Mutabakat Nedir, Nasıl Yapılır?

İşletmelerin karşılıklı alacak ve borç tutarlarının takibini tutmak, muhasebe işlerinin sağlıklı yürütülmesi adına büyük önem taşır. Birlikte iş yapan kurumların ay sonu kapanışı ile birbirlerine ne kadar borçlarının olduğu bilgisi, mutabakat yapılarak paylaşılabilir. Bu nedenle mutabakat ne demek sorusu, ticaretle uğraşan tüm şirketleri yakından ilgilendirir.

Mutabakat, doğrudan muhasebe alanı ile ilgili bir terimdir. Kelime anlamı olarak belirli bir konuda uzlaşma anlamına gelmektedir.

Birlikte mal veya hizmet alım satımı gerçekleştiren yani ticaret yapan işletmelerin borç ve alacaklarını gösteren muhasebe kayıtlarının karşılıklı olarak teyit edilmesi, tarafların tuttuğu hesaplara göre birbirlerini bilgilendirmesi aşamalarını içeren sürece mutabakat adı verilir.

Kısacası mutabakat ile işletmelerin tuttuğu muhasebe defterlerinin birbirleri ile uyumluluğu kontrol edilir. Bu kontrolün sonucuna göre gerekirse hesaplarda düzeltme işlemine gidilir ve her iki taraf da borçlar ve alacaklar konusunda fikir birliğine ulaşmaya çalışır.

Mutabakat Türleri Nelerdir? 

Uygulama adımları ve cezai yaptırımlar yönünden mutabakat çeşitleri farklılık gösterebilir.

En sık tercih edilen mutabakat türleri şunlardır;

• Cari Mutabakat: İşletmelerin birbirleri arasında alacak vereceklerinin olup olmadığını kontrol ederek belgelemesine cari mutabakat adı verilir.Cari hesap mutabakatında tarafların her ikisi de hesap defterlerini inceleyerek borç ve alacak bakiyelerini inceler ve karşılıklı olarak teyitleşip sonuç hakkında mutabakata varırlar. Her iki işletmenin hesaplarının da birbirine uyması gerekir.
• BA/BS Mutabakat: Maliye Bakanlığı’na her ayın 5’ine kadar bildirilmesi zorunlu olan bir formdur. BA, ‘Bildirim Alış’ yani mal veya hizmet alımı bildirimi, BS ise ‘Bildirim Satış’ yani mal veya hizmet satışı bildirimi anlamına gelir. KDV tutarı hariç olmak üzere 5.000 TL’yi geçen mal veya hizmet alım satımlarındaki fatura adetleri ve tutarları bu form ile bildirilmektedir.
• E- Mutabakat: Tüm mutabakat işlemlerinin elektronik posta yoluyla gerçekleştirilmesidir. E- mutabakatta mutabakat bildirim formları e-posta aracılığıyla karşı tarafa iletilir veya onaylanır. Bu sayede daha az iş gücü harcanırken arşivleme işlemleri de kolaylaşır. E-mutabakat için her türlü işlemin ıslak imza ile kabul gördüğü, güvenli, içeriği yasal KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi kullanılmaktadır.

Bunlara ek olarak taraflar kendi aralarında farklı mutabakat sistemleri de oluşturabilmektedir.

Mutabakat Nasıl Yapılır? 

Türk Ticaret Kanunu’nun 94. maddesine göre mutabakatın açıklaması, 

“Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir. Hesap devresi hakkında sözleşme veya ticari teamül yoksa, her takvim yılının son günü taraflarca hesabın kapatılması günü olarak kabul edilmiş sayılır. Saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır” şeklindedir.

Bu maddeye göre birlikte iş yapan taraflar mutabakat yaparken şu adımları izlemelidir:

• Birlikte iş yapan her iki taraf da belirlenmiş hesap devreleri sonunda hesap devrelerini kapatır. 
• Eğer hesap devresinin zamanı hakkında sözleşmede belirli bir madde bulunmuyorsa her takvim yılının son günü, hesap devresinin kapanış günü olarak kabul edilmiş sayılır.
• Devre hesabı kapanırken işletmeler tüm alacak ve borçlarını listeler, aralarındaki farkı belirleyerek alacak- borç bakiyesi oluştururlar.
• Hesabın kapanışıyla ortaya çıkan bakiye tutarlarını işletmeler birbirleri ile form göndererek paylaşır.
• Formda bulunan bilgilerin doğruluğunun teyit edilmesi ve taraflar tarafından onaylanması ile yazılı bilgiler ıslak imzalı veya dijital olarak taraflara gönderilir ve karşılıklı mutabakata varılmış olur.
• Eğer taraflardan birinin itirazı söz konusu olursa ve formlarda tutarsızlık veya hata tespit edilirse tutarsızlıkların nedenleri ile birlikte bilgiler formla gönderilip karşı tarafa iletilir.
• Hatalar ve eksiklikler tamamlandıktan sonra işletmeler birbirleri ile tekrar iletişime geçerek hesap bakiyelerinde teyitleşirler ve mutabakat sağlanır.
• Bilgi paylaşımları excel formları, faks formları ya da e-posta yolu gibi yazılı çözümler veya muhasebe programları ile entegre olarak çalışan yazılımsal çözümler ile gerçekleşebilir.
• Belgelerin hukuki açıdan ispatlı delil olarak kabul görebilmesi için ıslak imzalı olması gerekir ve bunun için KEP sistemi tercih edilebilir.

Mutabakat Geri Bildirim Süresi Ne Kadardır?

Türk Ticaret Kanunu’nun 94. maddesi kapsamında yapılan mutabakatlara karşı bildirimde bulunma sürelerine yönelik bilgi mevcuttur. Bu kanuna göre mutabakat geri bildirim süreleri kesinleştirilmiştir. 

Eğer bir işletme, karşı taraftan alacak ve borç hesaplarına ait ve bu kalemlerden artan tutarı gösterir belgeyi aldıktan sonra bir ay içerisinde karşı itirazda bulunmaz ise tutarı kabul etmiş ve mutabık olmuş sayılır. İtirazlar mutabakat belgesinin teslim alınmasından itibaren bir ay içerisinde noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla yapılmak durumundadır. Aksi halde itirazlar kabul edilemez.

Kısacası mutabakat süreleri ve geri bildirim koşulları, taraflar arasında karşılıklı anlaşma ile belirlenebilen bir durum değildir. Kanun ile sınırları belirlidir.