E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

İşletmelerin fatura, tebliğ gibi işleri başta olmak üzere birçok işlemini dijital ortamda gerçekleştirebilmesine olanak tanıyan elektronik sistemler, klasik uygulama olan fiziki faturaların yerini e-fatura uygulamasının almasına vesile oluyor. Zorunlu veya gönüllü olarak geçilebilen e-fatura uygulaması, işletmeleri birçok avantajın da sahibi yapıyor. 

Peki e-fatura başvuru işlemi nasıl yapılır, başvuruda hangi belgeler gereklidir? E-fatura uygulaması zorunlu mudur?

E-Fatura Başvurusu İçin Gereken Belgeler

E-fatura yasal açıdan kâğıda basılı fatura cinsinden hiçbir farkı bulunmayan elektronik bir belgedir. Fatura işlemlerini elektronik ortam üzerinden gerçekleştirmek isteyen firmaların e-fatura başvurusunda bulunması ve başvuru öncesi birtakım belgeleri hazır bulundurması gerekir.

E-faturaya başvururken gerekli olan belgeler şunlardır:

• E-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi
• Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi
• Şirket kuruluş sözleşmesini içeren Ticaret Sicil Gazetesi’nin noter onaylı nüshası
• Şirket unvan değişikliğinde bulunmuş ise unvan değişikliği sonrası ilan edilmiş Ticaret Sicil Gazetesi’nin noter onaylı nüshası veya aslının yanında bulundurulması koşulu ile Bakanlık tarafından onaylanmak üzere fotokopisi
• Şirket yetkililerine ait imza sirkülerinin noter onaylı örneği

İstenen belgelerde gerçek ve tüzel kişiler arasında bazı farklar bulunmaktadır.Eğer e-fatura için tüzel kişi başvuruda bulunuyorsa Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi’nin imzalanması yeterlidir. Ancak gerçek kişiler e- fatura uygulamasını 2 farklı şekilde kullanabilmektedir. Bu kullanım şekline göre başvuruda farklı belgelere ihtiyaç doğabilmektedir:

• Mali mühür ile kullanımlar için "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi", nitelikli elektronik sertifika ile kullanımlar için nitelikli elektronik sertifikaya sahip olduğunu belirten yazılı bir beyan gerekir.
• Başvuru belgelerini imzalayan yetkililer tüzel kişi mükellefler adına imza atıyorsa yetki sahibi olduklarını belirtmek durumundadır. Bunun için imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri örneğinin veya aslının yanında bulundurulması koşulu ile Bakanlık tarafından onaylanmak üzere imza sirküsü örneğinin fotokopisinin getirilmesi gerekir.

E-Faturaya Nasıl Başvuru Yapılır?

Öncelikle başvuru öncesinde tüzel kişilerin mali mühür başvurusunda bulunarak mali mühür temin etmeleri gerekir. Gerçek kişiler ise e-faturada hem mali mühür hem de e-imza kullanabilme hakkına sahiptir ve hangisini kullanmak isterlerse onu temin etmek durumundadır. Mali mühür başvurusu ve kurulumuKamu Sertifikasyon Merkezi’ne yapılır. İlgili bağlantı üzerinden tüzel veya gerçek kişi seçeneklerinden biri tercih edildikten sonra form eksiksiz olarak doldurulur. “Akıllı Kart ve Kart Okuyucusu” seçilip onaylanır ve ödeme adımına geçilir. Başvuru sonrası mali mühür 3-10 gün arasında kişiye ulaştırılır. Ardından Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin Sürücü Yükleme Servisi üzerinden bilgisayara kurulum gerçekleştirilir.

E-fatura için gerekli tüm belgelerin ve mali mühür işlemlerinin tamamlanmasının ardından mali mühür bilgisayara takılı ve tanımlı durumdayken e-fatura başvuru işlemlerine başlanabilir. E-fatura başvurusunda 3 farklı e-fatura kullanım yöntemi vardır. Her yöntemin başvuru şekli farklılık göstermektedir: 

• GİB Portal Yöntemi: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-fatura uygulaması için sunduğu GİB Portal, gerekli belgelerin eksiksiz toplanması sonrasında başvuru yapılması, başvurunun onaylanması ve onay sonrası portal üzerindeki kullanıcı hesabının aktifleşmesi ile kullanıma açılan, manuel olarak e-fatura kesilebilen bir sistemdir.

• GİB Sistemine Entegre Yöntemi: Bu yöntem ile firmalar kendi bilgi işlem sistemlerini GİB Portalı ile entegre ederek e-fatura kullanımına uygun hale dönüştürürler.

• Özel Entegrasyon Yöntemi: e-fatura.gov.tr üzerinden yapılan başvuru sonrası özel entegratör ilgili işletmeye aktivasyon linki göndererek başvurunun tamamlanmasını sağlar. Link, mali mühür veya mobil imza ile imzalanır ve onay sonrası sistem kullanıma açılır.

E-Fatura Başvurusu Sırasında e-imza Kullanılabilir Mi?

E-imza uygulaması tüzel kişiler için ıslak imza özelliği taşır. Yani şahıs şirketlerinin e-imzaları gerçek imzaları ile aynı yasal özelliktedir. Bu sebeple e-fatura başvurusunda bulunacak olan tüzel kişiler başvuru aşamasında e-imza kullanarak işlem yapabilmektedir.

E-Faturaya Neden Geçiş Yapılmalıdır?

Fatura basım maliyetiniz düşer: E-faturaya geçiş ile kâğıt fatura kullanımından kaynaklı maliyetlerden tasarruf sağlanır. Zarf, dosya, mühür, baskı gibi kırtasiye ve matbu giderler azalırken faturanın postalanması gibi gönderim masrafları da ortadan kalkar. 

Muhasebe işlemleriniz kolaylaşır: E-fatura sayesinde kâğıt fatura kesmekten kurtulan işletmeler matbu fatura hazırlanması, kesilmesi, gönderimi gibi süreçlerini kolaylaştırdığı için faturayla ilgili operasyonlarını daha basite indirger. Fatura kesimi ve takibine yönelik işlemlerini kolaylaştırarak muhasebe biriminin yükünü hafifletir.

Arşivleme sorununuz ortadan kalkar: E-faturaların diğer geleneksel basılı faturalar gibi kaybolma ve zarar görme riski bulunmaz. Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden kesilen e-faturalar 10 yıl süreyle ilk günkü gibi GİB sisteminde arşivlenir ve güvenle saklanır. E-faturaya ulaşmak isteyen işletmeler bu sistem aracılığıyla diledikleri zaman faturalarına erişim sağlayabilirler. Aynı sistem üzerinden kargolama ihtiyacı duymaksızın faturalarını müşterilerine iletebilirler.

Veri kaybının önüne geçer: Dijital ortamda düzenlenen faturalar olası veri kayıplarının da önüne geçmeye yardımcı olur. Excel tablolarında veya muhasebe defterlerinde tutulan fatura bilgileri, e-fatura sayesinde daha güvende olur. Veri kaybı yaşanmaz ve fatura kesiminde oluşabilecek hata payı riski en aza iner.

Fatura sürecini hızlandırarak iletişimi kolaylaştırır: E-fatura uygulaması taraflar arasında mutabakat sağlanması sürecinde daha hızlı bir iletişim sunar. Dijital ortamdan gönderilen ve alınan faturalara pratik bir şekilde erişim sağlanarak hemfikir olan taraflar hızlı bir iletişim kurabilir. 

Zaman ve iş yükünden tasarruf sağlar: E-fatura elektronik ortam üzerinden kolaylıkla düzenlenerek müşteriye kolay ve hızlı gönderim avantajı sunarken kâğıt faturanın hazırlanması ve kargolanması hem zaman kaybına hem de fazladan iş yükü oluşmasına yol açar. Ayrıca kâğıt fatura üzerinde yapılacak herhangi bir hata, faturanın tekrar hazırlanmasına sebep olarak ekstra iş yükü oluşturur. Kısacası e-fatura uygulaması ile firmalar kazandıkları zamanı ve iş yükünü farklı işlere yönlendirebilir, kendi işlerine daha fazla zaman ayırabilir.

E-Fatura Zorunlu Mu?

E-fatura uygulaması dijital dönüşümün bir parçası olmakla birlikte belirli durumlar dışında tamamen zorunlu bir uygulama değildir. Kişiler ve kurumlar gönüllü olarak bu sisteme geçiş sağlayabilirler ve e-fatura kullanmanın avantajlarından faydalanabilirler. 

Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından dönemsel olarak yayınlanmakta olan 535 Numaralı Vergi Usul Kanunu tebliğine göre işletmelerin ciro limitlerine getirilen sınır doğrultusunda e-fatura zorunluluğu da değişiklik gösterebilir.

E-faturaya geçme zorunluluğu bulunan kişiler şu şekilde sıralanabilir:

• Bir firmanın e-faturaya geçiş aşamasında şirket cirosunun sınır limiti 5 milyon TL iken Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) yayınlamış olduğu 535 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca 2020 ve 2021 yılı için şirketin toplam cirosu yani brüt satış hasılatı 4 milyon TL ve üzerinde, 2022 yılı için 3 milyon TL ve üzerinde olması zorunluluğu getirilmiştir. Cirosu belirtilen meblağları geçen işletmeler e-fatura uygulamasına geçmekle mükelleftir. Bu zorunluluk 1 Temmuz 2022 tarihinden itibaren geçerlidir.
• Sosyal Güvenlik Kurumu ile 1 Temmuz 2022 sonrasında sözleşme imzalayan firmalar için e-faturaya geçiş zorunlu kılınmıştır.
• E-ticaret siteleri üzerinden, kendi web sitesi vasıtasıyla ya da satış yapılabilecek herhangi başka bir dijital ortamdan ticaret yapan, ürün veya hizmet satışı gerçekleştiren kişiler belirtilen ciro sınırı çerçevesinde e-fatura uygulamasına geçmek durumundadır. Bu sınır 2020 ve 2021 yılları için 1 milyon TL ve üzeri, 2022 yılı ve sonrası için ise 500 bin TL ve üzeri olarak belirlenmiştir.
• İster işletmek üzere ister yatırım amacıyla belediyelerden veya Kültür ve Turizm Bakanlığından belge alarak otel işletmeciliği yapan ve konaklama hizmeti sunan mükelleflerin e-faturaya geçişi zorunludur.

• Motorlu taşıt veya gayrimenkul alım, satım, kiralama ve inşası gibi hizmetler üzerine ticaret yapan mükelleflerin 2020 ve 2021 yılları için 1 milyon TL, 2022 yılı ve sonrası için 500 bin TL işletme cirosuna sahip olması halinde e-faturaya geçişi mecburidir.

E-Fatura Başvurusu Ne Zaman Onaylanır?

E-fatura uygulamasında başvuru işlemi tamamlandıktan sonra başvuruyu takip eden 3-4 gün içerisinde başvuru sonuçlanmakta ve onay gelmektedir. Başvuru sonuçları başvuran kişiye iletildiği gibi isteğe göre GİB portalı üzerinde yer alan “-Fatura Başvurusu Sorgulama” ekranından da görüntülenebilir.