İşletmenizin Dijital Adresi KEP Nedir?

KEP adresi, iş dünyasının yaşadığı dijital dönüşümün bir parçasıdır. Resmî yazışmalarda hukuki güvenilirlik, zaman damgası ve elektronik imza gibi avantajlar sunar. Özellikle kamu kurumları ve resmî organizasyonlar tarafından tercih edilir. Siz de şirket olarak belli bir yasal statüye sahipseniz hem şirketinizin hem de müşterilerinizin güvenliğini sağlayan KEP adresini kullanabilirsiniz. Bu adres sayesinde iş anlaşmalarınızı, faturalarınızı ve şirketler ile sürdürdüğünüz yazılı iletişiminizi elektronik ortamda güvenle tamamlamanız mümkün olur.

KEP Adresi Nedir?

KEP kısaltmasının açılımı, “Kayıtlı Elektronik Posta”dır. Bu elektronik posta adresi, Türkiye’deki yasal düzenlemelere göre kullanılır. Resmî yazışmaların elektronik ortamda ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilmesine olanak tanır. Bu adres; bir kişi, kurum veya kuruluş tarafından alınabilir. Adresin en avantajlı özelliği, KEP sistemine kaydedilmesi ve benzersiz olmasıdır.

KEP adresi, özel bir formatta ve belirli bir alan adında oluşturulur. KEP başvurunuz onaylandıktan sonra resmî yazışmalarda yasal geçerlilik sağlayan bir imzaya sahip olursunuz. Bu sayede tüm postalarınız; şifreli, imzalı ve zaman damgalı olarak iletilir. Böylece özellikle ticari müşterilerinizin güvenini kazanır ve şirketinizin gelişmesine katkı sağlarsınız.

Kimler KEP Adresi Alabilir?

Kayıtlı Elektronik Posta adresi alabilmek için belirli yasal statüye sahip olmak gerekir. Birçok kişi ve kurum, bu adresi alabilir. Ancak KEP adresi almak için bazı şartlar vardır. Bunlardan ilki, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmaktır. İkincisi ise şirketinizin Türkiye’de faaliyet göstermesidir. Bu şartları karşılayan gerçek ve tüzel kişiler ile meslek mensupları, söz konusu adresi alabilir. Kamu kurum ve kuruluşları da Kayıtlı Elektronik Posta adresi alabilenler arasında bulunur.

KEP Adresi Almak Zorunlu mu?

Kayıtlı Elektronik Posta adresi almak, bazı durumlarda zorunludur. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 18. maddesinin 3. fıkrasına göre: “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.”

Kayıtlı Elektronik Posta adresi almak, yalnızca belirli şirketlerde, kamu kurumları ve meslek odaları için zorunludur. Avukatlar, noterler ve mali müşavirler gibi meslek sahiplerinin dışındaki gerçek kişilerin bu adresi alması zorunlu değildir. Ancak iletişime geçeceğiniz şirket veya kişinin KEP adresini bulmak isterseniz şirketin web sitesini kontrol edebilirsiniz. Onaylanmış, resmî sorgulama araçlarını kullanmanız da mümkündür.

Dijital Dünyadaki İziniz Olan KEP Adresi Nasıl Alınır?

Kayıtlı Elektronik Posta adresi almak için öncelikle bir hizmet sağlayıcısı ile görüşmeniz gerekir. Yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcıları listesi, BTK’nın resmî web sitesinde mevcuttur. Hizmet sağlayıcınızı seçtikten sonra başvuru sürecini takip edin. Gerekli belgeleri hazırlayın ve başvurunuzun onaylanmasını bekleyin. Onay aldıktan sonra dilerseniz KEP adresi sorgulama aracıyla teyit edebilirsiniz. Yeni e-imzanız ile neler yapabileceğinizi ve yasal yükümlülüklerinizi öğrendikten sonra daha güvenli iş deneyimleri yaşamaya başlayabilirsiniz.

KEP Adresi Almak için Gereken Belgeler Nelerdir?

KEP adresi için gerekli belgeler, seçtiğiniz hizmet sağlayıcıya göre değişebilir. Ancak genellikle kimlik ve iletişim bilgilerinizi içeren belgeler talep edilir. Bu belgeleri şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Kimlik belgesi: Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Kartı, pasaport veya ehliyet gibi belgeler geçerlidir.
• Vergi levhası: Şirketlerin vergi levhası gibi ticarî belgeleri sunması gerekebilir.
• İkametgâh belgesi: Resmî bir kurumdan veya belediyeden alınması gerekir. Son üç ay içinde düzenlenmiş olmalıdır.
• Şirket kuruluş belgeleri: Şirketin ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri ve ana sözleşmesi, bu belgeler arasında sıralanabilir.
• KEP kullanım talep formu: Kayıtlı Elektronik Posta adresinin kullanım amacını ve süresini içeren bir formdur. Doldurulmuş şekilde iletilmesi gerekir.

Bu belgeleri ibraz ettikten sonra başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Eğer hizmet sağlayıcınız ek belgeler talep ettiyse onları da tamamlamanız gerekir. Başvuru sürecinde sürprizle karşılaşmamak için hizmet sağlayıcınızın istediği belgeleri önceden araştırmanızda fayda vardır.

Elektronik İletişimin Yolu KEP Adresi Nasıl Öğrenilir?

KEP adresi öğrenmek, son derece kolaydır. Bu işlem için yerinizden kalkmanıza bile gerek yoktur. Türkiye’de PTT’nin web sitesi, Kayıtlı Elektronik Posta bilgilerini öğrenebileceğiniz en hızlı adrestir. B2B çalışırken Kayıtlı Elektronik Posta adresinin yanı sıra müşterinizin veya iletişim kurduğunuz şirketin imza sirkülerini de öğrenmek isteyebilirsiniz. İrtibat kurduğunuz çalışanın imza sirkülerini öğrenmek için yetkililerle iletişim kurabilirsiniz. Ticaret odasına veya şirketin kayıtlı olduğu sicile başvurmak da bir seçenektir.

KEP Mail Adresine Nasıl Girilir?

KEP adresi aktivasyonu, yalnızca birkaç dakikanızı alır. Kayıtlı Elektronik Posta adresinizi mail hesabınıza entegre etmek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz.

1. E-posta istemcinize veya web tarayıcınıza giriş yapın. (Şirketiniz için kullandığınız mail hesabına girdiğinize emin olun.)
2. Ayarlar veya hesap tercihlerinize gidin. (Hesap tercihleri veya profil ayarları gibi farklı şekilde isimlendirilmiş olabilir.)
3. KEP adresi ekleme alanını bulun.
4. İlgili alana KEP hizmet sağlayıcınızın bilgilerini girin. (Hizmet sağlayıcınız tarafından size iletilmiş olan SMTP sunucusu, port, kullanıcı adı ve şifre gibi bilgiler istenebilir.)
5. Değişiklikleri kaydedin ve onaylayın.

Bu beş adımın sonunda e-posta iletileriniz, yasal yönetmeliğe uygun hâle gelir. Bu sayede posta iletişimi daha profesyonel şekilde gerçekleştirmeniz mümkün olur. Ancak bu adımların kullandığınız e-posta istemcisine veya web tarayıcısına göre değişkenlik gösterebileceğini unutmayın. Girdiğiniz bilgileri kaydetmeden önce son kez kontrolden geçirmeyi de ihmal etmeyin. 

Multinet Up Blog’da yer alan içeriğin yalnızca bilgi verme amaçlı olduğunu, hukuki görüş ve tavsiye içermediğini, bilgilerin Multinet Up Blog’un hazırlanma tarihindeki mevzuata dayalı olduğunu ve zamanla mevzuat değişiklikleri ile ilgili kurumların görüşleri çerçevesinde güncelliğini yitirmiş olabileceğini bildiririz.