Kimlik Bildirim Sistemi Nedir? Kimlik Bildirimi Nasıl Yapılır?

Oteller, pansiyonlar, moteller, günlük kiralanan evler, kamp alanları, huzurevleri ve dinlenme evleri gibi konaklama yapılan yerlerde hem yerli hem de yabancı kişilerin giriş, çıkış ve konaklama durumlarının kayıt altına alınmasına kimlik bildirimi denir. Kimlik bildirimi aynı zamanda iş yerlerinin çalışanları için de zorunludur. Peki, kolluk kuvvetlerinin güvenliği sağlamasına yardımcı olmak amacıyla gerçekleşen bu uygulamada kullanılan Kimlik Bildirimi Sistemi nedir, kimlere ve nasıl uygulanır, bildirimde bulunulmaması halinde cezai yaptırımlar nelerdir?

Kimlik Bildirimi Sistemi Nedir?

1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’nun kapsamına göre işletme ve konaklama yerlerinde çalışan personel ve konaklayan kişilerin kimlik bilgileri, jandarma veya polis gibi kolluk kuvvetlerine bildirilir. Bu işleme kimlik bildirimi, bu amaçla kullanılan uygulamaya ise Kimlik Bildirimi Sistemi adı verilir.

Kimlik bildirimi, işletmenin sorumlu kişisi veya iş yeri sahibi tarafından kimlik bildirme belgesi ile 3 gün içerisinde yapılmalıdır. Bildirim belgesi, ilgili kişilerin kimlik bilgilerini içerecek şekilde doldurulur ve mahalle veya köy muhtarlığı tarafından onaylanır. Onay işleminin ardından ise kolluk birimlerine teslim edilmelidir. 

2020 yılında yapılan değişiklik ile çalışan kimlik bildirimi internet üzerinden yapılabilir. Bu işlem sırasında kolluk kuvvetlerine bilgi verilmesi yeterlidir. Muhtarlık onayı süreci, kolluk kuvvetleri tarafından yapılır. 

Otel ve pansiyon gibi konaklama yerleri ile sosyal tesisler için ayrıca bilgisayar bulundurma ve giriş ile ayrılış tarihlerini günü gününe tutmak zorunludur. Yasaya göre bilgisayar aracılığı ile işletmeler, tüm bilgileri kayıt altına alıp ilgili polis veya jandarma karakoluna bilgi akışı sağlamalıdır. Bu süreç genellikle anlık karakol bildirimi şeklinde de adlandırılır. 

Çalışan Kimlik Bildirimi Nasıl Yapılır?

Bir işyerinde yeni çalışmaya başlayacak her personel için işletme sahibinin çalışan kimlik bildiriminde bulunması gerekmektedir.

Bu bildirim için bazı belgelerin toplanması ve onaylatılması ardından ilgili kurum ve kişilere teslim edilmesi ile çalışan kimlik bildirimi gerçekleştirilmiş olur.

Çalışan kimlik bildiriminde bulunurken hem İşletici Kimlik Bildirme Belgesi hem de Çalışan Kimlik Bildirme Belgesi doldurulmalı ve başvuru bu belgeler aracılığı ile sağlanmalıdır. Belgelere ek olarak gerçek ve tüzel kişiler için istenen diğer evraklar da iletilmelidir.

İstenen evraklar;

• Gerçek Kişiler İçin Kimlik Bildirimi Evrakları

- İşyeri açma çalıştırma belgesi (Ruhsat)

- Vergi levhası

- Nüfus cüzdan fotokopisi

- Sistem kullanıcısı kayıt formu

- Dilekçe

- Sorumlu işletici bildirme belgesi

• Tüzel Kişiler İçin Kimlik Bildirimi Evrakları

- İşyeri açma çalıştırma belgesi (Ruhsat)

- Vergi levhası

- Nüfus cüzdan fotokopisi

- Sistem kullanıcısı kayıt formu

- Dilekçe

- Sorumlu işletici bildirme belgesi

- İmza sirküleri

olarak listelenmektedir.

Evraklar ve gerekli belgeler ile bulunulan bölgedeki karakola veya yetkili jandarma ise jandarma komutanlığına başvuru sağlanır. Başvuru sonrasında iş yeri sahibinin belirtmiş olduğu e-posta adresine online sisteme giriş sağlayabilmeleri için bir şifre gönderilir. Kimlik Bildirim Sistemi’nde bu şifre ile giriş yapılarak tüm çalışan kimlik bildirimi işlemleri gerçekleştirilebilir. 

Çalışanların kimlik bildirimi yapıldıktan sonra kimlik bildirim belgesinin bir nüshası personel özlük dosyasına eklenmelidir. Çalışan kimlik bildirimi hem işe girişlerde hem de işten ayrılma durumlarında yapılmak zorundadır.

Çalışan Kimlik Bildirimi Artık Online Olarak Yapılabiliyor

25 Mart 2020 tarihinde 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’nun 6. maddesine eklenen ek fıkra ile çalışan kimlik bildirimlerine yönelik başvuruların online olarak gerçekleştirilebileceği bilgisi paylaşılmıştır:

“Bu bildirimler sorumlu işleticiler tarafından, yukarıda belirtilen süre içerisinde genel kolluk kuvvetlerine elektronik ortamda da yapılabilir. Bildirimlerin elektronik ortamda yapılması durumunda üçüncü fıkra hükmü uygulanmaz. Bu fıkra kapsamında elektronik ortamda yapılan bildirimler, genel kolluk tarafından köy ve mahalle muhtarları ile paylaşılır.”

Bu maddeye göre önceden kimlik bildirim belgelerinin köy ve mahalle muhtarlıklarında onaylatılması ardından ilgili bölgenin yetkili kolluk birimlerine teslim edilmesi gerekirken online sisteme geçiş ile sadece kolluk birimlerine teslim edilmesi yeterli olmaktadır. Köy ve mahalle muhtarlıkları ile bilgi paylaşımını kolluk birimleri gerçekleştirmektedir.

Çalışan Kimlik Bildirimi Yapılmamasının Cezası Var Mı?

İş yerlerinin kimlik bildirimi bulunmayan personel çalıştırılmasına izin verilmemektedir. 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’na göre çalışan kimlik bildirimi yapılmaması halinde işletmelere cezai yaptırımlar uygulanmaktadır. 

Ancak burada bir ayrım söz konusudur. 1774 sayılı Kimlik Bilgilendirme Kanunu’nun 2. maddesinde yer alan “Otel, motel, han, pansiyon, bekar odaları, günübirlik kiralanan evler, kamp, kamping, tatil köyü ve benzeri her türlü, özel veya resmi konaklama yerleri ile özel sağlık müesseseleri, dinlenme ve huzur evleri, dini ve hayır kurumlarının sosyal tesisler” gibi kurumların çalışanlarını bildirmemeleri durumunda yüksek bir ceza ile karşılaşırlar. 

2. madde dışında kalanlar için ise ceza daha cüzi bir miktardır. 

2022 yılı kimlik bildirmeme cezaları şöyle sıralanır: 

• 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’nun 2. maddesinde yer alan işletmelerin çalışanların kimlik bilgilerini iletilmemesi durumunda ceza 1.171 TL’dir. 
• Kanun’un 2. maddesinde sıralanan işletmelerden biri olup KBS sistemine dahil olmamanın cezası 26.786 TL’dir. 
• Kanun’un 2. maddesine sıralanan işletmelerden biri olup KBS sistemine anlık veri göndermeme veya gerçeğe aykırı kayıt tutmanın cezası 28.279 TL’dir. 
• 2. madde dışında kalan işletmeler için ise ceza 76 TL’dir. 
• Kimlik bilgilendirme belgesinde gerçeğe aykırı beyanda bulunmanın cezası ise 457 TL’dir. 

Kısaca özetlemek gerekirse çalışanların kimliğini bildirmek zorunludur. Ancak otel gibi işletmeler için bu durum çok daha önemlidir. Aksi takdirde çok ciddi cezalarla karşılaşabilirler. Kanun’un 2. maddesi dışında kalan işletmeler için ise ceza tutarı düşüktür. Ancak çalışan sayısı fazlaysa ceza yekün olarak ödenecek ücret artacaktır.