantasyona geçilir. Doğru şekilde gerçekleştirilen mesleki oryantasyon, personelin yapılacak işler hakkında hızlı bir şekilde bilgi edinmesini sağlayacaktır.

İş ile İlgili Bilgilerin Verilmesi: İşe başlayan personelin yapacağı işler, görevler, iş sağlığı ve güvenliği, gizliliği, işin amacı ve şirketteki diğer işlerle olan bağlantısı gibi konular anlatılır.

Eğitim Planlamasının Yapılması: İşletmelerin iş yapış şekilleri ve prosedürleri farklı olabildiğinden, işe yeni başlayan personelin bu gibi konularda alacağı eğitimlere ait plan yapılır ve personelle paylaşılır.

Mesleki Oryantasyon Eğitiminin Verilmesi:Yeni personel, genellikle bölüm yöneticisinin belirlediği bir çalışanın yanında işler, iş akışı ve ihtiyaç duyacağı diğer konular hakkında bilgi sahibi olabilmesi için eğitime tabi tutulur.

Oryantasyonun Faydaları

• Doğru uygulanan oryantasyon süreci sayesinde, işe yeni başlayan personel işletmeyi ve yapılacak işleri hızlı bir şekilde öğrenip, verimli bir şekilde çalışmaya başlayabilir.
   
• İşe yeni başlayan kişilerin genelinde görülen kaygı halinin hızlı bir şekilde ortadan kalkmasına ve diğer çalışanlarla iletişim kurmasına yardımcı olur.
   
• Yaptığı iş konusunda çok deneyimli insanlar bile yeni bir iş yerinde yabancılık çekebilir ve kurumun işleyişi hakkında bilgi sahibi olmadıklarından, kendilerini yetersiz hissedebilir. Oryantasyon süreci ile verilecek bilgiler, bu tür bir özgüven kaybının önüne geçer.
   
• Oryantasyon sürecinde verilmeyen her bilgi hem yeni personel hem de ona bilgi aktarmak durumunda kalan diğer personel için zaman kaybına neden olacaktır. Bunun yerine, gerekli tüm bilgileri içeren oryantasyon programı ile zaman tasarrufu sağlanır.
   
• Oryantasyon sürecinde, işe yeni başlayan personele iş ile ilgili bilgi verildiğinden ve kendisinden beklenenler açıklandığından, bu kişi beklentiler doğrultusunda hareket ederek, verimli bir şekilde çalışabilir.

İnsan kaynakları ile ilgili diğer yazılarımıza Mutlinet Up Blog sayfasından ulaşabilirsiniz.