E-Serbest Meslek Makbuzu Ne İşe Yarar?

Makbuz, mal ve hizmet satışlarından doğan ödemenin alındığını gösteren evraktır. İşletmelerin tahsilat sürecinin sona erdiğini belirten bu belgeyi düzenlemesi zorunludur. Diğer tüm ticari faaliyette bulunanlar gibi serbest meslek mensupları da satış işlemlerinin ardından yaptığı tahsilatı makbuzla belgeler. Bu işlemin elektronik ortamda yapılmasını ifade eden e-Serbest Meslek Makbuzuna dair detayları yazının devamından öğrenebilirsiniz. 

E-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) Nedir?

Serbest meslek mensupları, sunduğu hizmet karşılığında aldığı ödemenin ardından Serbest Meslek Makbuzu (SMM) olarak adlandırılan fiziki belgeyi düzenler. Yapılan tahsilatı göstermenin bir diğer yolu ise elektronik ortamda kesilen makbuzdur. Elektronik ortamda kesilen bu makbuza e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) denir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olan bu belge, kâğıt üzerinde işlenen makbuzla aynı niteliği taşır. Makbuzun elektronik ortamda oluşturulmasını, arşivlenmesini, ispatlanmasını ve raporlanmasını sağlar. 

Kimler E-SMM Uygulamasına Geçmek Zorunda?

Tüm serbest meslek erbaplarının e-SMM düzenlemesi zorunludur. Bahsi geçen yükümlülüğün esasları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Tebliği’nden gelir. Bu tebliğe göre söz konusu kişilerin 1 Haziran 2020’den itibaren bu uygulamaya geçmesi mecburi hâle getirilmiştir. Yeni serbest meslek mensubu olanların ise faaliyete başladıkları tarihi takip eden üç ay içerisinde e-Serbest Meslek Makbuzuna geçiş zorunluluğu vardır. 

E-Serbest Meslek Makbuzu zorunluluğundan bahsederken bu gruba dâhil olanları belirtmekte fayda vardır. 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu’nun 65. ve 66. maddelerinde serbest meslek faaliyetine dair tanımlar yer alır. Serbest meslek, kazancın sermayeden ziyade uzmanlık ve şahsi mesaiden elde edilmesidir. İlgili faaliyetleri kendi adına gerçekleştirenlere serbest meslek erbabı denir. Bu kapsamda; doktor, avukat, mimar, mühendis ve serbest muhasebeci mali müşavir gibi meslek grupları vardır. 

Hangi Yöntemler ile E-SMM Başvurusu Yapılır?

E-Serbest Meslek Makbuzu başvuru işlemlerini yapmak için üç ayrı yöntem bulunur. Başvuru için GİB portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon seçeneklerinden birini tercih edebilirsiniz. E-Serbest Meslek Makbuzu başvuru yöntemlerine dair detaylar şu şekildedir:

• GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan bu portal üzerinden e-İmza ya da mali mühür kullanarak e-SMM başvurusu yapabilirsiniz. Elektronik imza aracı ve Java desteği gibi teknik ayrıntıları ayarladıktan sonra bu işlemi yapmanız mümkündür. E-Serbest Meslek Makbuzu sorgulama gibi işlemleri de bu portaldan yapabilirsiniz. 

• Özel entegratörler: Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı ile işletmenizin bilgi işlem altyapısını uyumlu hâle getiren firmaları ifade eder. Bu aracı firmalarla e-SMM başvurusu ve düzenleme süreçlerini teknik ayrıntılarla uğraşmadan yürütebilirsiniz.

• Doğrudan entegrasyon: İşletmenin bilgi işlem altyapısının herhangi bir aracı olmadan GİB portal ile entegre edilmesidir. Hem başvuru hem de e-Serbest Meslek Makbuzu kesme işlemlerini doğrudan ilgili birimin kontrolünde yapma imkânı verir. 

Özel entegratörlerin desteğini aldığınızda makbuz keserken e-imza ve mali mühürün bilgisayara kurulu ya da takılı olmasına gerek kalmaz. Entegratör, e-Serbest Meslek Makbuzunu kendi elektronik imzaları ile onaylar. Öte yandan, başvuruyu GİB portal üzerinden yaptığınızda makbuzları raporlamanıza gerek yoktur. Ancak özel entegratörler, düzenlemeyi takip eden gün makbuzu portala raporlar.

E-Serbest Meslek Makbuzuna Geçiş Yapmak İçin Neler Gereklidir?

E-Serbest Meslek Makbuzuna geçiş yapmak için öncelikle başvuru işlemlerini tamamlamanız gerekir. Bu işlemleri faaliyete başlama tarihini takip eden üç aylık e-Serbest Meslek Makbuzu başvuru süresi içerisinde yapabilirsiniz. Başvuru sırasında karşınıza e-imza ve mali mühür olmak üzere iki ayrı seçenek çıkar. Bu elektronik imza yöntemlerini kullanmak, e-Fatura düzenleyen işletmeler için zorunludur. E-Serbest Meslek Makbuzuna geçiş işlemlerinden önce mali mühür ve e-imzaya dair detayları bilmenizde fayda vardır. 

E-İmza ile Geçiş

Elektronik ortamda gerçekleştirilen işlemlerde kullanılan e-imza, ıslak imzayla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Şahıs şirketlerinin e-fatura işlemlerinde bu imzayı kullanması zorunludur. Söz konusu imzayı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK)  onaylı Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılardan alabilirsiniz. Size gönderilen akıllı kartın ardından yapacağınız kurulumdan sonra e-imzayı kullanmanız mümkündür. Böylece e-Serbest Meslek Makbuzuna e-imza ile geçiş yapabilirsiniz. Bunun için şu adımları izlemeniz gerekir:

• GİB portalında yer alan bağlantıdan imzalama aracını indiriniz.
• Aracı kurduktan sonra arka planda elektronik imza uygulaması çalışmaya başlar. 
• Tarayıcının elektronik imzayı desteklemesi için Java programını aktifleştiriniz.
• Ardından GİB portalı kayıt ekranındaki bilgileri doldurunuz.
• İmzala butonuna tıklayarak başvuru sürecini tamamlayınız.

Sıralanan aşamaların ve size gönderilen e-postanın ardından sisteme giriş yapabilirsiniz. Bu süreçten sonra e-Serbest Meslek Makbuzu düzenlemeye başlamanız mümkün olur. Düzenlediğiniz elektronik makbuzların her birini yine e-imza ile imzalamanız gerekir. 

Mali Mühür Sertifikası ile Geçiş

Mali mühür sertifikası, tıpkı e-imza gibi resmî işlemlerdeki elektronik dönüşümle gelen bir uygulamadır. Fakat bazı özellikleriyle e-imzadan ayrılır. Şahıs şirketleri e-imza ya da mali mühürden birini kullanır. Tüzel kişiler için mali mühür zorunludur. Eğer henüz bir mali mührünüz yoksa Kamu Sertifikasyon Merkezine başvuru yapabilirsiniz. Başvurunun ardından yaklaşık 2 hafta içerisinde akıllı kartınız size ulaşır. 

Akıllı kartı aldıktan sonra e-Serbest Meslek Makbuzuna mali mühürle geçiş yapabilirsiniz. E-SMM geçişinde öncelikle mali mührün olduğu USB belleği bilgisayarınıza takmanız gerekir. Ardından güncel Java uygulamasını indirip kurulumunu yapabilirsiniz. Bu aşamadan sonra geriye, GİB portalında sizden istenen bilgileri eksiksiz olarak doldurmanız kalır. Bahsi geçen işlemleri yaptıktan sonra imzala butonuna tıklayarak e-SMM başvurusunu tamamlayabilirsiniz. 

Serbest Meslek Erbapları İçin e-SMM’nin Avantajları Nelerdir? 

E-Serbest Meslek Makbuzunun sağladığı pek çok avantaj vardır. Bunlardan ilki, serbest meslek erbaplarının makbuz hazırlama süresinin kısalmasıdır. Yani bu elektronik belge sayesinde tahsilatın ardından makbuz düzenlemek için uzun süre ayırmanıza gerek kalmaz. İşlemler elektronik ortamda yapılacağı için operasyonel yükünüz azalır. Böylelikle diğer faaliyetlerinize daha fazla zaman ayırmanız da mümkün hâle gelir. E-Serbest Meslek Makbuzunun avantajları arasında şunlar da yer alır:

• Kâğıt israfını önleyerek çevre dostu bir tutum izlemenizi sağlar.
• Baskı, arşivleme ve postalama gibi süreçlerin maliyetini ortadan kaldırır.
• e-Arşiv entegrasyonu sayesinde makbuzların 10 yıl boyunca saklanması mümkün olur.
• Makbuz düzenleme aşamasında hata oranı minimum seviyeye iner.

E-Serbest Meslek Makbuzu tüm sürecin daha hızlı ilerlemesine yardımcı olur. Örneğin elektronik belgenin farklı kişilere SMS ve e-posta gibi dijital kanallardan iletilmesine olanak tanır. Böylece hem ödemeyi yapan tarafın hem de tahsilatı alanın muhasebe süreçlerini kolaylaştırır. Sizi bekleyen diğer avantajları öğrenmek için serbest meslek kazancından indirilebilen giderler yazımızı okuyabilirsiniz. 

Hangi Bilgilerin E-Serbest Meslek Makbuzunda Bulunması Gerekir?

E-Serbest Meslek Makbuzunda mutlaka yer alması gereken bazı bilgiler vardır. Bu bilgiler, fiziki olarak düzenlenen serbest meslek makbuzunda istenen detaylarla aynıdır. Aşağıdaki maddelerde elektronik makbuzda bulunacak bilgileri görebilirsiniz. 

• Müşterinin adı soyadı, unvanı, adresi, vergi dairesi, vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası
• Serbest meslek erbabının adı soyadı, vergi dairesi, vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası
• Tahsil edilen meblağ
• Ödemeye uygulanan vergilere dair detaylar

İşlemin türüne ve kapsamına göre talep edilmesi hâlinde başka bilgileri de bildirmeniz gerekir. Ayrıca e-Serbest Meslek Makbuzuna düzenleme tarihini ve saatini yazmayı unutmamanız da önemlidir. Böylelikle yasal sürece uygun bir şekilde e-SMM oluşturabilirsiniz. 

E-SMM Nasıl Kesilir?

E-Serbest Meslek Makbuzu kesmek için üç ayrı alternatif bulunur. GİB portal ya da sisteme entegre biriminiz üzerinden elektronik makbuz düzenlemeniz mümkündür. Öte yandan, özel entegratörlerden destek alıyorsanız bu süreçte herhangi bir işlem yapmanıza gerek kalmaz. Zira entegratör, makbuz düzenlemeden raporlamaya kadar tüm süreçleri sizin adınıza yürütür. Özetle e-SMM düzenleme aşamaları, tercih ettiğiniz başvuru yöntemine göre değişiklik gösterir. 

E-SMM Nasıl İptal Edilir?

Daha önce oluşturulan e-SMM’yi, makbuzun alıcıya iletilmesinden itibaren 8 gün içerisinde iptal edebilirsiniz. Hatalı ya da eksik belgelerin iptali için kullanılan makbuz kesme sistemine göre farklı yollar izlemeniz gerekir. Makbuzu GİB portaldan düzenliyorsanız sistem üzerinden ya da harici itiraz yollarıyla iptal işlemini yapabilirsiniz. Harici itiraz yolları, noter ve taahhütlü mektup gibi işlemleri ifade eder. 

Özel entegratör ve doğrudan entegrasyon aracılığıyla düzenlenen e-Serbest Meslek Makbuzu iptali için 5.000 TL ve 30.000 TL e-Arşiv Fatura portalına giriş yapmanız gerekir. Bu portal, bahsi geçen tutarların altındaki ve üzerindeki belgeleri GİB sistemi üzerinden düzenleyenleri kapsar. Söz konusu portaldan İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifreniz ile e-SMM iptalini yapabilirsiniz. 

Multinet Up ile Tüm Maliyetlerin Kontrolü Sizin Elinizde!

Multinet Up, sunduğu kapsamlı hizmetlerle maliyetlerinizi kontrol altında tutmanıza yardımcı olur. Operasyonel ve finansal süreçlerinize entegre ettiği profesyonel çözümlerle çeşitli avantajlardan yararlanmanızı mümkün hâle getirir. Hiç vakit kaybetmeden Multinet Up akıllı kart teknolojisiyle tanışarak kurumsal harcamalarınızda ve maaş dışı ödemelerinizde pek çok avantajdan yararlanabilirsiniz.