Sanal Ofis Nedir, Nasıl Kiralanır?

Gelişen teknolojinin getirdiği yenilikler ile ortaya çıkan yeni sektörler ve çalışma modelleri  günümüzde herhangi bir fiziksel ofise ihtiyaç duymadan iş süreçlerini devam ettirebilen şirketlerin ve girişimcilerin ortaya çıkmasını sağladı. Yasalar gereği ise ticari bir faaliyette bulunan tüm kuruluşların ve vergi mükelleflerinin resmi bir adrese sahip olması gerekiyor. Bu resmi adresler postalar, faturalar, ürün numuneleri, hizmetler gibi nedenlerle her işletme için büyük önem taşıyor. Ancak, günümüzde bir işletmenin resmi adrese sahip olabilmesi için tek seçenek fiziksel ofis değil.

Sanal ofis özellikle kendine ait özel bir alana veya ofise ihtiyaç duymadan iş süreçlerini yürüten şirketler ve girişimciler için oldukça pratik ve uygun bir çözüm olarak adından sıklıkla söz ettiriyor. Bu yazımızda sizler için sanal ofis modelini tanıtarak nasıl kiralanabileceğinden, avantajlarından ve sanal ofiste sağlanan hizmetlerden söz ettik.

Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofis temelde belirli bir fiziksel çalışma ortamı gerekmeden iş süreçlerini gerçekleştiren şirketlerin faydalandığı bir hizmettir. Şirketler temelde sanal ofis hizmetinden kuruluşlarını gerçekleştirebilmeleri ve faaliyetlerini sürdürebilmeleri için gerekli olan resmi işyeri adresi zorunluluğunu karşılamak için faydalanıyorlar. Bununla birlikte, şirketler fiziksel ofis ile ortaya çıkan maliyetlerden tasarruf edebilirken iş verimliliğini katkı sağlayacak çözümlerden de faydalanabiliyor. Ancak, şirketlere sunulan bu çözümler sanal ofis hizmetini sağlayan firmalara ve tercih edilen hizmet kapsamına göre farklılık gösterebiliyor.

Sanal Ofis Nasıl Kiralanır?

Temelde şirket kurulumu ve iş süreçlerinin sürdürülebilmesi için gerekli olan resmi işyeri adresi zorunluluğunu karşılamak için sanal ofis kiralamak tamamen yasaldır. Bunun için ilk olarak şirketlerin veya girişimcilerin bu hizmeti sağlayan firmaları belirlemesi gerekiyor. Her ne kadar sanal ofis olarak da adlandırılsa da bu hizmeti veren firmaların sunduğu fiziksel hizmetlerden de yararlanmak için şirketin veya girişimcinin bulunduğu şehirdeki bir firmadan bu hizmeti almasında fayda vardır. Bununla birlikte, sanal ofis hizmeti sağlayan firmaları veya hizmet seçeneklerini değerlendirirken sunulan imkânlar kapsamında şirketin ihtiyaçlarının göz önünde bulundurulması oldukça önemlidir.

Sanal ofis hizmeti veren firmalar ile genellikle hem fiziksel hem de dijital ortamda iletişime geçilebiliyor. Şirket ihtiyaçlarına uygun sanal ofis hizmeti sunan firmayı ve hizmet seçeneğini belirledikten sonra ise kira sözleşmesi yasal mevzuata uygun bir şekilde hazırlanıyor. Bu kira sözleşmesi fiziksel bir ofisin kira sözleşmesinde olduğu gibi şirketin kuruluşu ve diğer tüm resmi işlemler için kullanılabiliyor. Kira sözleşmelerinin süresi ise benzer şekilde bu hizmeti sunan firmaya göre farklılık göstermekle birlikte genellikle 6 ve 12 aylık sürelerde oluyor.

Sanal Ofis Fiyatları

Şirketler için sanal ofis fiyatlandırmaları resmi bir adres ve posta/kargo yönetimi çerçevesinde sunuluyor. Ancak, sanal ofis hizmeti sağlayan firmaların bulunduğu şehir, şirketlere sunduğu adresin prestiji,  sağladığı ek fiziki ofis hizmet ve imkanları gibi çeşitli etkenlere bağlı olarak sanal ofis fiyatlarında farklılıklar görülebiliyor. Şirketlerin ihtiyaç ve taleplerine göre de değişiklik gösterebileceği için sanal ofisler için net bir fiyatlandırma söz konusu olamıyor.

Sanal Ofis Hizmetleri Nelerdir?

Sanal ofis hizmetleri, sağlayıcı firmaya göre farklılık gösterse de şirketlere sunulan belirli hizmetler bulunuyor. Bu hizmetler ile şirketlerin hem finansal hem de iş süreçlerine yönelik yükümlülüklerin azaltılması amaçlanır. Sanal ofis kapsamında şirketlere sunulan hizmetler şunlardır:

• Kira Sözleşmesi: Sanal ofis hizmetlerinin başında şirketlere sağlanan ve yasal mevzuata uygun kira sözleşmesi geliyor.

• Resmi Adres: Yasal yönetmelikler gereği kuruluş aşamasında ve iş süreçlerinin devamında gerekli olan resmi bir adres sağladığı gibi bu adresin bulunduğu konuma bağlı olarak da şirketler prestijli imaj oluşturabilir.

• Posta ve Çağrı Yönetimi: Fiziki ofis sorumluluklarından olan posta ve çağrı yönetimi de pek çok sanal ofis hizmet paketi içerisinde yer alıyor.

• Fiziki Ofis İmkânları: Sanal ofis hizmetleri sunan firmalar şirketlere ayrıca ihtiyaç veya talepleri doğrultusunda faydalanabilecekleri toplantı odaları, ortak alanları gibi fiziki ofis imkânları da sunuyor. 

• Düşük Maliyet: Sanal ofisler ile fiziki bir ofisin elektrik, su, temizlik gibi işletme giderlerinin maliyet yükü ortadan kaldırılarak düşük maliyetlerle ve stopajsız bir şekilde temel ofis hizmetine sahip olunabiliyor.

Sanal Ofis Avantajları

Sanal ofis kullanan şirketler finansal, operasyonel ve iş süreçleri açısından çeşitli avantajlar elde edebiliyor. Sanal ofis kiralamanın şirketlere sağladığı avantajlar şu şekilde listelenebilir:

• Telefon, faks, toplantı odası, sekreter, müşterilere yönelik hizmetler gibi fiziki ofis maliyetleri ortadan kaldırarak tasarruf edilebilir.
• Ofis sorumluluklarına ayrılan iş gücünü iş sürecinin geliştirilmesine katkı sağlanabilir.
• Müşterilere ve tedarikçilere prestijli bir iş adresi sunarak daha profesyonel bir imaj çizilebilir.
• İhtiyaç ve talebe göre seçişlilik gösteren hizmetler sayesinde gereksiz masraflardan kaçınılabilir.
• Sanal ofisi veren firmaların sunduğu ortak kullanım alanları sayesinde çeşitli sektörlerden kişiler ile iş ağı genişletme fırsatı yakalanabilir.

Fiziksel ofise ihtiyaç duymadan iş süreçlerini devam ettirebilen şirketlerin kuruluş aşamasında beyan etmekle yükümlü olduğu resmi adresi sağlayan sanal ofisler ayrıca sağladıkları hizmetlerle şirketlere hem finansal hem de iş gücü açısından çeşitli avantajlar sağlıyor. Şirketlerin finansal ve operasyonel süreçlerine katkı sağlayacak benzer pratik bilgilere Multinet Up Blog sayfamız üzerinden ulaşabilir, pek çok açıdan avantaj sağlayan Multinet UP çözümlerini keşfedebilirsiniz.