5S Kuralı Nedir? Verimliliğinizi Nasıl Artırır?

Bireysel olarak hayatta başarıyı hedefleyen herkes, daha önce bu yolda emek verip başarılı olmuş bireyleri örnek alır ve onların başarıya ulaşmak için uyguladığı yöntem ve teknikleri referans olarak kullanır. İster bireysel ister bir şirket gibi büyük bir organizasyon olsun hayatınızda bir şeyleri değiştirmek istiyor ve bir türlü başlayamıyor ya da başlayıp devamını getiremiyorsanız disiplinli ve istikrarlı çalışmalarıyla tanınan Japonların 5S kuralı olarak bilinen çalışma prensibini model alabilirsiniz. Getirdiği başarı ile ünü ülke sınırlarını aşan bu yöntemin size ve işletmenize mutlaka önemli katkıları olacaktır.  

5S Kuralı Nedir?

Japonya’da 1960’lı yıllarda uygulanmaya başlayan 5S kuralı “Yaşam Boyu İş” anlayışına dayanır. Kaliteli ve güvenli bir çalışma ortamı kurmayı ve bu ortamın devamlılığını sağlayarak hata ve kaza oranının %0’a düşürmeyi hedefleyen bu prensip, çalışan memnuniyeti ve verimi maksimum seviyeye ulaştırmak koşulu ile maksimum iş disiplini ve sonucunda kaçınılmaz başarıyı hedeflemektedir. 

Japonlar için disiplini sağlayıp verimi artırmanın ön koşulu israfı ortadan kaldırmaktır. Bunun için iş yerinde bekleme, gereksiz stok yapma, hatalı işlem yapma, gereksiz taşıma, iletişim problemleri ve benzeri disiplinsizliğe sebep olacak durum ve davranışların önüne geçerek maksimum iş kalitesi yaratmaya çalışır. 5S kuralının adı ise sistemin temel ögeleri olan Seiri (ayıklama), Seiton (düzen), Seiso (temizlik), Seiketsu (standardizasyon), Shitsuke (disiplin) kavramlardan ve bu kavramların Japoncadaki baş harflerinden gelir. Her ne kadar iş hayatı üzerine odaklanıyormuş gibi görünse de bu metottan ev düzeninden sosyal ilişkilere, eğitim hayatından aile hayatına kadar pek çok farklı alanda yararlanılmaktadır. 

5S Kuralının Adımları Nelerdir?

Her birinin baş harfi “S” ile başlayan 5 farklı kural ile disiplin sağlayarak başarıyı kaçınılmaz kılan 5S kuralı adımları ve bu adımların iş hayatına sağladığı avantajları detaylı şekilde açıklayalım:  

• Seiri (Ayıklama)

Genel bir gözden geçirme ve değerlendirme ile çok sık kullanmadığımız eşyaları bir kenara ayırma ya da hiç kullanmadıklarımızı tamamen ortadan kaldırma sürecini anlatır. 

Etrafınıza baktığınızda uzun zamandır çekmecenizde, masanızın üzerinde ya da dolabınızda duran ve aslında gerekli olmayan bazı eşyalar gözünüze çarpacaktır. Öyleyse ilk olarak bu eşyaların gerekli ve gereksiz diye ayırmanız, ardından da ihtiyaç duymadığınız eşya ve malzemeleri ortadan kaldırmanız gerekir. Gereksiz malzemelerin ortadan kalkması iş güvenliğini, motivasyonu ve çalışma verimliliğini artırır.

Ayıklama metodunu sadece çalışma alanınızda olduğu gibi isterseniz evde dolabınızdaki kıyafetleri ayıklarken de kolaylıkla uygulayabilirsiniz.  

• Seiton (Düzenleme) 

Ayıklama işleminden sonra sıradaki basamak düzenlemedir ve burada amaç sürecin adından da anlaşılacağı gibi ayıklanan eşyaların düzenlenmesidir. Kullanılmayacak malzemeler ortadan kaldırılır, kullanılacak olanlar ise belli özelliklere göre kendi aralarında sınıflandırılır. Sınıflandırılan malzemeler üzerine etiketleme, işaretleme yapılır. Ardından her sınıf/kategori belli bölgelere, belli dolaplara ya da belli raflara konulur ve yine konuldukları yerde isim etiketlemesi yapılır. 

İş yerinde zaman her şeyden değerlidir, düzen ise eşyaların arandığı an kısa sürede bulunmasını sağlayarak zamandan tasarruf sağlar.

• Seiso (Temizlik) 

Ofislerden üretim alanlarına, üretim alanlarındaki makinelerden ofisteki araç ve gereçlere, yemekhaneden lavabolara kadar çalışma ortamındaki kirliliğin ortadan kaldırılması yani temizlik aşamasıdır. Çünkü toz ve kir iş ekipmanlarının çabuk bozulmasına ve iş kalitesinin düşmesine sebep olabileceği gibi iş kazalarına da yol açabilir.

Temiz olmayan alan, eşya ve makinelerin verimliliği dolayısıyla ürün kalitesi azalır. Üstelik kirlilik gelecekte ortaya çıkabilecek bakım maliyetlerinin de artmasına neden olur.

• Seiketsu (Standardizasyon)

Seiketsu aşaması yani standartlaştırma, sürece başlama ve sürecin devamlılığı arasında bir köprü gibidir. İlk üç aşamadaki ayıklama, düzenleme ve temizleme basamaklılarının devamlılığının sağlanması ve bu devamlılığın düzenli aralıklarla kontrol edilerek alışkanlık haline getirilmesidir. Kısaca amaç işlerin standart bir hâle getirilerek sürekliliğinin sağlanmasıdır. Bunun için çalışma ortamında belli kurallar konulur ve herkesin bu kurallara istisnasız uyması sağlanır. 

Bu aşamada standartların belirlenmesi ve belirlenen standartlara uyulmasını garanti edecek planlar yapılması önemlidir. 

• Shitsuke (Disiplin)

Elde edilen mevcut standardın korunması ve iyileştirilerek disipline edilmesi aşamasıdır. Belli kurallar çerçevesinde oluşturulan standardizasyonun düzenli aralıklarla kontrolünü sağlar. Yapılan kontrollerde ilk dört aşamadaki hata ve eksikliklerin bulunması, düzeltilerek ya da iyileştirilerek sürecin devamının sağlanması amaçlanır. Çünkü hedeflenen başarı ve bu başarının devamlılığı ancak bu şekilde sağlanır.

5S Kuralının Faydaları Nelerdir?

Bütün adımlar tek tek ve metoduna uygun şekilde gerçekleştirildiğinde sonuçlarını mutlaka göreceğiniz 5S kuralı faydaları aşağıdaki gibidir. 

• Etrafta gereksiz eşyalardan kaynaklı oluşan görüntü kalabalığının ortadan kaldırarak gereksiz malzeme kalabalığından kaynaklanan iş kazalarının önüne geçer. 
• Stresi azaltarak motivasyonu artırır. 
• Herhangi bir eşyanın arandığı zaman kısa sürede bulunması zamandan tasarruf sağlayarak personelin gereksiz enerji israf etmesinin önüne geçer. 
• Düzenli çalışma ortamı sayesinde daha az yorulan personelin iş verimliliği artar.
• Temizlik anlayışı ile tozun ve kirin ortadan kalkması çalışma alanları ve makinelerde verimliliği artırırken aynı zamanda bu alanların daha uzun süre yüksek verimli kullanılabilmesine olanak sağlar.
• Düzenli ve temiz hâle getirilmiş çalışma ortamının geçici değil devamlı olmasını sağlayacak belli standartlar oluşturur. Bu da çalışma alanında düzensizlik oluşma ihtimalini en aza indirir. 
• Çalışma alanında oluşturulan standartların belli aralıklarla kontrolünü sağlar. Sürekli yapılan kontroller sürecin aksamasına neden olabilecek hataların ve eksikliklerin tespit edilmesi ve düzeltilmesi için fırsat sunar. 
• Çalışma ortamının değişen koşullara başarılı bir şekilde uyum sağlamasına ve bazı düzenlemelerin revize edilerek sistemi bozmayacak şekilde sürece entegre edilmesi esnekliği sağlar.  
• 5S kuralı ile elde edilen başarı bir seferlik değildir, sürekliliği vardır. Yani maksimum verim, yüksek motivasyon ve kaliteli ürün dönemsel değil devamlıdır.