E-Fatura’ya Geçmek Kimler İçin Zorunlu?

Elektronik fatura veya kısaltması ile e-Fatura; internet üzerinden faturaların elektronik ortamda düzenlenmesini, paylaşılmasını ve takip edilebilmesini sağlayan sistemin adıdır. Vergi Usul Kanunu tebliği ile 2010 yılında hayatımıza giren e-Fatura, hem zamandan hem de maliyetlerden tasarruf edilebilmesini sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından standartları belirlenen e-Fatura sistemine geçmek bazı şirketler için ise zorunludur. 

Sizin için “Hangi şirketlerin e-Faturaya geçmesi zorunlu?” sorusunu cevapladık. Ancak ilk olarak “E-Fatura nedir?” ile başlamamız daha doğru olacaktır. 

E-Fatura Nedir?

Adından anlaşılabileceği gibi e-Fatura, elektronik olarak düzenlenip internet üzerinden iletimi gerçekleştirilen fatura çeşididir. Geleneksel kâğıt faturalar ile aynı hukuki niteliğe sahiptir ve şirketler, e-Fatura sistemine dahil olabilmek için GİB tarafından yetkilendirilmiş entegratör kuruluşlardan faydalanabilir. 

E-fatura, satıcı tarafından oluşturulup alıcıya iletilir. Alıcı ve satıcı, elektronik ortamda üretilen ve iletimi gerçekleştirilen faturaları, yine elektronik ortamda takip edebilirler. Böylece zaman ve maliyet açısından tasarruf sağlanır. 

509 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde bazı işletmeler için elektronik fatura zorunlu hale getirilmiştir. Ancak bu tebliğde belirtilenlerin dışında kalan işletmeler, kendi istekleriyle e-Fatura sistemine başvuru yapabilir ve sistemi kullanmaya başlayarak avantajlardan faydalanabilir. 

Bu noktada da zorunlu ya da kendi istekleriyle e-Fatura sistemine geçen işletmelerin yararlanabileceği avantajlara göz atılmalıdır.

E-Faturanın Avantajları Nedir?

Elektronik fatura sistemine geçilmesi, yukarıda da belirttiğimiz gibi kimi işletmeler için zorunlu. Fakat zorunlu olmamasına rağmen e-Fatura sistemine geçen çok sayıda işletme var. Çünkü e-Fatura sistemi, işletmeler için önemli avantajlar sunmaktadır. 

E-Faturanın avantajları kısaca şöyle sıralanır:  

• Düşük Maliyet: Dijital ortama taşınan faturalandırma süreci, maliyet tasarrufunu beraberinde getirir. E-Fatura sistemi ile baskı, postalama ve arşivleme gibi giderler ortadan kalkar. Faturaların düzenlenmesi ve belgelerin denetlenmesi gibi iş yükü ise düşer.

• Hızlı ve Verimli: Geleneksel fiziki faturalardan çok daha hızlı bir şekilde hazırlanan ve iletilen e-Faturalar ile zamandan tasarruf edilip farklı iş süreçlerine daha fazla vakit ayrılabilir. Bununla birlikte müşteriler faturaları anında görebilir ve tahsilat süreçleri daha hızlı bir şekilde gerçekleştirebilir.

• Kolay Entegrasyon: Geleneksel faturalandırma sürecinden e-Fatura sistemine geçiş oldukça kolaydır. Elektronik fatura entegratörlerinin geliştirdiği sistemler ile CRM programları gibi süreç yönetimini sağlayan uygulamalar arasında entegrasyon kurulabilir. Böylece elektronik faturaya geçiş nedeniyle iş akışında aksama meydana gelmez.

• Güvenli: E-Fatura sisteminde hata yapma olasılığı daha düşük olduğu için fiziki faturalandırmadan çok daha güvenilirdir. Muhasebe yazılımları ve sipariş formları gibi ekstra çözümlerle faturalar otomatik olarak kontrol edilebildiği için ek bir garanti sağlanır.

• Sınırsız Yetkilendirme: E-Fatura sisteminde sınırsız sayıda kullanıcının yetkilendirilmesine izin verilebilir. Bu sayede, kullanıcı yönetimi kolaylıkla yapılarak ilgili birimler veya bu birimlerdeki çalışanlar gerekli verilere diledikleri gibi erişim sağlayabilirler.

2022 e-Fatura Geçiş Zorunluluğu Nedir?

509 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan işletmeler için e-Fatura sisteminin kullanımı zorunludur. 2022 yılında e-Fatura vermekle mükellef olan işletmelerin kriterleri ise şu şekildedir:

• 2018, 2019 veya 2020 hesap dönemleri 5 milyon TL üzerinde olan mükelleflerin e-Fatura sistemine geçiş zorunluluğu bulunuyor.
• 2021 yılında cirosu en az 4 milyon TL olan firmaların yürürlükteki yasa gereğince vergi mükellefi olarak e-Fatura kesmesi gerekiyor.
• 2022 ve daha sonraki yıllarda cirosu en az 3 milyon TL olan vergi mükelleflerinin e-Fatura sistemine geçmesi gerekiyor.
• Aracı platformlar veya kendi sitesi aracılığıyla e-ticaret faaliyetlerini gerçekleştiren vergi mükellefleri için 2020-2021 yılı dönem cirosu 1 milyon TL olan platformların e-faturaya geçmesi gerekiyor. Aynı kapsamda yer alan mükelleflere 2022 yılı için alt sınır olarak 500 bin TL belirlenmiştir.
• Konaklama hizmeti veren otel işletmeleri için e-Fatura kesme zorunluluğu bulunuyor.
• Madeni yağ lisansı bulunan veya bu şirketlerden ürün alıp yıllık satış tutarı 25 milyon TL üzeri olan işletmeler, ÖTV’ye tabi gazoz, tütün veya alkollü içecek üreten ya da ithal eden firmalar, bu firmalardan ürün alıp yıllık satış tutarı 10 milyon TL üzerinde olan işletmeler için e-Fatura sistemin kullanımı zorunlu kılınıyor.
• 1 Temmuz 2022 tarihi itibariyle faaliyete geçen işletmelerin faaliyete başladıkları tarihten itibaren ilk üç ay içerisinde e-Fatura sistemine geçmesi gerekiyor.
• Komisyoncu veya tüccar olarak sebze-meyve ticareti yapan işletmeler.

Şahıs Şirketleri e-Fatura Kullanabilir Mi?

E-fatura sisteminin kullanılabilmesi için gerçek veya tüzel kişi olmak yeterlidir. Limited ve anonim şirketler gibi şahıs şirketleri de gerçek ve tüzel kişilerin içinde yer alır. Bu nedenle, şahıs şirketlerinin e-Fatura sistemine geçmelerinde herhangi bir engel yoktur. Bu işlem için yalnızca Kamu Sertifikasyon Merkezine başvurarak gerekli bedelin ödenmesi gerekir.

E-Faturaya Nasıl Başvuru Yapabilirim?

E-Fatura sistemine geçiş yapmak isteyen işletmelerin öncelikle Mali Mühür Sertifikası için başvuru yapması gerekir. Söz konusu başvuru Kamu Sertifikasyonu Merkezi üzerinden online olarak yapılabilir. Başvuru süreci tamamlandıktan sonra ödeme işlemi yapılır ve yaklaşık 3-4 gün içerisinde sertifika alıcıya ulaştırılır. Bir sonraki adım ise Gelir İdaresi Başkanlığında e-Fatura başvurusu için ilgili form doldurulmasıdır.

E-Faturaya Nasıl Geçiş Yapabilirim?

E-Fatura sisteminin sağladığı avantajlardan dolayı geçiş yapılmak isteniyorsa ya da zorunlu olarak geçiş yapılması gerekiyorsa GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı veya yetkilendirilmiş entegratör kuruluşlar aracılığıyla geçiş işlemi gerçekleştirilebilir. 

Geçiş başvurusunu tamamlayanlar doğrudan GİB internet sitesi üzerinden işlemlere başlayabilir. Zorunlu olarak geçiş yapacak işletmelerin doğrudan mali mühür ve e-Fatura sistemine geçiş yapması gerekir. İsteğe bağlı geçiş yapacak işletmeler ise istedikleri herhangi bir zamanda e-fatura sistemine geçiş yapabilecekleri gibi elektronik imza kullanan şahıs şirketleri, başvuru sürecini e-İmza sistemiyle de yönetebilir.

E-Faturaya Ne Zaman Geçmeliyim?

E-Fatura sistemine geçiş zorunluluğu bulunan işletmeler, hiç beklemeden geçiş işlemlerine başlamalıdır. 1 Temmuz 2022 tarihi ve sonrasında faaliyete geçen işletmelerin ise faaliyet başladıkları günden itibaren ilk üç ay içerisinde e-Fatura sistemine geçmesi gerekir. Bu zorunlulukların dışında kalan işletmeler ise diledikleri zaman e-Fatura sistemine geçiş yapabilirler.

E-Fatura Başvurusu Ne Kadar Sürüyor?

Elektronik fatura başvuru işlemleri için gerekli olan mali mühürü almak için ilgili formun doldurulması ve ödemenin yapılması gerekir. Başvuru tamamlandıktan sonra 3-4 gün içerisinde mali mühür tarafınıza iletilir. Mali mühür iletildikten sonra e-Fatura sistemine geçiş işlemi başlatılabilir. Bunun ardından GİB tarafından başvurunun incelenmesi ve onaylanması gerekir.

Belirli kriterlerdeki işletmelerin e-Fatura sistemine geçiş zorunluluğu bulunur. Bu geçiş sürecinin gerçekleşmemesi durumunda işletmeler faturalandırma ve dolayısıyla vergilendirme süreçlerinde sorunlarla karşı karşıya kalabilir. İşletmelerin e-Fatura gibi vergilendirme ve muhasebe süreçlerinde oldukça önemli olan faaliyetleri yakından takip etmesi gerekir. Multinet Up Blog’u ederek vergi ve muhasebe ile ilgili güncel bilgilere ulaşabilir, çeşitli süreçlerinizde vergi avantajı elde etmenizi sağlayan Multinet UP çözümlerini keşfedebilirsiniz.