İşletme Defteri Nedir? Kimler İşletme Defteri Tutabilir?

Bir işletmenin gerçekleştirdiği tüm ticari faaliyetlerin takibi, işletmeye ait gelir ve gider verilerinin raporlanması ile sağlanabilir. Tüccarlar bu amaç doğrultusunda işletme defteri adı verilen bir defter kullanır ve yıl sonunda firmaya ait tüm muhasebesel veriler ve kâr/zarar tablosu hesaplanabilir.

İşletme defteri nedir, nasıl tutulur? Kimler bu defteri tutar ya da tutamaz, inceleyelim.

İşletme Defteri Nelerdir?

Tüccarlar, Vergi Usul Kanunu’nun 177. ve 178. maddelerine istinaden birinci sınıf tüccar ve ikinci sınıf tüccar olarak iki gruba ayrılmıştır. 

Birinci sınıf tüccar olarak belirtilen grup defterlerini bilanço esasına göre bilanço defteri şeklinde, ikinci sınıf tüccar olarak belirtilen grup ise defterlerini işletme hesabına göre işletme defteri şeklinde tutmakla sorumludur.

Türk Ticaret Kanunu’nun 66/3 maddesi kapsamında ikinci sınıf tüccarlar tarafından işletmelerine ait ticari faaliyetlerin takibini ve kontrolünü sağlamak amacıyla tutulan deftere işletme defteri adı verilir. 

İşletme defteri bilanço esasına göre tutulan deftere göre birtakım farklılıklara sahiptir. Bu farklılıkları şu şekilde sıralayabiliriz:

• İşletme defteri tek taraflı tutulur.
• Gelir ve gider kayıtları ayrı sayfalarda tutulur.
• Gelir kalemleri defterin sağ tarafına, gider kalemleri defterin sol tarafına yazılır.
• Her sayfanın başına bir önceki sayfaya ait kalemlerin genel toplamı yani toplam gelir ve toplam gider kalemleri not edilir.
• Her sayfanın en son satırında toplam hesap belirtilir.
• Gelirler kısmına tahsil edilecek tüm borçlar, satılan hizmet ve mallar not edilir.
• Giderler kısmına işletmeye yönelik tüm harcamalar ve alınan tüm mal ve hizmetler not edilir.

2023 İşletme Defteri Tutma Hadleri Ne Kadar?

İşletme defteri tutma hadleri her yıl Maliye Bakanlığı’nın belirlediği kriterler doğrultusunda açıklanmaktadır.

2023 yılı için Resmi Gazete’de yayımlanan  işletme defteri tutma hadleri şu şekilde verilmiştir:

• Mal alım satımı ile uğraşan tüccarların yıllık alım miktarlarının 890.000 TL’yi satım miktarlarının ise 1.270.000 TL’yi aşmaması,
• Mal alım satımı dışında farklı ticari işlerle uğraşan tüccarların bir sene içerisindeki gayrisafi iş hasılatının 440.000 TL’yi aşmaması,
• İlk iki maddedeki işlerin her ikisiyle uğraşan yani her iki duruma da uyan tüccarların 2.maddede yer alan 440.000 TL’lik iş hasılatının 5 katı ile senelik satış tutarının toplamının 890.000 TL’yi aşmaması gerekir. 

Ayrıca bu maddelerde belirtilen tutarların %20’sini aşan ikinci sınıf tüccarlar işletme esasından bilanço esasına geçiş yaparken, belirtilen sınırların üst üste 3 kez %20 altına düşen birinci sınıf tüccarlar da ikinci sınıf tüccar olarak kabul edilmektedir.

İşletme Defteri Tutmak Zorunda Olanlar

İşletme hesabı esasına tabi olanlar ve işletme defteri tutmak durumunda olanlar Vergi Usul Kanunu’nun 178. maddesinde iki grupta ele alınmıştır:

• Ticarete yeni başlamış olanlar
• Vergi Usul Kanunu’nun 177. maddesinde belirtilen iş hacmi sınırlarını aşmayan tüccarlar

Bu iki grubun işletme defteri tutarak faaliyetlerini sürdürmesi gerekir.

Vergi Usul Kanunu’nun 172. maddesi uyarınca şu şartları taşıyan gerçek ve tüzel kişilerin ise defter tutması zorunlu kılınmıştır:

• Ticari kazançları üzerinden vergi ödeyen ticaret ve sanat erbapları
• Yıllık zirai kazançları bilanço veya işletme hesabına göre hesaplanan çiftçiler
• Vakıf ve derneklere ait olan ticari ve iktisadi işletmelere mensup tüccarlar
• Anonim, Limited, Komandit, Kollektif ve Kooperatif şirketler gibi tüm ticari şirketler bilanço esasına göre defter tutmak zorundadır.
• Devlet, özel idare, belediye ve diğer kamu kuruluşlarına ait müesseseler bilanço esasına göre defter tutmak zorundadır.
• İşletme sahibi meslek gruplarına mensup doktor, avukat, mühendis ya da serbest muhasebeci olanlar serbest meslek defteri tutmak zorundadır.

İşletme Defteri Tutmak Zorunda Olmayanlar

İşletme defteri tutmaktan muaf olan meslek grupları ve tüccarlar ise şu şekilde sıralanmaktadır:

• Gelir Vergisi’nden muaf olan esnaf ve çiftçiler
• Gelir Vergisi Kanunu’na göre vergiye tabi olanlar
• Kurumlar Vergisi’nden muaf olanlar (Dernekler, vakıflar, iktisadi kamu müesseseleri)

İşletme Defterinde Neler Gider Yazılır?

İşletmelerin ticaretini yapmakta olduğu hizmet ve malların üretimi, temini, satışı gibi faaliyetleri için ihtiyaç duyduğu harcamalar işletme gideri olarak kabul edilir. 

Personel masrafları (maaş, yemek parası, yol parası, bordro gibi), elektrik, su faturası giderleri, iletişim masrafları, depolama ve lojistik masrafları, kira bedeli, vergi ödemeleri, hammadde alımı, satın alınan ürün ve hizmet ödemeleri, amortisman tutarları, borçlanılan tutarlar gibi tüm kalemler işletmenin giderleri arasındadır ve işletme defterine gider olarak yazılabilir.

İşletme Defteri e-Defter Olabilir mi?

01/01/2019 tarihi itibariyle işletme defterlerinin Defter Beyan Sistemi üzerinden tutulması zorunluluğu getirilerek elektronik ortama geçiş sağlanmıştır. Defter Beyan Sistemi üzerinden defter tutan tüccarların ayrıca bir e-Defter tutması gerekmez.