İş Tanımı Nedir, Nasıl Yazılır?

Dijital dönüşümün ve modern çağın gerekliliklerine uyum sağlamaya çalışan iş dünyası için rekabetin arttığı bu dönemde iş tanımı dikkat edilmesi ve önem verilmesi gereken kavramların başında gelmektedir. İşletmelerin rakiplerinin önüne geçmesi, iş hedeflerinin gerçekleşmesi ve çalışanların başarısı ile doğrudan ilişkilidir. Bu da çalışanlarının kendilerine net bir şekilde bildirilmiş iş tanımları ve hedefleri doğrultusunda mümkün hale gelecektir. Bunun yanı sıra iş tanımlarını doğru ve net bir şekilde belirlemiş olan işletmeler açık pozisyonlara en doğru ve yetkin adayları kolayca bulabileceklerdir. 

İş Tanımı Nedir? 

Son yıllarda çalışan performansının gelişiminin planlanmasında önemli bir yere sahip olan iş tanımı, yöneticiler ve İK uzmanları için üzerine detaylı düşündükleri bir kavram haline gelmiş ve iş ilanları bu doğrultuda hazırlanma başlanmıştır. Bu noktadan hareket ederek iş tanımı; çalışanın ya da işe yeni başlayacak olan adayın görev ve sorumluluklarını net bir çerçeve içerisinde belirlenmiş olma durumudur diyebiliriz. 

“İş tanımı nedir?” sorusuna verilecek bir diğer cevap ise şirket içerisindeki organizasyon şemasında hiyerarşi bakımından çalışanın bulunduğu yeri ve ekip arkadaşlarına karşı yetki ve sorumluluklarını kolayca anlayabilmesine yardımcı olacak bir tanımlamadır diyebiliriz. Böylece göreve yeni katılan kişi kime rapor vereceğini, yetki ve sorumluluklarını bilerek hedefe yönelik ve sonuç odaklı çalışmaya başlayacaktır. Ayrıca iş tanımı açık ve net bir şekilde kendisine bildirilmiş olan çalışan, oryantasyon sürecini daha rahat geçirecek ve kurum kültürüne daha kısa sürede adapte olacaktır. 

İş Tanımı Nasıl Yapılır?

Aslında iş tanımları, iş analizi ile elde edilen bilgilerin bilinçli ve sistematik olarak incelenmesi ile ortaya çıkar. Bu sebeple iş tanımının nasıl yazılacağı kritik ve dikkat gerektiren bir süreci gerektirir. 

İşin tanımlanması konusunda uzman kişiler tarafından detaylı bir çalışmanın sonucu yazılmalıdır. Aksi halde iş süreçlerinde aksamalar ve sonucunda verimsiz bir çalışma ortamı oluşabilir. Bunun yanı sıra işletme açısından yetki kaynaklı sorunları ve beraberinde bir karmaşayı da getirebilir. Böyle bir durumun yaşanmaması için işe alım yapılacak olan pozisyonun yöneticisi rapor vermeli ve diğer çalışanlar da bu raporun doğruluğunu destekleyici bir bilince ve davranışa sahip olmalıdır. 

Doğru iş tanımı için iş analizinin uygun bir şekilde hazırlanması gerekir. Pozisyon için gerekli sorumluluklar tespit edilerek yeni işe alınacak adayların taşıması gereken kriterler belirlenir ve bu doğrultuda eksiksiz ve net bir iş tanımı oluşturulur. 

İş Tanımı Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

İş tanımı yazım sürecinde insan kaynakları yönetimi önemli bir yere sahiptir. İşletme içinde yer alan her bir pozisyonun kime bağlı olarak çalışacağı ve işin niteliklerini belirleyici bir özellikte olması gerektiği için detaylı bir çalışmayı da beraberinde getirir. Aksi halde iş analiz süreçleri desteklenmez ve sonucunda iş hedeflerinden uzaklaşma gibi durumlar söz konusu olabilir. Bu gibi durumların yaşanmaması için iş tanımı yazarken dikkat edilmesi gerekenler şu şekildedir:

• İstenilen özellikleri taşıyan doğru adayı işletmeye çekmek için öncelikle özgün ve dürüst bir iş içeriği yazılmalıdır.
• İş içeriği yazılırken kullanılan dil yalın ve açık olmalı, anlaşılması zor bir anlatım kullanılmamalıdır.
• İşe alım yapılacak olan kurumun kültür, misyon, vizyon ve kurumsal hedefleri açık bir şekilde anlatılmalıdır.
• İş tanımı yapılırken uzman kişilerin bilgisine başvurulmalıdır
• Açık pozisyon için bir iş tanımı yazılıyorsa gerekli olan yetkinlik ve beceriler net bir şekilde belirlenmeli, gerekirse ekip içinde yer alan diğer çalışanların bilgisi alınmalıdır. 
• İşe başvuran kişilerde bulunması istenen eğitim ve iş deneyimlerine dair minimum beklentiler belirtilmelidir.
• İş tanımında adayların nasıl bir ortamda çalışacaklarından bahsedilmeli,
• Hedefe uygun iş tanımı yapıldıktan sonra iş ilanları açık ve etkili bir şekilde sunulmalıdır.
• Son olarak hedefe uygun iş tanımıyla mutlaka iş ilanları etkili ve açık olmalıdır.

İş Tanımı Örnekleri

İş tanımı yukarıda belirttiğimiz unsurlar göz önüne alınarak ve uzman kişiler tarafından analiz edilerek oluşturulur. Bu konuyla ilgi örnek vermek gerekirse; faaliyet gösterdiği mobilya sektöründe gerek kalitesi gerekse vizyonu yönünde belirleyici rol oynayan bir firmanın Ankara’da bulunan üretim tesisinde görevlendirmek üzere Üretim Müdürü aranmaktadır. İş tanımı şu şekilde yapılabilir:

• Üniversitelerin ilgili Mühendislik bölümlerinden mezun (tercihen Endüstri Mühendisliği, Makine Mühendisliği),
• Üretim, üretim planlama, satın alma, lojistik ve bakım faaliyetlerini yönetmek,
• Seri ve sipariş bazlı üretim aşamalarını yönetmek ve geliştirmek,
• Mavi yaka yönetimi konusunda tecrübeleri ile ekibini hedefleri doğrultusunda yönlendirebilecek özelliklere sahip olan,
• Üretim raporlarını, haftalık ve aylık bazda yönetime sunma konusunda titiz çalışabilecek,
• Sorumluluğu altında bulunan uzman, sorumlu, formen ve diğer çalışanları koordineli bir şekilde çalışmasını sağlayacak, 

Bu gibi tanımlamalar belirlendikten sonra işe alınacak adayın taşıması istenen genel nitelikler ve yetkinlikler belirlenerek profesyonel bir iş ilanı oluşturulabilir.