İşe Alım Süreci Rehberi

İşe alım süreci, şirketiniz için doğru olan kişiyi bulmak adına oldukça önemli bir konudur. Stratejik gelişmeleri takip edecek bir çalışanı işe almak için dikkat etmeniz gereken hususlar bulunur. İşe alım mülakatlarından adayların sonraki sürecine kadar birçok basamak, aşamaların doğru ilerlemesi için önemlidir. Yapılan değerlendirmelerin sürekli olarak yanlış sonuçlara ulaştırması, şirketinize uzun vadede zarar verebilir.

Gelişen ve değişen dünyada işe alım süreçlerinin de var olan gerekliliklere dayalı şekilde farklılaştığı söylenebilir. Personelin ilgili pozisyon için yeterliliğinin yanı sıra takım içine uyumu, stratejik becerileri ve kişiliği de artık olduğundan çok daha önemli bir hâle gelmiştir. Nitekim kurumsal firmaların işe alım süreçleri, yalnızca öz geçmiş değerlendirerek yapılması hataların başında gelir.

İşe Alım Sürecindeki Temel Aşamalar ve Bu Aşamaların Önemleri Nelerdir?

İşe alım süreci aşamalarının her biri, titizlikle yürütüldüğü takdirde başarı sağlanır. Şirket politikalarına uyumluluktan iyi bir eğitim geçmişine kadar birçok detayı, bu süreçte mutlaka değerlendirmelisiniz. Son karar aşamasına gelene dek farklı birçok açıdan değerlendirerek aldığınız personel, uzun vadede size fayda sağlar. Bu da başarının anahtarlarından biridir.

Görüşülen personelin güvenilirliğinden işi kavrama becerisine kadar da pek çok detay aşamalarda değerlendirilen noktalar arasında olmalıdır. Fakat tüm bunlardan önce de işe alım sürecini başlatabilmeniz için unutmamanız gereken bir nokta bulunur. Bu da açılacak pozisyonun detaylı bir iş tanımının yapılması ve doğru değerlendirme hazırlıklarının tamamlanmasıdır.

İhtiyaç Değerlendirmesi ve İş Analizi

İnsan kaynakları işe alım sürecini başlatmadan önce ihtiyaç değerlendirmesi yapmalıdır. Burada asıl amaç açılacak pozisyon için gerekli bilgi birikiminin ne olduğunun doğru şekilde değerlendirilmesidir. Çalışanla ilgili pozisyon arasındaki iş uyumunun sağlayabilmeniz ve performans açısından neyi bekleyerek değerlendireceğinizi önceden belirlemeniz gerekir. Bu aşamadayken rakip firmaların benzer pozisyonlarını incelemeniz de gerekebilir.

İhtiyaç değerlendirmesi ve iş analizi süreci, görev tanımının da çok daha net bir şekilde oluşmasına katkı sağlar. Aşamalara başlamadan önce bu şekilde bir ön hazırlığın olmamasıysa büyük bir eksikliktir. İşe alım sürecinde yapılan hataların başında gelen bu eksiklik, süreçlerin istenen şekilde yönetilememesi sonucunu doğurur. Bu noktada şirketinizde bir pozisyon talebiniz olacaksa ön hazırlığı iyi yapmanız gerekir.

İşe Alım Stratejisinin Belirlenmesi

Şirket için gerekli ihtiyacı belirledikten sonra bunu halledebilmeniz için bir strateji belirlemeniz süreci iyi yönetmenizi sağlar. İhtiyacı karşılayacak en doğru adayı bulabilmek kolay bir işlem gibi görünebilir. Oysa ki hem bilgi birikimi ve becerisi hem de kişisel özellikleri bir arada gerekli projeye uyum sağlamalıdır. Bunun için de izlenecek yöntemi belirlemek için strateji belirlemeniz gerekir.

İşe alım süreci aşamalarının her birini iyi şekilde belirlemek, yönetimin sorunsuz ilerlemesini sağlar. Bu noktada da ilgili ihtiyaca yönelik bir ilana çıkılacaksa bunun için doğru bir yol izlenmelidir. Hangi kaynaklar aracılığıyla adaylara ulaşmayı planlıyorsanız öncelikle bu gereklilikleri yerine getirmeniz tavsiye edilir. Daha sonra ilgili adayların görüşme sürecinde sizinle nasıl iletişim kuracağını, sonraki adımların hangi şekilde ilerleyeceğini net bir biçimde belirlemelisiniz.

Ön Görüşmeler

İşe alım sürecinin görünen ve interaktif olan yüzü ön görüşmelerle başlar. Sürecin bu aşaması, şirketler arasında farklılık gösterebilir. Teknolojinin gelişmişliğinden faydalanmayı tercih eden şirketler online işe alım süreci de yönetmeyi planlayabilirler. Bu noktada şirket politikalarının neyi gerektirdiğine karar verilmeli ve belirli kriterleri sağlayan adayları buna göre ön görüşmeye davet etmelisiniz. 

Öz geçmişin etkililiğiyle ön görüşmeye çağırdığınız adayların birbiri arasında öne çıkan özellikleri bu aşamada değerlendirilir. Hazırlık aşamasında pozisyonun gerekliliğine bağlı farklı değerlendirmeler de talep edecekseniz bu süreç ön görüşmeler sonucunda başlar. Aslında ön görüşme, öz geçmişiyle dikkat çeken adayların farklı özellikleriyle sıyrılma alanıdır. Bu, şirket tarafından da iyi şekilde değerlendirilmelidir.

Vaka Çalışmaları ve Diğer Testler

Vaka çalışmaları ve ilgili pozisyonlar için diğer testler, ön görüşmelerden başarıyla çıkan adaylara uygulanır. İşe alım sürecinde uygulanan testler direkt pozisyonun gerekli nitelikleriyle ilgili olabileceği gibi çalışanla da ilgili olabilir. Yapılacak uygulamalar ve testler, tümüyle doğru olan adayın belirlenmesi açısından önem arz eder. Nitekim stresli bir pozisyon için öfke kontrolü, baskı altında çalışabilme gibi ekstra özellikleri şirketiniz için test etmek isteyebilirsiniz.

İşe alım mülakatlarında kişilik tanıma testleri, takımla çalışmaya uygunluğu değerlendirmek açısından doğru bir karardır. Bu sayede öz geçmişiyle sizi etkileyen adayın gerçekten doğru çalışan olduğunu anlamanız mümkün hâle gelir. Nitekim yapılan testler neticesinde her açıdan uygun olduğunu düşündüğünüz adaylarla bir sonraki aşamaya geçme kararını rahatlıkla verebilirsiniz.

Seçim Mülakatı

İşe alım süreci aşamalarını birer birer tırmanan aday, testlerden ve sınavlardan geçtiğinde seçim mülakatı denen basamağa gelir. Bu süreç, işe alım sorumlunuz ya da ilgili departmanın müdürü aracılığıyla gerçekleştirilebilir. Daha önceden belirlenmiş yöntemle ilgili aday farklı açılardan değerlendirilebilir. Bu, şirketinizin politikalarıyla doğru orantılı değişebilir. İş mülakatında sorulması gereken sorular ihtiyaç belirlenirken netleştirildiğinde süreç çok daha başarılı yönetilebilir.

Değerlendirme ve Karar Aşaması

İşe alım mülakat teknikleri uygulandıktan sonra başarıya ulaşan adayların değerlendirmesi devam eder. Karar aşamasına geçilirken adayın sunmuş olduğu referanslar incelenir ve ilgili araştırmalar yapılır. Herhangi bir eksiklik ya da yanlış beyan bulunmaması hâlinde ihtiyaca göre adaylara işe alım kararı verilir. Mülakattan sonra işe alım süreci, bu noktadan itibaren karşılıklı olarak anlaşılması hâlinde başlamış olur.

Şirketlerin İşe Alım Sürecinde Sıkça Yaptığı Hatalar Nelerdir?

İşe alım süreci aşamaları, yalnızca adaylar için ter döktüren bir durum değildir. Şirketinizde sağladığınız algının doğru şekilde devam edebilmesi hatasız bir yönetim sonucunda mümkündür. Yalnızca şirketinizin piyasadaki algısı değil, rekabetin arttığı pazarda başarıyı yakalamanız da bu süreçleri doğru şekilde yönetmenize bağlıdır. Nitekim doğru adayı bulabilmek ve şirket kültürüne adapte etmek, uzun vadede başarının anahtarıdır.

Piyasa koşullarına ayak uydurmanız ve rekabette ön plana çıkmanız için doğru değerlendirmeler yapmanız şarttır. Bu noktada işe alım süreci aşamalarını doğru şekilde yapabilmeniz için en sık karşılaşılan hataların da bilincinde olmanız gerekir. İş tanımının yapılmamasından mülakatların ilgili birimlerce yürütülmemesine kadar birçok hata, sizi doğru sonuçtan uzaklaştırır. Nitekim personelin işletmeye maliyeti de hesaba katıldığında hatasız süreç yönetimi ve doğru sonuca ulaşmak oldukça önem kazanır.

Görev Tanımının Olmaması

İşe alım süreci aşamalarını başlatacak ilk adım, ilgili pozisyon için ihtiyaçların doğru şekilde belirlenmesidir. Bu doğrultuda görev tanımının net bir şekilde yapılmaması, talep edilen yeteneklerin de alakasız olması sonucunu doğurur. Maddelerce uzayan görev tanımı listesi, tek bir pozisyona farklı uzmanlık alanlarının sıkıştırılması, doğru bir yöntem değildir. Nitekim uzmanlık alanları içinde farklı dallara ayrılan birimler için dahi net bir tanım şarttır.

Görev tanımı, adayın şirket nazarında kendinden neyi beklediklerini anlamalarını sağlar. Belirsiz ve ucu açık şekilde yapılan tanımlamalar, şirket kültürü içinde hoş karşılanmaz. Bu durumun daha ileri boyutlara taşınması, doğru adayın uzaklaşmasıyla sonuçlanabilir. Hatta var olan çalışanlar özelinde de bu durum, istifaya kadar sürükleyen bir olaylar zincirini tetikleyebilir. Bu noktada adaylara işe alım kişilik testleri uygulamayı planlarken onlardan ne talep edeceğinizi de net şekilde ortaya koymanız gerekir.

Plansız ve Aceleci Tutum Sergilemek

İşe alım süreci aşamalarının doğru planlanması, süreyi tayin edebilmek anlamında da büyük önem taşır. Plansız şekilde yola çıkılan mülakat yolları hem şirketiniz hem de aday açısından birçok olumsuz durumu beraberinde getirebilir. Aceleci tavır takındığınızda adımlardan gerekli başarıyı elde etmeniz zorlaşır. Görüşmelerin doğru planlanması, adayların değerlendirilme süreçlerinin gerekli zamana yayılması bu noktada doğru sonuca ulaşmanıza yardımcı olur.

Yalnızca aceleci davranmak değil, sürecin beklenenden çok daha uzun hâle getirilmesi de doğru değildir. Rekabetin son derece sert olduğu pazarda, doğru ve donanımlı aday, sonucu beklerken zamanın kıymeti nedeniyle rakip firmaya gidebilir. Bu doğrultuda mülakattan sonra işe alım sürecine başlayacaksanız da ilgili kişiye verilecek haberin aralığını uzun tutmamalısınız. Bu, kurumsal görüntüden piyasada uzaklaşmanıza neden olabilir.

Görüşme ve Mülakatlarda İlgili Birimlerin Bulunmaması

İşe alım süreci aşamalarında ilgili birimlerin bulunmaması, doğru soruların sorulmamasına yol açar. İlgili departman için gerekli nitelikleri bilen kişilerce sürecin yönetilmesi, gerekli adayın ayırt edilmesi sürecini kolaylaştırır. İşe alım yetenek testleri gibi adımlar, alanında uzman kişilerce yapıldığı takdirde anlamlıdır. Aksi hâlde süreç, doğru şekilde yönetilemeyebilir.

Görüşme ve mülakatlarda ilgili birimlerin bulunmamasının yanı sıra planlanan kişilerin de değişmesi, bıraktığınız intibanın olumlu olmaması anlamına gelebilir. Yalnızca birimlerin eksikliğinden ziyade şirket için planlamanın da doğru yapılması, süreç yönetimini kolaylaştırır. Bir işe alım sürecinde iyi adayları kendinizden uzaklaştırmak istemiyorsanız daha koordineli ilerlemeniz gerekir. 

Tecrübe Odaklı Yaklaşım Sergilemek

Tecrübe, işe alım süreci aşamalarının devamlılığı için oldukça önemli bir unsurdur. Fakat tek başına öz geçmiş değerlendirmek, doğru bir yaklaşım değildir. Neticede çalışma etiği sizinle uyuşmayan bir adayla ortak paydada buluşmanız oldukça zor olacaktır. Tecrübenin bir şekilde kazanılacağını aklınızda tutarak şirket politikalarınızla uyum sağlayacak, iş etiği oturmuş kişileri de yalnızca tecrübe eksikliğinden elememelisiniz. Bu durum, işe alım hatalarının genellikle başında gelir.

Yetkinlikler, iletişim, planlı olma ve işi zamanında teslim etme etiğinin olması, kişinin tecrübesinden daha anlamlı olabilir. Bu değerlendirmeyi yaparken işinin ehli biri tarafından süreç yönetilirse kimi zaman tecrübesi bulunmayan adayların daha faydalı olduğu görülebilir. Şirket içi huzurun da oldukça önemli olduğu yadsınamaz bir gerçektir. Yalnızca tücrübelerinin sağlam oluşuna odaklanmak, bu huzurun ortadan kalkmasına neden olabilir.

Adaylara Yanlış veya Eksik Soru Sormak

İşe alım süreci aşamalarında yöneltilen sorular, doğru seçilmiş olmalıdır. Yalnızca ucu kapalı şekilde sorulan evet/hayır soruları, adayı tanımanızın önüne geçen engellerden biridir. Bu noktada kendisini ifade edebileceği sorulara yönelmeniz, yoruma açık bırakmanız adayı tanımanıza yardımcı olur. Ayrıca ulaşılmak istenen cevaba direkt yönelmek yerine konunun gidişatını bu doğrultuda da ayarlamayı ihmal etmemelisiniz.

Soruların uzmanlarca hazırlanması, bu noktada oldukça önemlidir. Somut olaylardan hareketle düşüncelere ulaşmak, adayın kendini tümüyle açmasına yardımcı olur. Bu sayede ekip çalışmasına yatkınlığı, şirket kültürü hakkındaki bilgisini doğru bir değerlendirmeye tabi tutabilirsiniz. İşe alım sürecini yönetirken yalnızca adayların değil sizin de bir şekilde değerlendiriliyor olduğunuzu unutmamanız gerekir.

Görüşme ve Mülakatların Doğru Tonda Yapılmaması

Görüşmeler ve mülakatlar yapılırken işe alımla ilgilenen kişinin doğru bir tavır takınması gerekir. İş dünyasında olduğunu unutmadan yeteri kadar resmî ama karşısındaki adayı küçük görmeyecek kadar da içten olmalıdır. Bu denge, iş görüşmeleri için oldukça önemli bir noktadır. Çünkü şirketin dış dünyayla iletişimi yalnızca müşterilerle değil, adaylarla da sağlanır. Takınılan tavır, şirketin piyasadaki algısını zedelerken doğru adayın da elinizden kaçmasına neden olabilir.

Verimli Bir İşe Alım Süreci Nasıl Olmalı?

İşe alım sürecini yönetirken herkesin şirketinizden mutlu ayrılması oldukça önemlidir. Şu an tercih edilmeyecek bir adayla görüşüyor olsanız dahi şirketin algısı, bu gibi ayrıntılarla oldukça başarılı bir hâle bürünür. Şirket değerine katkı sağlayacak bu süreç yönetimi, uzun vadede nitelikli çalışanların da sizi seçmesi anlamına gelir. Çünkü sürecin bu şekilde yönetilmesi, çalışanlara değer verdiğinizi gösterir ve bu oldukça iyi bir izlenimdir.

Çalışan Verimliliğini Destekleyen Multinet Up Çözümlerinden: MultiNet Yemek Kartı

Çalışanların verimliliği elbette yalnızca işe alım sürecinin doğru şekilde yönetilmesiyle sınırlı değildir. İşe alınan personellerin şirket içindeki memnuniyeti, verimliliği direkt olarak etkileyen unsurlar arasındadır. Bunu sağlamanın en güzel yöntemlerinden biriyse çalışanlarınıza dilediği yerde kullanma özgürlüğü sunabileceğiniz avantajlı bir kart vermektir. MultiNet Yemek Kartı’yla çok daha mutlu çalışanlarınız olacağı için şirket verimliliğini de desteklemiş olursunuz.