Multinet UP Editör

Yazar:

Multinet UP

Editör

04.01.2021
5 Dakika Okuma Süresi

Özlük Dosyası Nedir ve Nasıl Hazırlanmalıdır?

Özlük dosyası için gerekli evrakların temin edilmesini sağlamak, düzenli bir şekilde ve güncel olarak saklamak insan kaynakları departmanının en önemli görevlerinden biridir. İşe başlayacak olan her personele özlük dosyası oluşturulur. Sadece işe yeni girişte değil, personel için işe devam ettiği sürece özlük dosyası için gerekli evrakların güncellenmesi ve takibi devam eder. Multinet Up’ın bu yazısında özlük dosyasına ve nasıl hazırlanması gerektiğine dair bilgiler paylaştık.

Personel Özlük Dosyası Nedir?

4857 sayılı Türk iş kanunu, 75. maddede; “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler.

İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” ifadesi yer alır.

Özlük dosyası çalışanın o iş yerinde çalıştığının, işçinin çalıştığı süre boyunca işverenle kurduğu iş ilişkisiyle alakalı oluşturulan her evrak, yazışmayı içeren belgelerden oluşmaktadır. 

Çalışanın işiyle alakalı her hareketin her değişikliğin belgelendiği bir kayıt dosyasıdır.
 

MultiGift hediye kartıyla vergi avantajı sağlayarak çalışanlarınızı ödüllendirmek için hemen bilgilerinizi bırakın, MultiGift ayrıcalıklarını öğrenin.

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanmalıdır?

Departmanlara ait tüm çalışanlar için birer klasör açılır ve bu klasörün başlığına personelin “Adı Soyadı” yazılır.

Dosyasına eklenmesi gereken evrakların bir listesi çıkarılır ve liste sıralaması her personel için aynı şekilde takip edilir.

Her klasöre evraklar için kontrol ve takip çizelgesi düzenlenir. İşe devam ederken ve işten ayrılma durumuna göre bulunması gereken evraklar eklenir. İş kanununda bir şekil şartı belirtilmemiştir.

Kırtasiyelerden alınacak herhangi bir dosya veya klasörle özlük dosyası oluşturulabilir. Buna karşın özlük dosyası tutulması zorunludur ve eksik evraklar idari para cezasına neden olabilir.

Personel Özlük Dosyasında Hangi Evraklar Olmalıdır?

  • Özgeçmiş
  • İş başvuru formu
  • İş başı eğitim formu / oryantasyon formu
  • 2 adet vesikalık fotoğraf
  • Nüfus cüzdanı fotokopisi
  • Nüfus kayıt örneği
  • İkametgâh belgesi
  • Diplomaların fotokopisi
  • Adli sicil kaydı
  • Sağlık raporu
  • İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi
  • Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
  • Evli personelin eşinin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri
  • Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
  • SGK işe giriş bildirgesi
  • Kan grubu kartı

Özel Durumlarda Olması Gereken Belgeler

  • Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
  • Engelli ise sakatlık raporunun aslı veya kopyası
  • 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
  • Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
  • Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
  • Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi

Çalışanın İşe Devam Ettiği Sürece Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler

  • İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
  • Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
  • İş kazası raporları
  • Geçici transfer için çalışanın onay belgesi
  • Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri
  • Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu
  • Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları
  • Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
  • İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
  • Performans değerlendirme formları
  • Ücretin kesilmesi ve neden belgesi
  • Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi gibi ilgili yazılar

Çalışanın İşinin Niteliğine Göre Bulunması Gereken Evraklar

  • Çalışanların vardiya halinde çalışması durumunda çalışma saatlerini gösteren vardiya çizelgesi
  • Periyodik yapılması gereken tıbbi sağlık raporları
  • Ağır ve tehlikeli işlerde çalışanlar için bilgi listesi
  • Çalışan fazla mesai onay belgesi 
  • Herhangi bir ekipmanın çalışanlara teslim edildiğine dair zimmet belgesi
  • Sürücü olarak çalışanlar için sürücü belgesi 
  • İşin niteliğine uygun tıbbi muayene raporları

Çalışanın İşten Ayrılması Durumunda Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Belgeler

  • İstifa dilekçesi
  • Kıdem tazminatı ve ihbar tazminatı bordroları
  • SGK kayıt silme-işten ayrılma bildirimi
  • İbraname
  • Haklı fesih sebebi olması durumunda delil evrak
  • Noterden gönderilen bildirimler
  • Hizmet belgesi
  • İhbarname
  • Fesih bildirimi

İnsan kaynakları ve iş yaşamı ilgili çeşitli bilgiler içeren diğer yazılarımıza Multinet Up Blog sayfasından ulaşabilirsiniz.
 

Submitted bygamzegulden.sigircion04.01.2021

Şirketinizin ihtiyacına uygun çözümlerimizden faydalanmak için tıklayın

Teklif İste
Yukarı Çık