Özlük Dosyası Nedir ve Nasıl Hazırlanmalıdır?

İşverenlerin, çalışanlarına dair bazı bilgileri ellerinde bulundurması yasal olarak zorunlu bir uygulamadır. Personellerle ilgili olan bu bilgiler, işçilerin sigorta işlemleri sırasında kullanılır. Böylece hem çalışan hem de işveren için geçerli olan vergi ödemelerinde herhangi bir aksaklık yaşanmaz. Söz konusu işlemlerin eksiksiz bir şekilde yapılabilmesi için de özlük dosyasına ihtiyaç duyulur. 

Özlük dosyası için gerekli evrakın temin edilmesini sağlamak, düzenli bir şekilde ve güncel olarak saklamak insan kaynakları departmanının en önemli görevlerinden biridir. İşe başlayacak olan her personele özlük dosyası oluşturulur. Sadece işe yeni girişte değil, personel için işe devam ettiği sürece özlük dosyası için gerekli evrakın güncellenmesi ve takibi devam eder. Multinet Up’ın bu yazısında özlük dosyasına ve nasıl hazırlanması gerektiğine dair bilgiler paylaştık.

Personel Özlük Dosyası Nedir?

Çalışmaya yeni başlayan bireylerden, işe giriş sürecinde bazı belgeleri teslim etmesi beklenir. İşe başlanan kurum tarafından istenen bu belgeler, şirketlerin çalışma alanlarına ve sistemlerine göre farklılık gösterir. Örneğin bazı işyerleri için sağlık raporu yeterlidir. Ancak kimi kurumlar çalışanlarından daha detaylı sağlık tetkikleri talep edebilir. Çalışanlar, şirketin istediği tüm belgeleri işe başladıkları gün teslim ederler. İşçilerle ilgili özel bilgilerin bulunduğu bu dosya ise personel özlük dosyası olarak adlandırılır. 

Personel veya diğer adıyla işçi özlük dosyası, küçük ya da büyük fark etmeksizin tüm şirketlerde kullanılan bir sistemdir. İşverenler, yasal düzenlemelerle belirlenmiş bu uygulama kapsamında, çalışanlarına ait bilgileri dosyalamak zorundadır. Özlük dosyasında çalışanın ikametgâh belgesi, kimlik fotokopisi ve adli sicil kaydı gibi evrak bulunur. Ayrıca bu dosyada sadece çalışana ait bilgiler yer almaz. Bunların dışında yine işverenin yasal olarak bulundurması zorunlu olan birtakım belgeler de söz konusu dosyada saklanır. 

Personel özlük dosyası yönetmeliği 4857 sayılı Türk İş Kanunu, 75. maddede; “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” şeklinde belirtilmiştir. Özlük dosyası çalışanın o iş yerinde çalıştığının, işçinin çalıştığı süre boyunca işverenle kurduğu iş ilişkisiyle alakalı oluşturulan her evrak, yazışmayı içeren belgelerden oluşmaktadır. Çalışanın işiyle alakalı her hareketin her değişikliğin belgelendiği bir kayıt dosyasıdır.

Özlük Dosyasının Saklanma Süresi Ne Kadardır?

Özlük dosyası saklama süresi işverenlerin hassasiyetle yaklaşması gereken bir konudur. Hem işveren hem de insan kaynakları personeli söz konusu dosyayı kaç yıl saklayacağını bilmelidir. Bu noktada iş kanunda özlük dosyasının saklanma süresi ile ilgili herhangi bir madde yer almaz. Ancak bu süre vergi uygulamaları kapsamında 5 yıl olarak belirlenmiştir. Ayrıca SGK bakımından da 10 yıl saklanması zorunludur. İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları gereği ise özlük dosyasının 15 yıl saklanması gerekir.

Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası Nedir?

Her işveren, çalışanlarıyla ilgili bilgiler içeren özlük dosyası tutmakla mükelleftir. 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi işçi özlük dosyasının düzenlenmesiyle ilgilidir. Bahsi geçen kanunun 104. maddesinde ise işverenin çalışan için herhangi bir özlük dosyası tutmaması durumunda idari para cezasına çarptırılacağı belirtilir. 4857 Sayılı İş Kanunu 104. maddesinde ‘’75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76 ncı

maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline

idari para cezası verilir.’’ ifadesi yer alır. İşçi özlük dosyası cezası 2023 yılı itibarıyla 9.303,00 TL olarak belirlenmiştir.

Personel Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?

Özlük dosyası evrakı, çoğunlukla şirketlerin insan kaynakları departmanında çalışan personel tarafından tutulur. İlgili departman işe yeni giren çalışandan şirketin sistemine ve faaliyet alanına uygun olarak bazı belgeleri teslim etmesini talep eder. Özlük dosyası içeriğine uygun olarak teslim alınan belgelerin eksiksiz olması gerekir. 

Özlük dosyasının standart bir formatı bulunmaz. Şirket, söz konusu dosyanın formatına ve içeriğine kendisi karar verebilir. Özlük dosyası hazırlama işlemi sırasında dikkat edilmesi gereken konu, şirketin talep ettiği belgelerin ve bilgilerin eksiksiz bir şekilde sağlanmış olmasıdır. 

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanmalıdır?

Personel özlük dosyası her işçi için ayrı ayrı hazırlanır. Bu noktada ilk olarak dikkat edilmesi gereken personelin gerekli belgeleri teslim etmesidir. Ayrıca işe alım yapan kurumun, özlük dosyasında bulunması gerekenlerin eksiksiz teslim edilip edilmediğini kontrol etmesi gerekir. Özlük dosyası hazırlama ise şu şekilde gerçekleşir:

• Departmanlara ait tüm çalışanlar için birer klasör açılır ve bu klasörün başlığına personelin “Adı Soyadı” yazılır.
• Dosyasına eklenmesi gereken evrakın bir listesi çıkarılır ve liste sıralaması her personel için aynı şekilde takip edilir.
• Her klasöre evrak için kontrol ve takip çizelgesi düzenlenir. İşe devam ederken ve işten ayrılma durumuna göre bulunması gereken evrak eklenir. İş kanununda bir şekil şartı belirtilmemiştir.
• Kırtasiyelerden alınacak herhangi bir dosya veya klasörle özlük dosyası oluşturulabilir. Buna karşın özlük dosyası tutulması zorunludur ve eksik evrak idari para cezasına neden olabilir.

Personel özlük dosyası hazırlanırken standart bir formata uyma zorunluluğu bulunmaz. Şirketler kendi sistemlerine göre farklı formatlarda özlük dosyası hazırlayabilir. Ancak yine bu noktada dikkat edilmesi gereken her personel için istenen belgelerin eksiksiz olmasıdır. Hata payını minimuma düşürmek için gerekli belgeler listesi ve şablonu oluşturabilirsiniz. 

Özlük Dosyası Nereye Verilmelidir?

Özlük dosyası şirketlerin insan kaynakları birimlerinde saklanır. Söz konusu dosyanın, işçi hakkında bilgiler içermesi sebebiyle hukuka uygun olarak muhafaza edilmesi önemlidir. Bu noktada ilgili dosya, yetkili olmayan kişilerin ve diğer işçilerin göremeyeceği şekilde saklanmalıdır. Buna ek olarak özlük dosyasının herhangi bir denetleme durumunda matbu olarak ibraz edilmesi gerekir. İlgili dosyanın bir kopyası gerçek ortamda ve ıslak imzalı şekilde tutulmalıdır. 

Personel Özlük İşlemlerinin Kapsamına Neler Girer?

Personel özlük dosyası hazırlama işlemleri; bireyin işe giriş, çalışma ve ayrılma süreçlerinin tamamını kapsar. İşveren kurum, özlük dosyasını sadece iş başlangıcı için düzenlemez. Personelin, kurumda çalışmaya devam ettiği süre boyunca bu dosyanın sürekli olarak takip edilmesi gerekir. Dosyada yer alan bilgilerin ve belgelerin gerektiği durumlarda güncellenmesi son derece önemlidir. 

Personel Özlük Dosyasında Hangi Evrak Olmalıdır?

Personel özlük dosyasında şirketin faaliyet alanına göre farklı evrak yer alır. İşe yeni başlayan elemanın özgeçmişi, vesikalık fotoğrafı, nüfus kayıt örneği ve ikametgâh belgesi gibi evrak söz konusu dosyada yer alır. Personel sicil dosyasında olması gereken evrak ise genel anlamda şu şekilde sıralanır:

• Özgeçmiş
• İş başvuru formu
• İş başı eğitim formu / oryantasyon formu
• 2 adet vesikalık fotoğraf
• Nüfus cüzdanı fotokopisi
• Nüfus kayıt örneği
• İkametgâh belgesi
• Diplomaların fotokopisi
• Adli sicil kaydı
• Sağlık raporu
• İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi
• Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
• Evli personelin eşinin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri
• Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
• SGK işe giriş bildirgesi
• Kan grubu kartı

İşe yeni başlayan çalışanın sigorta başlangıç işlemlerinin eksiksiz bir şekilde yapılması adına şirket tarafından istenen belgelerin kuruma ibraz edilmesi gerekir. Kurumun insan kaynakları departmanı gerekli evrakı düzenli bir şekilde dosyalar. Personel özlük dosyası örneği şirketin kendi sistemine bağlı olarak değişiklik gösterir. 

Özel Durumlarda Olması Gereken Belgeler

Özlük dosyasında bulunması gereken evrak bazı özel durumlarda değişiklik gösterir. Çalışanın 18 yaşının altında olması, teşvikten faydalanması veya engellilik ödeneği alması gibi hâller bu özel durumlara örnek olarak gösterilebilir. Özel durumlar söz konusu olduğunda personel özlük dosyasında yer alması gereken belgelerin listesi şu şekildedir:

• Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
• Engelli ise sakatlık raporunun aslı veya kopyası
• 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
• Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
• Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
• Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi

Çalışanın işe giriş işlemleri sırasında özel durumlarını kuruma bildirmesi gerekir. Yaş, engellilik, yabancı uyruklu veya eski hükümlü olma gibi durumların tümünün belgelendirilmesi önemlidir. İşveren, bu tip özel durumları göz önünde bulundurarak özlük dosyası için gerekli belgeleri çalışandan talep etmelidir. 

Çalışanın İşe Devam Ettiği Sürece Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler

Özlük dosyası personelin sadece işe giriş döneminde değil çalıştığı süre boyunca önem arz eder. Bu durumdan kaynaklı olarak çalışanın işe devam ettiği süre boyunca özlük dosyasında yer alan belgelerin güncellenmesi gerekir. Personelin çalışma döneminde söz konusu dosyada bulunması gereken evrak şöyledir:

• İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
• Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
• İş kazası raporları
• Geçici transfer için çalışanın onay belgesi
• Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri
• Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu
• Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları
• Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
• İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
• Performans değerlendirme formları
• Ücretin kesilmesi ve neden belgesi
• Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi gibi ilgili yazılar

İzinler, kaza raporları, imzalı bordrolar, terfi yazıları gibi pek çok resmî evrak özlük dosyasında yer almalıdır. Personelin işe devam ettiği süre boyunca dosyasına eklenmesi gereken belgelerin de tıpkı işe girişte olduğu gibi eksiksiz olması son derece önemlidir. 

Çalışanın İşinin Niteliğine Göre Bulunması Gereken Evrak

Personel özlük dosyası her çalışan için ayrı ayrı ve özel olarak hazırlanır. Bu bağlamda çalışanın iş birimi ve niteliği dosyadaki belgelerin değişmesini gerektirir. Sağlık raporu, mesai bilgileri, sürücü belgesi gibi evrak ilgili dosyada yer bulur. Personelin işinin niteliğine göre olması gereken belgeler şunlardır:

• Çalışanların vardiya halinde çalışması durumunda çalışma saatlerini gösteren vardiya çizelgesi
• Periyodik yapılması gereken tıbbi sağlık raporları
• Ağır ve tehlikeli işlerde çalışanlar için bilgi listesi
• Çalışan fazla mesai onay belgesi 
• Herhangi bir ekipmanın çalışanlara teslim edildiğine dair zimmet belgesi
• Sürücü olarak çalışanlar için sürücü belgesi 
• İşin niteliğine uygun tıbbi muayene raporları

Çalışılan işin niteliği özlük bilgilerinin yer aldığı dosyanın içeriğini değiştirir. Örneğin makine ve ekipman kullanımının gerekli olduğu iş alanlarında personelden sertifika istenebilir. Bu tip özel koşulları göz önünde bulundurarak söz konusu dosyanın içeriğinin belirlenmesi önemlidir.

Çalışanın İşten Ayrılması Durumunda Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Belgeler

Personelle ilgili özlük bilgilerinin bulunduğu dosyanın kişinin hem çalıştığı hem de işten ayrıldığı dönemlerde saklanması önemlidir. Bu durum göz önünde bulundurularak işten ayrılan personelin özlük dosyasına eklenmesi gereken bazı belgeler bulunur. İlgili evrak ise şu şekilde sıralanır:

• İstifa dilekçesi
• Kıdem tazminatı ve ihbar tazminatı bordroları
• SGK kayıt silme-işten ayrılma bildirimi
• İbraname
• Haklı fesih sebebi olması durumunda delil evrak
• Noterden gönderilen bildirimler
• Hizmet belgesi
• İhbarname
• Fesih bildirimi

Personel işten ayrılırken özlük bilgilerinin bulunduğu dosyaya eklenen belgeler insan kaynakları departmanında saklanır. İstifa dilekçesi, ihbarname ve SGK işten ayrılma bildirimi gibi önemli evrakın dosyada yer alması önemlidir. Bu belgeler çalışanın işten ayrılmasıyla ilgili herhangi bir hukuki durum için muhafaza edilir. 

Özlük Dosyasındaki Belge ve Kayıtların Hukuki Dayanakları Nelerdir?

Personel özlük dosyasında bulunan belgelerin ve kayıtların hukuki dayanağı 4857 Sayılı İş Kanunu’na göre belirlenir. İlgili kanunda ‘’İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.’’ ifadesi bulunur. Kanunun yanı sıra özel nitelikteki mevzuatlar da özlük dosyasının hukuki dayanağını oluşturur. Bu noktada Toplu İş ve Sosyal Güvenlik mevzuatlarına bağlı kalınarak işlem yapılır.

İnsan kaynakları ve iş yaşamı ilgili çeşitli bilgiler içeren diğer yazılarımıza Multinet Up Blog sayfasından ulaşabilirsiniz.

Multinet Up Blog’da yer alan içeriğin yalnızca bilgi verme amaçlı olduğunu, hukuki görüş ve tavsiye içermediğini, bilgilerin Multinet Up Blog’un hazırlanma tarihindeki mevzuata dayalı olduğunu ve zamanla mevzuat değişiklikleri ile ilgili kurumların görüşleri çerçevesinde güncelliğini yitirmiş olabileceğini bildiririz.