E-İmza Nedir? Nasıl Kullanılır?

Günümüzde resmi işlemler başta olmak üzere birçok işlem artık dijital ortam üzerinden yapılabiliyor. Özellikle kişinin ıslak imzasını gerektiren belgeler e-imza sayesinde elektronik ortamda ve dijital uygulamalar vasıtasıyla tamamlanırken tüm kullanıcılar işlemlerini güvenli, hızlı ve pratik bir şekilde gerçekleştirebiliyor. 

Peki e-imza nedir, nasıl ve nerelerde kullanılır? Tüm merak edilenleri birlikte inceleyelim.

E-İmza Nedir?

E-imza fiziksel bir kimliğe bürünmüş ve elle atılan ıslak imzanın harf, sayı ve sembol gibi dijital verilerden oluşmuş ve farklı bir elektronik veriye eklenerek kullanılan dijital versiyonudur. Bir çeşit yasal kimlik doğrulama sistemidir.

Elektronik imzalar, ıslak imzanın tam tersine fiziksel bir kalıba sığmaz. Genel olarak harf, sayı, sembol gibi verilerden elde edilir ve onaylanan bir bilginin bütünlüğünün bozulmasının, değiştirilmesinin, ilave yapılmasının veya silinmesinin önüne geçer.

Elektronik imzanın 3 temel özelliği bulunur:

• Kimlik doğrulama ve onaylama
• Veri bütünlüğü
• İnkar edilemezlik

E-imza hizmeti dijital bir ortamda bulunan ve ıslak imzalı olması gereken bir belgenin çıktısının alınması, imzalanması ve tekrar taratılarak sisteme yüklenmesi adımlarını ortadan kaldırıp zaman tasarrufu sağlayan güvenli bir uygulamadır. Bunu yaparken veri bütünlüğünü ve gizliliği korur.

E-İmza Nasıl Alınır?

Islak imzaların kullanım öncesi herhangi bir birimden veya kurumdan onaylanması gerekmezken e-imzalar için durum farklıdır. Dijital ortamı kullanan e-imzalar için belirli bir teknik altyapıya gereksinim vardır. Bu nedenle ancak yetki sahibi yerlerden temin edilebilir.

Elektronik imza alma işlemleri, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından tanınan ve onaylanan Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılar aracılığıyla gerçekleştirilebilir.

Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’na ait web sitesi üzerinden bu hizmeti sağlayan kurumların listesine ulaşılabilir.

Hizmet sağlayıcı firma ile iletişime geçildikten sonra e-imzayı aktifleştirmek, bunun için de kurulumunu gerçekleştirmek gerekir. Kart sürücüsüne ait yazılımın cihaza kurulumu sonrasında kişisel hesaba giriş yaparak erişim sağlanabilir ve Nitelikli Elektronik Sertifika kullanımına başlanabilir.

Elektronik İmza ile Neler Yapılabilir?

E-imza hizmeti çoğunlukla kamu kuruluşlarında, resmi işlemlerde ve ticaretle ilgili faaliyetlerde kısacası ıslak imza ile imzalanması gereken evrakların imza sürecinde kullanılmaktadır. Bu sayede ıslak imzalı olması gereken tüm belgeler dijital ortamda daha hızlı, daha güvenli ve daha az maliyetle imzalanabilmektedir.

Elektronik imzaların kullanıldığı yerler genel olarak şu şekilde sıralanabilir:

• E-Devlet
• E-Nabız
• E-Okul
• E-Sipariş uygulamaları
• Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi (KEP)
• İnternet bankacılığı
• Sosyal güvenlik uygulamaları
• MERSİS ve MERNİS sistemleri
• ETBİS kayıt işlemleri

Kullanım yerlerine göre elektronik imza ile yapılabilecek işlemler şunlardır:

• Vergi ödemeleri yapılabilir.
• ÖSS, KPSS gibi sınav başvuruları yapılabilir.
• Personel evrakları onaylanabilir. (Personel izni, masraf onayı veya fazla mesai gibi)
• Oy verme/oy kullanımı sağlanabilir.
• Şirket kurma gibi ticari sicil işlemleri gerçekleştirilebilir.
• Pasaport başvuru işlemleri yapılabilir.
• Kamu kurumlarıyla yapılan yazışmalarda kullanılabilir.
• Banka talimatları verilebilir.
• Toplu imza gerekliliği durumunda kullanılabilir.
• Yönetim Kurulu ve Genel Kurul toplantılarında alınan kararlara ait belgelerin imzalanmasında kullanılabilir.
• Dış ticaret faaliyetleri ve gümrük işlemlerinde kullanılabilir.
• Bayiler arası sipariş süreçlerinde kullanılabilir.

Elektronik imza kullanımı ile birçok resmi işlem yapılabilirken istisnai bazı konular için e-imza kullanımı geçerli değildir ve mutlaka ıslak imza gerekir. Bu istisnai konulardan bazıları şunlardır:

• Evlilik
• Veraset ve intikal
• 3. kişilerin şahitliğini gerektiren emlak alım ve satımları

E-İmza Islak İmza Yerine Geçer mi?

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre elektronik imzalar yani e-imza ile elle atılan imzalar yani ıslak imza kanunen eş değer kabul edilmektedir. Her ikisi de aynı hukuksal geçerliliğe sahiptir. Bu sebeple güvenli elektronik imza ile oluşturulmuş bütün veriler senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin kanıt niteliği taşır.

Ancak e-imza ile yapılması mümkün olmayan işlemler (evlenme, veraset ve emlak alım satımı) için ıslak imza zorunluluğu mevcuttur ve bu işlemlerde e-imza, ıslak imza yerine geçemez.

E-İmza Başvurusu Yapma

Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı firmaya ulaşılmasının ardından başvuru işlemlerine başlanır. Kurumsal e-imzalar için Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) üzerinden, bireysel e-imzalar için ise hizmet sağlayıcı firmanın internet sitesi üzerinden başvuru yapılabilir.

Bireysel ve kurumsal e-imza için farklı başvuru belgeleri talep edilmektedir.

• Bireysel e-imza başvurusu: Kişisel işlemlerde kullanılmak üzere alınan elektronik imzadır. Başvuru aşamasında istenen belgeler Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu ile kişiye ait TC kimlik numarasını gösteren fotoğraflı bir ehliyet, pasaport veya nüfus cüzdanının aslıdır. Online olarak ön başvuru tamamlanır, ön başvuru kodu ve başvuru belgeleri ile birebir başvuru yapılır.
• Kurumsal e-imza başvurusu: Bir firmayı temsilen yetkilendirilmiş kişinin firma adına yapacağı işlemlerde kullanılmak üzere alınan elektronik imzadır. Başvuru aşamasında istenen belgeler şunlardır:
  • Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu
  • Aslı yanında bulundurulmak üzere yetki verilecek kişiye ait imza sirküleri fotokopisi
  • İşletmenin kayıtlı olduğu Ticaret Sicil Müdürlüğünden alınacak faaliyet belgesi (son 6 ay içerisinde alınmış olmalı)
  • Kişiye ait TC kimlik numarasını gösteren fotoğraflı bir ehliyet, pasaport veya nüfus cüzdanının aslı

Başvuru için istenen belgelerin hazırlanmasının ardından Kamu SM internet sayfasına giriş yapılır. Kurumsal e-posta hesabına gönderilen kullanıcı girişi linki tıklanarak başvuru sayfasına giriş sağlanır. Talimatlar adım adım takip edilir ve gerekli formlar ve bilgiler doldurulur. Ardından “Başvuru İşlemi Tamamlanmıştır” bilgi ekranı açılır. 

E-İmza Süresi Ne Kadar?

E-imzanın kullanım süresine yönelik hususlar şu şekildedir:

• E-imza uygulamasının kullanım süresi maksimum 3 yıldır.
• Geçerlilik süresi satın alım hizmetine göre farklılık gösterir.
• İhtiyaca göre 1, 2 veya 3 yıl süreli olarak temin edilebilir.
• Geçerlilik süresi bitiminde e-imza süresini yenilemek gerekmektedir.
• E-imzanın geçerlilik süresini uzatmak için bitiş tarihinden 3 ay önce yenileme işlemleri başlatılabilir.
• Yabancı uyruklu kullanıcılar için kullanım süresi 1 yıl olarak sınırlandırılmıştır.

E-İmza ile Mali Mühür Arasındaki Farklar Nelerdir?

E-imza ve mali mühür temelde aynı amaçla kullanılıyor gibi görünseler de birbirlerinden pek çok noktada ayrılırlar. E-imza ve mali mühür arasındaki farklar şu şekilde sıralanabilir:

• E-imza gerçek kişilere verilmektedir. Mali mühür ise şirketlere ve kurumlara verilir.
• E-imza ıslak imza yerine geçer. Mali mühür şirket kaşesi yerine geçer ve onun elektronik halidir.
• E-imza, Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarından temin edilirken mali mühür Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden temin edilmektedir.
• E-imza elektronik sözleşmelerde, kişisel veya kurumsal belgelerde ve ticari talimatlarda kullanılırken mali mühür firmaların e-belge işlemleri, e-fatura ve e-arşiv sistemleri için kullanımı zorunlu bir uygulamadır.
• Şahıs şirketine sahip kişiler ise e-imzalarını mali mühür yerine kullanabilmektedir.