ERP Nedir, Ne İşe Yarar?

Ezel Esin Bilgiç

       

  Bağlantı kopyalandı

İşletmelerin rekabetçi ortama ayak uydurabilmesi ve fark yaratabilmesi için sürdürülebilir büyüme hedeflerine ulaşabilmeleri gerekir. Bu hedefler de yalnızca verimlilik ve hız ile değil, aynı zamanda kaynakların doğru yönetilmesi ve karlılık da işin içine girdiğinde gerçekçi hale gelir. Başka bir deyişle, ürün ya da hizmet kalitesi, tek başına başarının anahtarı olmak için artık yetersizdir. Şirketlerin devreye mutlaka başarılı yönetim süreçlerini de sokması büyük önem taşır. Konu kaynak yönetimi olduğunda akla ERP gelir. Özellikle mega şirketlerin büyük operasyonlarda nasıl hatasız ve başarılı ilerleyebildiğini merak ediyorsanız sizi ERP kavramıyla tanıştıralım. 

ERP Nedir, ERP Sistemi Nedir?

ERP, tam ismiyle “Enterprise Resource Planning", Türkçeye “Kurumsal Kaynak Planlaması” şeklinde çevrilen bir kavramdır. Temelde, tüm işletmelerin çeşitli operasyonlarını tek bir merkezi sistem çatısı altında yönetmelerini, takip etmelerini ve bütünleştirmelerini sağlayan yazılım çözümlerinin genelini ifade eder. ERP sistemi, birçok işlemi otomatikleştirebildiği için şirket çalışanlarına zaman kazandırır. Öte yandan şeffaf, anlık ve kesin bilgi akışını ilgili tüm departmanlara dağıtabildiği için de çok sık tercih edilir. 

ERP’nin Faydaları Nelerdir?

ERP dendiğinde akla ilk olarak işletme operasyonlarının dijitalleştirilmesinden ibaret bir sistem geliyor olabilir, ancak bu kavramın kurumsal hayata kattığı avantajlar bundan çok daha fazlasını kapsar. İşletmenin genel performansından kar tablosuna kadar birçok farklı konuda ERP’nin avantajlarından faydalanmak mümkündür. ERP’nin başlıca faydaları şunlardır:

• Verilerin güvenli ve tek bir ortamda depolanması: Tüm departmanlar tek bir merkezi veri tabanını kullandığı takdirde şirket içi bilgi kirliliği riski azalır, iletişim süreçleri hızlanır.
• Zamandan tasarruf etmek: ERP’nin dijitale bilgi aktarımı hızının son derece yüksek olması sayesinde işlemler otomatikleşir ve manuel veri girişine harcanan vakit azalır.
• Gerçek zamanlı raporlara ve geri bildirimlere ulaşma: Çalışanlardan yöneticilere kadar şirketin her ilgili üyesi ERP sistemine ulaşabileceği için anlık verilere dayalı hızlı ve doğru kararlara imza atmak kolaylaşır.
• Sürecin şeffaf yönetilmesi: Özellikle büyük ölçekli şirketlerde çalışanların tüm operasyon sürecini şeffaf bir şekilde takip edebilmesi, yanlış anlaşılmalardan doğabilecek hatalı işlemleri önlemeye yardımcı olur. 

ERP ve SAP Arasındaki Fark Nedir?

ERP programları arasında SAP öne çıkar. Bu sebeple her iki terim birbirine karıştırılabilir, ancak aralarında temel bir farklılık bulunur: SAP, merkezi Almanya olan bir ERP programı markasıdır ve çok geniş bir müşteri kitlesine sahiptir. Nasıl ki bazı ürünler zamanla onlarla özdeşleşmiş olan markaların ismiyle anılmaya başlıyorsa ERP yerine SAP kelimesinin kullanılması da bundan kaynaklanır. Kısacası, ERP’yi devasa bir sistem, SAP’ı ise bu sisteme dair hizmetler sunan bir yazılım markası olarak nitelendirebiliriz. 

ERP Hangi Departmanları Kapsar?

Şirketlerin iş modeline, yapısına ve tercihlerine bağlı olarak ERP bir şirketteki neredeyse tüm departmanları kapsayabilir. Çünkü zaten bu özel sistemin temel amacı, farklı departmanların operasyonlarını ve fonksiyonlarını aynı çatı altında toplamak, birbirine bağlamaktır. Ancak ERP başlığı altında en çok gördüğümüz departmanları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Finans ve muhasebe
• Üretim
• Planlama
• AR-GE
• Satın alma ve tedarik
• İnsan Kaynakları
• Satış ve pazarlama

ERP Programını Kimler Kullanmalı?

ERP ilk bakışta yalnızca büyük şirketler için gerekli bir sistem gibi görünse de aslında doğru entegrasyon süreciyle bir araya geldiğinde her ölçekteki şirket için faydalı olabilir. Hatta günümüz çağında özellikle girişimlerde ve KOBİ’lerde fark yaratmak için ERP’den yardım almak mantıklı bir adım olabilir. Örneğin, şirketinizin departmanları arasındaki iletişim ve bilgi akışı zayıfsa, stok yönetimi ve kontrolünde zorluk yaşıyorsanız, büyüyen ekibinizi yönetmekte güçlük çekiyorsanız ya da manuel veri girişi yapmak hatalara yol açıyorsa siz de ERP’ye yatırım yapmayı düşünebilirsiniz. 

Burada özellikle e-ticaret işletmeleri için ayrı bir paragraf açmak gerekir. Satış, tedarik, lojistik, stok yönetimi ve CRM gibi süreçlerin çok kanallı şekilde ilerlediği e-ticaret sektörü, ERP sistemlerinin en çok kullanıldığı alanlardan biridir. Merak edenler için “CRM nedir?” sorusunu da kısaca yanıtlayalım: Açılımı “Customer Relationship Management” olan bu kavram, Türkçede müşteri ilişkileri yönetimi anlamına gelir. Eğer bir e-ticaret işletmesi sahibi ya da çalışanıysanız CRM de dahil olmak üzere birçok süreci daha hızlı ve verimli hale getirmek için ERP sistemlerine başvurabilirsiniz. 

ERP Firmalar İçin Neden Önemlidir?

ERP, şirketlerin hem kurumsal belleği hem de yönetim odası görevini görür. Çünkü sistem çatısı altında tüm iş süreçlerini kayıtlı halde bulabilir, bu kayıtlar üzerinden analiz ve geliştirme uygulamaları yapabilirsiniz. Modern çağda veri güvenliği de şirketlerin her daim göz önünde bulundurması gereken bir öncelik olduğu için ERP sistemlerinin sunduğu güvenlik imkanları da önemli avantajlar doğurur. Dijital dönüşüm kavramının kurumsal hayata neredeyse egemen olduğu şu günlerde ERP, rakip firmalara karşı verimlilik ve sürdürülebilirlik gibi konularda bir adım önde olmanıza yardımcı olabilir. 

ERP Programı Seçerken Dikkat Etmeniz Gerekenler

Bir işletme için ideal ERP programını belirlemek için birçok farklı kriteri göz önünde bulundurmak gerekir. Çünkü ERP programlarının maliyeti düşük değildir ve karlılık açısından en kısa sürede fayda sağlayabilmeleri için stratejik davranmak büyük önem taşır. ERP programı seçerken ilk olarak aşağıdaki konulara dikkat edebilirsiniz:

• Sektör ve yazılım uyumu: Seçeceğiniz ERP programının yazılımı, arayüzü ve sunduğu olanaklar, faaliyet gösterdiğiniz sektörle ilgili operasyonları ve süreçleri desteklemelidir.
• Kullanıcı dostu tasarım: Program; çalışanlarınızın kolay adapte olabileceği, sorunsuz kullanabileceği ve arzu edilirse modüler bir yapıda tasarlanmalıdır.
• Entegrasyon kapasitesi: Şirketiniz eğer birden fazla sistem kullanıyorsa (muhasebe, CRM vb.) seçeceğiniz ERP programının diğer sistemlerle entegre olabileceğinden emin olmalısınız.
• Güvenilirlik ve teknik destek: Seçim yaparken güvenilir yazılım sağlayıcıları tercih etmeli, olası bir sorunda teknik destek ekibinden yardım alabileceğinizi bilmelisiniz. 

ERP Programı Nasıl Kullanılır?

Bir ERP programını işletmenizin operasyonlarına en doğru ve hızlı şekilde adapte etmek istiyorsanız ve en uygun ERP programını belirlediyseniz geriye birkaç aşama kalmış demektir. Kullanım sürecinde ilk olarak kurulum ve yapılandırma adımlarının sorunsuz gerçekleştiğinden emin olmak, hangi departmanların ERP’yi kullanacağını belirlemek, veri aktarımı yapmak gerekir. Test süreçlerinin ardından sistemi kullanacak çalışanlara kapsamlı tanıtım yapılmalı, eğitim desteği sağlanmalıdır. Sistem canlıya alınmadan önce mutlaka birden fazla testten geçirmek, veri güvenliğinin sağlandığından emin olmak da büyük önem taşır. 

İş hayatında karmaşık süreçlerin daha sade, ancak eksiksiz ilerleyebilmesine olanak tanıyan ERP, operasyonel verimililiğin ve hızlı akışın en önemli anahtarlarından biridir. Farklı sektörlerde faaliyet gösteren her ölçekten işletme, bu programların sunduğu bütüncül bakış açısından yararlanabilir.