İade Faturası: Nedir, Nasıl Kesilir?

Ticari ilişkilerin olduğu her alanda iade de en az alım-satım kadar karşılaşılabilen bir durumdur. Ürünün fazla gelmesi, bozuk olması gibi nedenler ve hizmet alım kararının iptali gibi durumlar alıcının malı geri verme hakkını doğurur. Alıcıya tanınan bu hakkın muhasebeleştirilmesi için mutlaka iade faturası kesilmelidir. Doğru şekilde düzenlenen iade faturası sayesinde ticari ilişkiler herhangi bir aksaklığa uğramadan devam eder.

İade ve satış faturaları düzenlemek, harcamaları belgelendirmek için önem taşır. Tüm giderlerin şeffaf olması, özellikle büyük çaplı şirketlerin yükünü hafifletir. Kişilere ve kurumlara dijital fatura düzenlemeyi mümkün kılan MultiNet sayesinde şirket harcamalarını kolayca yönetebilirsiniz. Multinet Up, sunduğu yeni nesil çözümlerle bütçe kontrolünü mümkün kılar. Multinet Up’ın dijital fatura çözümlerinin yanı sıra iade hakkında daha fazla bilgi almak için hazırladığımız yazıyı inceleyebilirsiniz.

İade Faturası Nedir?

En kısa hâliyle müşterinin satın aldığı ürünü geri vermesi durumunda kesilen belgeye iade faturası adı verilir. Müşteri, satın aldığı tüm ürünleri ya da bir kısmını iade etme hakkına sahiptir. İade faturası, geri verilen ürünün kendisi ve oranı temel alınarak düzenlenir. Tüm bunların yanı sıra kimi zaman yanlış kesilen faturaları düzeltmeye de yardımcıdır. Hazırlanan iade niteliği taşıyan fatura, bu tarz hataları düzeltmeyi mümkün kılar.

Ürünün yanı sıra hizmet için de iade talebi oluşturulabilir. Buna hizmet iade faturası adı verilir. Hizmetin ifa edilememesi sebebiyle sıklıkla tercih edilir. Bu iade türü için hizmetin ifasından önce faturanın düzenlenmiş olması gereklidir. 

Satıştan İade Faturası ve Alıştan İade Faturası Arasındaki Fark Nedir?

Satış/alış iade faturası, alıcı tarafından düzenlenmelidir. Alıcının satın alınan ürününün bir kısmını ya da tamamını iade etmesi ya da hizmet alımından vazgeçmesi durumunda satıcı tarafından kesilen faturaya karşılık iade faturası düzenler. Bu senaryoda satıcı, iade faturası eline geçtiğinde muhasebe kaydı ile alıcıyı alacaklandırır. “Satış iade faturası” ifadesi satan açısından kendine kesilen iade faturasını temsil eder. “Alış iade faturası” ise ifadesi alıcı açısından kestiği iade faturasını temsil eder. 

Matbu İade Faturası Nasıl Düzenlenir?

İade niteliği taşıyan faturayı aşağıdaki kurallara dikkat ederek kesmelisiniz:

• İade özelliğindeki faturayı kesmek için matbu fatura koçanı kullanılır.
• Faturanın noter veya Maliye Bakanlığı onaylı olması gerekir.
• Faturanın iade için olduğunu yazılı şekilde belirtmelisiniz. Üzerine “İade faturasıdır.” ibaresi ekleyebilirsiniz.
• Satın alınan fiyat üzerinden iade yapılmalıdır.
• Ürünün bir kısmı iade edilecekse birim de belirtilmelidir.
• Satış faturasındaki tüm koşullar iadeyle aynı olmalıdır.

E-Arşiv/E-Fatura İade Faturası Nasıl Düzenlenir?

E-fatura iade faturası düzenleyebilmek için öncelikle kullandığınız sisteme giriş yapmanız gerekir. Ardından temel fatura senaryosu seçerek fatura tipini iade olarak işaretlemeniz gerekir.

E-arşiv iade faturasında kullandığınız sisteme giriş yapmanız gerekir. Burada senaryo seçmeden direkt olarak iade seçeneğini işaretlemelisiniz. Bu sistemleri kullanarak tevkifatlı fatura da kesebilirsiniz. Söz konusu düzenlemeyi gerçekleştirmek için temel fatura senaryosunu seçmeniz gerekir. Ardından iade seçeneğini işaretlemeniz yeterlidir.

İade Faturası Kaç Gün içinde Kesilebilir?

E-fatura ve e-arşiv faturaların kabul edilme ya da reddetme süresi 7 iş günüdür. Ancak  bu iade faturası özelinde bir durum değildir. Bu sebeple aşağıdaki başlık ve metnin çıkarılması daha doğru olacaktı. İade faturası kesimine ait bir süre belirtmemiz çok doğru değil. Çünkü iade faturası mal alımı ile ilgiliyse mal iadesi ne zaman yapılırsa iade faturası da o tarihte kesilmelidir. Hizmet alımı iptal edilmiş ise, iptal olduktan sonra iade faturası kesilmelidir.

İade Faturasında Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

İade niteliği taşıyan bir fatura düzenlemek için tüm bilgileri üzerine eksiksiz şekilde girmelisiniz. Bu sayede doğru bir fatura kesme işlemi gerçekleştirmeniz mümkün hâle gelir. Düzenlemelerinizde hataya yer vermemek için bir iade faturası örneğini de inceleyebilirsiniz. Fatura üzerinde bulunması gereken bilgiler şu şekilde sıralanır:

• Satıcının faturasındaki tarih ve seri numarası
• İade edilen ürünün birim tutarı
• İade edilen ürünün miktarı
• İade edilen ürünün toplam tutarı

Yukarıda yer alan tüm bilgiler, fatura üzerinde eksiksiz bir şekilde yer almalıdır. Ayrıca iade özellikteki bir faturada olması gereken en önemli bilgi, bunu belirten ibaredir. Faturanın üzerinde iade için düzenlendiğini yazılı şekilde belirtmelisiniz.

İade Faturasında Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?

İade faturası muhasebe kaydını yaparken söz konusu durumun ayrı ayrı değerlendirilmesi gerekir. Bu durum, alıştan veya satıştan iadeye göre değişiklik gösterir. Satıştan iadelerde muhasebe kaydı tutarken dikkat etmeniz gereken bazı noktalar bulunur. Geri gelen ürünün sağlamlığı, bunlardan biridir. Vergi dönemi ve iade zamanı da muhasebe kaydını etkiler.

Alış iadelerinde ise geri verilmesi talep edilen ürün özelliğine göre muhasebe kaydı yapılır. Tüketim malzemeleri ve ürün alımları, alış iadelerinde önem arz eder. Ayrıca hizmet iade faturası muhasebe kaydı da alış kısmında yapılır. Tüm bunların yanı sıra tıpkı satış işlemlerinde olduğu gibi iade faturasında da irsaliye düzenlenmelidir. Sevkiyatlar için sevk irsaliyesi, aranan bir şarttır.