Etkili Zaman Yönetimi Nedir?

İş verimliliği, hem çalışanların hem de yöneticilerin başlıca hedefleri arasındadır. Az zamanda çok ve nitelikli iş yapmanın yolu ise zamanı etkin kullanmaktan geçer. İş yerinde zaman yönetimi, mesai saatleri içinde verimli çalışmayı sağlar. Zaman yönetimi, şirketlerin ve personelin performansını olumlu etkiler. Bu yazıda, iş yerinde zaman yönetimi için atılabilecek bazı adımları sunuyoruz

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, görevleri ve etkinlikleri organize ederek vakti verimli kullanma becerisidir. Planlama ve önceliklendirme gibi adımlar, sorumlulukların getirdiği stresi azaltır. İş yerinde zaman yönetimi ise kariyer yolculuğunda başarının anahtarlarından biridir ve şirketlerin işleyişi açısından da oldukça önemlidir. Verimliliği düşüren unsurları belirlemek ve görevleri önem sırasına göre yerine getirmek gibi adımlarla iş hayatında zaman yönetimini gerçekleştirebilirsiniz.

İş Hayatında Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?

İşletmeler ve çalışanlar için verimlilik son derece önemlidir. Şirketleri başarıya götüren verimlilik, performans, disiplin ve süreklilik gibi kavramlar için zaman yönetimi gerektirir. İş hayatında zaman yönetimi, görevlerin vaktinde ve istenilen nitelikte tamamlanmasını sağlar. Çalışma süreçlerinin daha akıcı ve düzenli ilerlemesine yardımcı olur. İş yerinde zaman yönetimi, organizasyonel hedeflere ulaşma, şirket içi eğitimlere ve etkinliklere vakit ayırma gibi birçok olumlu kazanımı da beraberinde getirir.

İş Hayatınızda Değerlendirebileceğiniz En Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?

Vaktinizi daha etkin kullanmak için zaman planlaması yapmanız faydalı olacaktır. İş yerinde zaman yönetimi için destek alabileceğiniz farklı yollar bulunur. Uzmanlar tarafından geliştirilen ve olumlu sonuçlar verdiği kanıtlanan zaman planlama teknikleri sayesinde iş verimliliğiniz artar. Ayrıca, mesai saatleri dışında çalışmaya devam etme ve günlük hayattan ödün verme gibi sorunlar da ortadan kalkar. En sık tercih edilen zaman yönetimi teknikleri; Eisenhower matrisi, Pomodoro ve Kanban yöntemleridir.

Verimliliği Artıran Pomodoro Tekniği

Pomodoro, odaklanma ve planlama becerilerini geliştirerek vakti verimli değerlendirmeyi sağlayan bir zaman yönetme tekniğidir. Francesco Cirillo tarafından geliştirilen Pomodoro tekniği, çalışma süresini belirli aralıklara bölme ve bu zaman dilimlerinde odağı koruma mantığına dayanır. Odaklanma vakti dolduğunda kısa molalar verebilirsiniz. Son derece pratik olan Pomodoro, iş yerinde zaman yönetimi için idealdir. Bu tekniğin uygulanışı ise şöyledir:

• Görev belirleme: Öncelikle tamamlamanız gereken görevi belirleyin. 
• Çalışma ortamını hazırlama: Çalışacağınız ortamda dikkat dağıtıcıların olmamasına özen gösterin.
• Zamanlayıcı başlatma: Zamanlayıcınızı 25 dakika olarak ayarlayın ve süreyi başlatın.
• Mola verme: İlk çalışma süresini tamamladıktan sonra 5 dakika mola verin.
• Döngüyü tekrarlama: Hedefe ulaşana kadar 25 dakika çalışma, 5 dakika mola döngüsünü tekrarlayın.
• Uzun mola verme: 25 dakikalık 4 çalışma periyodu, 1 pomodoro eder. Her pomodorunun ardından 15-20 dakika arası uzun mola verin.
• İlerlemeyi kaydetme: Tamamlanan işleri ve pomodoro sürelerini kaydederek geleceğe yönelik planlar yapın. 

İşlerinize odaklanmakta zorluk yaşıyorsanız bu zaman planlama yönteminden yararlanabilirsiniz. Pomodoro tekniğinde verilen molalar oldukça önemlidir. Bu molalarda açık alanda temiz hava alabilir ve esneme hareketleri yapabilirsiniz. 

Öncelikleri Belirlemeye Dayalı Eisenhower Matrisi

Eisenhower matrisi, iş yerinde zaman yönetimi için tercih edilen bir diğer tekniktir. Eski ABD başkanı Dwight D. Eisenhower’ın çalışma disiplininden yola çıkılan bu yöntemde üretkenliği artırmak başlıca amaçtır. İlk olarak yapılacak işleri aciliyet ve önem durumuna göre sıralamak gerekir. Etkili zaman yönetimi teknikleri arasındaki bu matris için baz alınan şablonu ve bileşenleri aşağıda görebilirsiniz. 

Eisenhower Matrisi	Acil	Acil değil
Önemli	İlk önce yapılacak işler	İleri bir tarihte yapılması gereken işler
Önemli değil	Başka birine devredilmesi gereken işler	Listeden silinecek ve yapılmayacak işler

İş yerinde zaman yönetimi için bu tekniği kullanmak istiyorsanız bir yapılacaklar listenizin olması önemlidir. Bu listede görevlerin teslim tarihi ve niteliği mutlaka yer almalıdır. Böylelikle sorumlulukları, aciliyet ve önem sırasına göre birbirinden ayırabilirsiniz. 

Japon Çalışma Disiplinine Dayanan Kanban Tekniği

Kanban tekniği, iş süreçlerinin görsel ögelerle organize edilmesini sağlayan bir zaman yönetim şeklidir. Japon otomobil devi Toyota’nın “Just in Time” yani “tam zamanında” üretim felsefesinden yola çıkar. Japonca’da “iş kartı” anlamına gelen Kanban, iş akışını panolara eklenen notlar ve diğer görsel unsurlarla yönetmeye yardımcı olur. Bu tekniğin temel prensipleri şunlardır:

• İşler, panolarda temsili kartlarla ve notlarla görsel olarak yer alır. 
• Departmanlar ve pozisyonlar itibarıyla ayrılan görev dağılımları sayesinde tüm ekip iş akışının hangi aşamada olduğunu görür. 
• Her aşamada yapılabilecek iş miktarı ve zamanı belirlendiği için yığılma olmaz.
• İş akışı önceliklendirildiği için acil ve önemli sorumluluklar aksamaz.
• Düzenli geri bildirimlerle iş akışını optimize etmek ve daha verimli hâle getirmek mümkün olur. 

Kanban tekniği, iş akışını online olarak yöneten şirketler için idealdir. Zira bu tekniğin temelini oluşturan panoları sunan çok sayıda uygulama bulunur. İş yerinde zaman yönetimini etkin kılmak için dijital panolarda ekipçe çalışabilirsiniz. 

Etkili Zaman Yönetimini Geliştirmek için Neler Yapılabilir?

İşletmelerde zaman yönetimi için izlenebilecek farklı yollar bulunur. Öncelikle işleri, acillik ve önem durumuna göre sıralamanız gerekir. Bu sayede kritik noktaları gözden kaçırmayı engelleyebilirsiniz. Ardından sıra, belirli periyotlara göre planlamaya gelir. Günlük, haftalık ve aylık planlama sayesinde hem kısa hem uzun vadede rahat edebilirsiniz. Zamanı verimli kullanmak için yapılabilecekler arasında çizelgeler de yer alır. Her detaya yer veren zaman çizelgeleriyle kişisel hayat ve iş dengenizi koruyabilirsiniz. 

ABC Yaklaşımı ile Önceliklerinizi Belirleyin

ABC yaklaşımı, görevleri önceliklendirmek için kullanılan bir zaman yönetimi prensibidir. Bu zaman planlama yolunda önem derecesine göre her harfe farklı görevler atanmalıdır. Aşağıda ABC yaklaşımıyla önceliklerinizi nasıl belirleyeceğinizi görebilirsiniz. 

• A Görevleri: Hemen tamamlanması gereken, kritik nitelikteki görevlerdir. Buna örnek olarak acil müşteri talepleri ve yakın teslimli projeler gösterilebilir. 
• B Görevleri: Önemli, ancak tamamlanması için yeterli zaman olan işlerdir. Rapor hazırlamak, toplantı planlamak ve projeyi sürdürmek gibi uzun vadeli görevler bu kapsamdadır.
• C Görevleri: Nispeten daha az acil ve önemli olan görevlerdir. Dosya düzenlemesi ve aylık raporlama gibi ertelenmesinde sakınca olmayan işlerdir. 

Özetle, ABC yaklaşımında görev sıralaması öncelik sırasına göre ilerler. Bu yaklaşımla önemli ve acil işlere daha fazla zaman ayırmak mümkün olur. Ayrıca işlerin yığılması ve buna bağlı olarak meydana gelen stres gibi sorunlar da ortadan kalkar. 

Günlük, Haftalık ve Aylık Planlamalarınızı Gerçekleştirin

İş hayatında zaman organizasyonunu, farklı periyotlarda yapmanız oldukça önemlidir. Günlük, haftalık ve aylık planlamalar sayesinde küçük adımlarla büyük hedeflere ulaşabilirsiniz. Öncelikle bir iş gününde ne kadar yol katettiğinizi görebilir, bu değerlendirmeye göre uzun vadeli hedefler belirleyebilirsiniz. Ardından sıra, haftalık planlamaya gelir. Sorumlulukları haftalara bölmek, iş yükünü hafifletmenize yardımcı olur. Aylık planlama ise uzun süreli hedeflere yaklaşmanızı sağlar. Ay sonunda performansınızı değerlendirebilir, geliştirilmesi gereken noktalara odaklanabilirsiniz.  

Görevlerinizi Zaman Çizelgeleriyle Yönetin

Belirli bir sürede tamamlanacak görevler için zaman çizelgesi oluşturabilirsiniz. Zaman çizelgesi, işleri organize ve takip etmeye destek verir. Bu kapsamda izlenecek adımlar şunlardır:

• Zaman çizelgesiyle yönetmek istediğiniz görevleri seçin.
• Her görev için makul bir zaman aralığı tespit edin.
• Görevin başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyin. 
• Öncelik sırasına göre bir çizelge oluşturun.
• Oluşturduğunuz çizelgeyi düzenli aralıklarla kontrol edin.

Zaman çizelgesinde kronolojik sıralama son derece önemlidir. İşlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini yanlış belirlediğinizde zaman yönetiminiz aksayabilir. Bunu önlemek için çizelge oluşturmadan önce işlerinizi, teslim tarihlerine göre sıralayabilirsiniz. 

Kişisel ve İş Önceliklerini Dengede Tutun

Kişisel hayat ve çalışma dengesi, iş yerinde zaman yönetiminde kritik bir rol oynar. Plansız çalıştığınızda görevlerinizi vaktinde yerine getirmekte zorlanabilirsiniz. Durum böyle olunca iş stresinizin artması ve motivasyon kaybı yaşamanız muhtemeldir. Verimlilik ve performansı olumsuz etkileyen bu durumları önlemek için çalışma saatleri içinde sadece işinize odaklanabilirsiniz. Bu sayede işlerinizi zamanında bitirmeniz mümkün olur. Ayrıca kişisel hayatınızda sorumluluklarınızdan uzaklaşmanızı sağlayan aktiviteler yaparak motivasyonunuzu koruyabilirsiniz.  

Zamanınızı Etkin Kullanmayı Engelleyen Faktörler Nelerdir?

Zamanı etkin kullanmayı engelleyen faktörlerin başında planlama eksikliği gelir. Görev planlaması yapmadığınızda biriken işlerden dolayı stres yaşayabilirsiniz. Bu durum, işlerinizin kalitesine ve günlük hayatınıza da yansır. Vakit hırsızları olarak nitelendirilen bazı unsurlar şunlardır:

• Gereksiz telefon görüşmeleri, toplantılar ve e-posta trafiği
• Alışkanlık hâline gelen erteleme eğilimi
• Kapasiteyi aşan iş yükü
• Gürültülü ve düzensiz çalışma ortamı
• Mükemmeliyetçi bakış açısıyla yavaş ilerleme

Bunların yanı sıra işleri önceliklendirmemek de zaman yönetimini olumsuz etkiler. Acil ve önemli olmayan işlere gereğinden fazla zaman ayırdığınızda kritik sorumluluklar gözden kaçabilir. Bu durumda hem verimliliğiniz hem de işlerinizin kalitesi azalır. 

Multinet Up Hizmetleri ile Çalışanların Verimliliğini Artırın!

Çalışan verimliliğini artırarak işletmenizi başarıya götürebilirsiniz. Multinet Up, personellerinizin motivasyonunu ve bağlılığını artıracak çözümler getirir. Dilerseniz 35.000’i aşkın noktada geçerli MultiGift kurumsal hediye kartıyla çalışanlarınıza giyimden gıdaya pek çok imkân sunabilirsiniz. Bu kartla özel günleri hediyelerle; performans artışlarını ise ödüllerle kutlamanız mümkün olur. Ayrıca %45’e varan vergi avantajı da sizi bekler. Multinet Up ile çalışanlarınıza esneklik, firmanız için tasarruf sağlayabilirsiniz.