E-Ticaret Firmaları İçin Kargo Anlaşması Nasıl Yapılır?

Operasyonel maliyetleri kontrol altında tutmak, kâr marjını ideal seviyeye çıkarmak ve müşteri sadakatini artırmak istiyorsanız e-ticaret kargo anlaşması süreçlerine dikkat etmelisiniz. Kargo sürecini baştan sonra doğru bir şekilde organize etmeniz diğer pek çok süreci de olumlu etkiler. Ayrıca önemli bir gider kalemi olmasından dolayı finansal yapınızı da ilgilendirir. Peki, e-ticarette kargo anlaşması nasıl yapılır, nasıl yönetilir?

E-Ticaret İçin Kargo Anlaşmasının Önemi ve Avantajları

E-ticaret operasyonlarında kargo yönetimi, büyük gider kalemleri arasında genellikle ürün maliyeti ve pazarlama bütçesinden sonra üçüncü sırayı alır. Bu nedenle lojistik süreçlerinizi ne kadar iyi optimize ederseniz işletmenizin kârlılığının artma şansı da o derece yükselecektir. Kargo anlaşması yapmak sadece indirimli fiyatlar almak değil, aynı zamanda operasyonel bir iş ortaklığı kurmak anlamına gelir.

Bireysel Gönderim vs. Kurumsal Kargo Anlaşması Farkları

E-ticaret kargo anlaşması fiyatları, anlaşma yapmadan yapılan bireysel gönderilere göre daha avantajlıdır. Bireysel gönderimlerde paket başına ödeyeceğiniz rakamlar standart perakende tarifesi üzerinden hesaplanır ve bu durum e-ticaret gönderilerinde kâr marjınızı tamamen sıfırlayabilir. Ayrıca bireysel gönderimlerde her paket için şubede sıra beklemek, adres bilgilerini manuel olarak yazdırmak ve gönderi kodlarını tek tek takip etmek zorunda kalırsınız.

Kurumsal kargo anlaşmalarında ise durum tamamen farklıdır. İşletmenizin aylık veya yıllık gönderi hacmine dayalı olarak perakende fiyatların altında indirimli tarifelerden yararlanırsınız. Kargo firması personeli paketleri doğrudan deponuzdan veya ofisinizden teslim alır. Üstelik sisteminize entegre edilen API'ler sayesinde tüm irsaliye ve barkod işlemleri otomatik oluşturulur, operasyonel süreçleriniz hızlanır. 

Kargo Anlaşması ile Gelen Maliyet Tasarrufu ve Sabit Fiyat Avantajı

Kurumsal kargo anlaşmaları, işletmenize sabit fiyatlandırma modeli sunar. Desi bazında belirlenen net ücret tabloları sayesinde bir ürünü satışa sunmadan önce kargo maliyetinin ne olacağını hesaplayabilirsiniz.

Bu durum, ürün fiyatlandırma stratejinizi ve ücretsiz kargo limitini doğru kurgulamanızı sağlar. Ayrıca yıl içindeki enflasyon dalgalanmaları veya akaryakıt zammı kaynaklı fiyat artışlarına karşı da sözleşme kapsamında korunabilirsiniz. 

Kargo Takip Sistemlerinin Satışlara Etkisi

E-ticaret müşterileri "Siparişim nerede?" sorusunu sıkça sorar. Kurumsal bir kargo anlaşması yaptığınızda kargo firmasının dijital altyapısıyla doğrudan bağlantı kurarsınız. Bu bağlantı, ürün kargoya verildiği an müşterinize otomatik bir takip numarası ve kargo durumu linki iletilmesini sağlar.

E-ticaret kargo takip sürecini şeffaf bir şekilde görebilen müşteri, markanıza daha çok güvenir. Bu güven, doğrudan müşteri memnuniyetine ve dolayısıyla tekrar eden satış oranlarına pozitif yönde etki eder.

Marka İmajı ve Profesyonel Paketleme Algısı

Müşterileriniz markanızın kalite standartlarını değerlendirirken paketin durumunu da dikkate alır. Bireysel gönderimlerde kullanılan özensiz poşetler veya standart şube bantları yerine marka logolu barkoda sahip; profesyonel, fatura cepli ve markanıza ait özel kutular ile teslimat yaparak marka imajınızı güçlendirebilirsiniz. 

Kargo Anlaşması Yaparken İzlenmesi Gereken Adımlar

Kargo anlaşması yapmanın bir süreç olduğunu unutmamalısınız. Bu süreçte doğru adımları izleyerek sorunsuz bir şekilde kargo anlaşması yapabilir, zaman kazanabilirsiniz. 

1. Şirket Kurulumu ve Yasal Belgelerin Hazırlanması

Kargo firmaları ile kurumsal bir sözleşme imzalayabilmeniz için öncelikle yasal olarak tanınan bir ticari işletme yani şirket olmanız zorunludur. Bireysel kimliğinizle ticari kargo anlaşması yapamazsınız. 

Kargo firmasına başvurduğunuzda sizden istenebilecek başlıca belgeler ise şöyledir:

• Güncel yıla ait vergi levhası
• İmza sirküleri
• Oda kayıt belgesi veya faaliyet belgesi
• Ticaret Sicili Gazetesi

2. Aylık Gönderi Hacmi ve Paket Boyutlarının Analizi 

Kargo anlaşma fiyatlarını belirleyecek en önemli unsurlar aylık gönderi hacminiz ve paket boyutlarıdır. Bu nedenle öncelikle aylık ortalama gönderi sayısını tespit etmelisiniz. Hacminiz ne kadar çoksa alacağınız indirim de o kadar çok olur. 

Paket boyutları yani desi, hesaplaması kolay bir metriktir. Ürünleriniz genel olarak aynı boyutlardaysa veya tek tip ürün satıyorsanız bu hesabı daha kolay yaparsınız. Ürün çeşidinin artması, boyut çeşitliliğine de yol açar. Bu noktada e-ticaret desi hesaplama formülünü kullanabilirsiniz:

• Desi = En x Boy x Yükseklik / 3.000 (Ölçüler cm olmalıdır.)

Sıkça kullanılan kutu boyutları üzerinden örnek desi hesaplamaları şu şekildedir:

Kutu Tipi	Boyutlar (cm)	Hesaplama	Desi	Örnek Ürünler
Mini Kutu	10 x 10 x 10	1000 / 3000 = 0,33	1 (Alt limit)	Takı, telefon kılıfı
Küçük Kutu	20 x 20 x 20	8000 / 3000 = 2,66	3	Kitap, kozmetik
Ortalama E-Ticaret Kutusu	30 x 40 x 30	36000 / 3000 = 12,00	12	Ayakkabı, küçük ev aleti
Orta Boy Koli	40 x 50 x 40	80000 / 3000 = 26,66	27	Mont, bilgisayar
Büyük Boy Koli	60 x 60 x 40	144000 / 3000 = 48,00	48	Fırın, abajur

3. Kargo Firmalarından Teklif Toplama ve Karşılaştırma

Hangi firmayla çalışacağınıza karar vermeden önce teklif toplayıp karşılaştırma yapmanız maliyet açısından faydalı olur. Her bir kargo firmasına; işletmenizin aylık gönderi hedeflerini, paketlerinizin ortalama desisini ve beklentilerinizi aynı şekilde sunarak teklif isteyin. Gelen teklifleri sadece baz fiyat üzerinden değil; mobil bölge ek ücretleri, SMS bildirim ücretleri ve iade kargo maliyetleri gibi gizli kalemleri de hesaba katarak değerlendirin. 

4. Entegrasyon Altyapısının Uygunluğunun Kontrol Edilmesi

Seçtiğiniz kargo firmasının teknolojik altyapısının sizin e-ticaret altyapınızla (Shopify, IdeaSoft, Ticimax, WooCommerce, OpenCart vb.) uyumlu çalışıp çalışmadığını kontrol edin. Eğer kargo firmasının entegrasyonu altyapınızla uyumlu değilse siparişleri manuel olarak sisteme girmek zorunda kalırsınız. Bu da ciddi oranda zaman ve emek kaybına yol açar.

5. Sözleşme Maddelerinin İncelenmesi 

Bir kargo anlaşması yaparken sözleşmedeki tüm maddelere dikkat etmelisiniz. Fiyat tablosu kadar önemli olan diğer sözleşme detayları şunlardır:

• Hasar ve Kayıp Tazmini: Ürününüz kargo sürecinde kaybolur veya kırılarak kullanılamaz hale gelirse kargo şirketi; ürünün fatura bedelinin yüzde kaçını, hangi şartlar altında ve ne kadar sürede tazmin ediyor?
• İade Ücretleri: Müşteri ürünü teslim almaktan vazgeçip kapıdan çevirdiğinde veya yasal cayma hakkını kullanıp iade ettiğinde dönüş kargosu için sizden ne kadar ücret kesilecek? 
• Teslimat Süresi: Paket şubeye verildikten sonra Türkiye geneli ortalama teslimat süresi taahhüdü nedir? Taahhüt edilenden geç teslimatlarda markanızın hakları nelerdir?

6. Pilot Bölge Denemesi ve Operasyonel Test Süreci

Tüm Türkiye genelinde binlerce paketi aynı anda kargoya teslim etmeden önce anlaşma sağladığınız firma ile ufak bir test süreci yürütün. Sadece belirli bir bölgeye giden siparişleri bu firmaya yönlendirin. Barkodların doğru basılıp basılmadığını, entegrasyonun e-ticaret sitenize kargo takip kodunu doğru çekip çekmediğini, müşterilere SMS gidip gitmediğini ve şube personelinin adresten alım saatlerine uyup uymadığını gözlemleyin. Sorunsuz bir pilot testin ardından tüm operasyonu yeni firmaya aktarabilirsiniz.

Kargo Anlaşması Seçerken Dikkat Etmeniz Gereken Kritik Detaylar

E-ticaret için kargo anlaşması yaparken dikkat etmeniz gereken tek detay fiyatlandırma değildir. Fiyat teklifi başta cazip görünebilir, fakat operasyonel süreçler verimli işlemiyorsa karşılaşacağınız maliyetler daha yüksek olabilir. 

Desi Başına Ücretlendirme ve Ek Hizmet Bedelleri (SMS, Adresten Alım)

Kargo firmaları genellikle 0-1 desi, 2-5 desi, 6-10 desi gibi belirli ağırlık ve hacim baremleri üzerinden fiyatlandırma yapar. Ürünlerinizin büyük bir çoğunluğu 6 desi geliyorsa 5 desi ve altı için verilen ucuz bir teklifin size hiçbir faydası olmaz. 

Bunun yanı sıra faturalarda sürprizle karşılaşmamak için ek hizmet bedellerini de netleştirmelisiniz. Müşteriye SMS gönderimi, adresten alım, desi üst sınırını aşan ürünlerin kata teslimatı gibi hizmetlere ne kadar ödeyeceğinizi önceden bilmelisiniz. 

Mobil Bölge (Köy/Kasaba) Teslimat Ücretleri ve Programı

Kargo şubesi bulunmayan ilçe, belde ve köylere yapılan teslimatlar mobil bölge teslimatı statüsündedir. Kargo firmaları bu bölgelere her gün gitmez, haftanın belirli günleri teslimat yaparlar. Daha da önemlisi, mobil bölge teslimatları için standart kargo ücretinin üzerine mobil alan ek ücreti yansıtılır. 

Özellikle tarım ürünleri, yöresel gıdalar veya kırsal kesime hitap eden ürünler satıyorsanız anlaşma yapacağınız firmanın mobil bölge ek ücretlerinin ne kadar olduğunu kesinlikle sorgulamalısınız.

Teslimat Performansı ve Şube Yaygınlığı

Kargo firmasının Türkiye genelindeki şube sayısı, aktarma merkezi altyapısı ve araç filosu doğrudan teslimat hızını etkiler. İyi bir fiyat teklifi almış olabilirsiniz, ancak paketlerinizin müşteriye ulaşması çok uzun sürüyorsa müşteri memnuniyeti ciddi oranda düşer. 

Firmanın bölgenizdeki şubesinin performansı da çok kritiktir. Kargonuzu almaya gelen kuryenin tavrı ve kargoları araca yükleme şekli de bir noktada sizin operasyonunuzun görünmeyen bir parçasıdır. 

İade Kargo Süreçleri

E-ticaret satışlarınızda bir ürünün iade edilmesi, sadece o üründen kazandığınız paranın geri gitmesi anlamına gelmez. Aynı zamanda iade kargo ücreti gibi ek bir maliyet de doğurur. Cayma hakkı kapsamında iade kargo ücretini sizin ödemeniz gerekir. Bu nedenle kargo firmasının iade kargo ücretlerinin de indirimli olmasına dikkat etmelisiniz. 

Kapıda Ödeme ve Tahsilatlı Gönderim Desteği

Türkiye e-ticaret pazarında kapıda ödeme hâlâ oldukça popüler bir seçenektir. Kargo firması ürünü teslim ederken müşteri nakit veya kredi kartı ile ödeme yapar, kargo firması bu parayı sizin hesabınıza yatırır. 

Kapıda ödeme ve tahsilat gönderimi ile ilgili dikkat etmeniz gereken ilk detay, kapıda ödeme hizmeti için firmanın aldığı hizmet bedelidir. Bir diğer detay ise tahsil edilen paranın hesabınıza kaç günde geldiğidir. 

Kargo Maliyetlerini Düşürmek İçin Tamamlayıcı Çözümler

Mükemmel bir kargo anlaşması yaptığınızda ödeyeceğiniz ücret de en iyi seviyede olur. Fakat operasyonu doğru yönetemezseniz farkında olmadan maliyetinizi artırabilirsiniz. Bu süreçte yapmanız gereken, kargo maliyetini düşüren çözümleri uygulamak. 

Ambalaj ve Paketleme Stratejileri

Kargo maliyetleri ürünün ağırlığından ziyade hacminden (desi) etkilenir. USB bellek veya cüzdan gibi küçük bir ürünü ekstra güvenlik kaygısıyla devasa bir kutuya koyup içini balonlu naylonla doldurmak, 1 desi üzerinden ödeyeceğiniz kargo ücretini gereksiz yere 4 desiye çıkarır.

Doğru paketleme stratejisi için:

• Ürün boyutlarınıza tam uyumlu, gereksiz boşluk bırakmayan, farklı boyutlarda kutular tedarik edebilirsiniz. 
• Kırılmayacak tekstil ürünleri için kutu yerine korumalı kargo poşetleri kullanarak desi değerini minimuma indirebilirsiniz.
• Zarar görmeyecek ürünleri iç içe geçirerek veya havasını alarak (vakumlayarak) hacmi küçültmeye çalışabilirsiniz. 

Çoklu Kargo Firması ile Çalışmak

Tek bir kargo firmasına bağlı kalmak bazen operasyonel tıkanıklıklara yol açabilir. Her kargo firmasının güçlü ve zayıf olduğu bölgeler vardır. A firması Marmara Bölgesi’nde ertesi gün teslimat yaparken Doğu Anadolu'da zayıf kalabilir; B firması ise Doğu Anadolu Bölgesi’nde geniş bir şube ağına sahip olabilir. 

Sipariş yönetim sisteminize entegre edeceğiniz akıllı kargo yönlendirme yazılımı ile siparişin gideceği şehre ve paketin boyutuna göre en ucuz ve en hızlı kargo firmasını sistemin otomatik seçmesini sağlayarak gizli maliyetleri düşürebilirsiniz.

Depolama ve Fulfillment Hizmetleri

Gönderi hacminiz günlük 200-300 paketi aştığında depo kirası, paketleme personeli maaşları, koli masrafları ve iade yönetim süreçleri ciddi bir operasyonel yük haline gelir. Bu noktada fulfillment olarak bilinen üçüncü parti lojistik hizmeti veren şirketlerle anlaşabilirsiniz. 

Ürünlerinizi toptan olarak bu şirketlerin depolarına gönderirsiniz. Sitenizden bir sipariş geldiğinde fulfillment firması ürünü raflardan alır, sizin adınıza paketler ve kendi kargo anlaşmalarıyla müşteriye kargolar. Bu sayede tüm lojistik yükünden kurtulur, depolama maliyetlerini azaltabilirsiniz. 

Yakıt Giderlerini Yönetmek

Eğer e-ticaret ürünlerinizi kargo şubesine her gün kendi araçlarınızla bırakıyorsanız, kendi dağıtım filonuzu kurduysanız veya işletmeniz adına saha personelleriniz varsa ciddi bir akaryakıt gideriniz oluşacaktır. Bu tür tamamlayıcı lojistik operasyonlarında akaryakıt maliyetlerini ve muhasebe yükünü optimize etmek için kurumsal taşıt tanıma sistemlerini kullanmak oldukça avantajlıdır.

Multinet tarafından sunulan MultiPetrol akaryakıt kartı ve Shell Taşıt Tanıma Sistemi ile yakıt giderlerini yönetebilir, maliyetleri azaltabilirsiniz. 

• Araçlarınızın Türkiye genelindeki binlerce Shell istasyonunda araçtan inmeden ve nakit/kredi kartı kullanmadan pratik bir şekilde yakıt almasını sağlarsınız.
• Araç başına günlük, haftalık veya aylık litre bazında yakıt limitleri tanımlayarak şirket bütçenizi kontrol altında tutarsınız.
• Her yakıt alımında ayrı fiş toplamak yerine ayda sadece 3 defa kesilen toplu faturalar ile muhasebe ve operasyonel süreçlerinizi dijitalleştirirsiniz.

E-ticaret kargo anlaşmalarınıza ek olarak kendi lojistik ağınızdaki maliyetleri de optimize etmek için hemen MultiPetrol’e başvuru yapabilirsiniz. 

E-Ticaret Kargo Anlaşması Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Kargo anlaşmaları nasıl yapılır?

Kargo anlaşmaları, yasal olarak kurulmuş bir şirket (vergi levhası sahibi) adına çalışmak istenilen kargo firmasının bölge müdürlüğü ya da yetkili şubesi ile iletişime geçilerek yapılır. Gerekli belgeler teslim edildikten ve aylık gönderi hacmi ile ortalama desi üzerinden fiyat teklifi alındıktan sonra ticari sözleşme imzalanarak süreç tamamlanır.

Kargo anlaşmasında ücret ödenir mi?

Kargo firmaları ile sözleşme imzalamak veya bir anlaşma hesabı açtırmak için herhangi bir ön kayıt ücreti, aidat veya başvuru bedeli ödenmez. Anlaşma tamamen ücretsizdir, sadece gönderdiğiniz paketlerin taşıma bedelini ödersiniz. Bu ödemeyi, sözleşme ile belirlenen vadelerde genellikle haftalık veya aylık faturalandırmalarla yaparsınız.

Satıcı anlaşmalı kargo nedir?

Satıcı anlaşmalı kargo; sipariş edilen ürünün gönderim masraflarının satıcı olan e-ticaret sitesi sahibi tarafından kendi kurumsal kargo anlaşması üzerinden karşılandığı, alıcının teslimat sırasında herhangi bir kargo ücreti ödemediği modeldir. 

Kargo anlaşması yapmak için vergi levhası şart mı?

Evet, kargo firmaları ile doğrudan ticari/kurumsal bir anlaşma yapabilmeniz için yasal bir tüzel kişiliğe sahip olmanız ve bunu kanıtlayan bir vergi levhası sunmanız zorunluluktur. Kargo firması size kestiği faturaları bu vergi numarası üzerinden resmi olarak beyan eder.

Şahıs şirketi kargo anlaşması yapabilir mi?

Evet, şahıs şirketleri de kargo anlaşması yapabilir. Kargo firmaları açısından işletmenizin limitet, anonim veya şahıs şirketi olmasının bir önemi yoktur. Önemli olan resmi bir vergi mükellefi olmanız ve belirli bir kargo gönderim hacmine sahip olmanızdır. Yani bir şahıs şirketi kurarak kargo anlaşması başvurusu yapabilirsiniz.

Kargo anlaşması fiyatları neye göre belirlenir?

Fiyatlar temelde dört kritere göre belirlenir. Bunlardan biri aylık gönderi taahhüdüdür. Ne kadar çok kargo, o kadar düşük birim fiyat anlamına gelir. Paketlerinizin ortalama desisi veya kilogramı da fiyatı etkiler. Paketler büyüdükçe fiyat artar. Teslimat bölgesinin şehir içi olması fiyatı düşürür, mobil bölge olması ise yükseltir. Ayrıca kapıda ödeme, adresten alım, SMS bilgilendirmesi gibi ek hizmetler de fiyatı etkiler.

Uyarı: Multinet Blog’da yer alan içeriğin yalnızca bilgi verme amaçlı olduğunu, bilgilerin Multinet Blog’un hazırlanma tarihindeki bilgilere dayanarak hazırlandığını ve bilgilerin daha sonra değişebileceğini unutmayınız!