İşletmenizin Dijital Adresi KEP Nedir?

Ezel Esin Bilgiç

       

  Bağlantı kopyalandı

KEP adresi, iş dünyasının yaşadığı dijital dönüşümün bir parçasıdır. Resmî yazışmalarda hukuki güvenilirlik, zaman damgası ve elektronik imza gibi avantajlar sunar. Özellikle kamu kurumları ve resmî organizasyonlar tarafından tercih edilir. Siz de şirket olarak belli bir yasal statüye sahipseniz hem şirketinizin hem de müşterilerinizin güvenliğini sağlayan KEP adresini kullanabilirsiniz. Bu adres sayesinde iş anlaşmalarınızı, faturalarınızı ve şirketler ile sürdürdüğünüz yazılı iletişiminizi elektronik ortamda güvenle tamamlamanız mümkün olur.

KEP Nedir, Ne İşe Yarar?

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi, şirketlerin resmî yazışmalarını dijital ortamda hukuken geçerli ve takip edilebilir biçimde yürütmesini sağlayan bir sistemdir. Gönderilen her iletinin içeriği, gönderim zamanı ve alıcı bilgileri, teknik olarak değiştirilemez biçimde kayda alınır. Bu sayede taraflar arasında yaşanabilecek anlaşmazlıklarda yasal delil niteliği taşır.

KEP adresi alma süreci tamamlandıktan sonra işletmeniz, e-Fatura, sözleşme ve bildirim gibi belgeleri fiziksel evrak göndermeye gerek kalmadan iletebilir. Resmî iletişimin güvenli biçimde yürütülmesi, özellikle B2B ilişkilerde KEP’in kurumsal bir gereklilik hâline gelmesine yol açar. Bugün pek çok kurum ve şirket, resmî yazışmalarını dijital ortama taşımak için KEP adresi başvuru sürecini zorunlu bir prosedür olarak uygulamaktadır.

Kimler KEP Adresi Alabilir?

Kayıtlı Elektronik Posta adresi alabilmek için belirli yasal statüye sahip olmak gerekir. Birçok kişi ve kurum, bu adresi alabilir. Ancak KEP adresi almak için bazı şartlar vardır. Bunlardan ilki, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmaktır. İkincisi ise şirketinizin Türkiye’de faaliyet göstermesidir. Bu şartları karşılayan gerçek ve tüzel kişiler ile meslek mensupları, söz konusu adresi alabilir. Kamu kurum ve kuruluşları da Kayıtlı Elektronik Posta adresi alabilenler arasında bulunur.

KEP Adresi Kimler için Zorunludur?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, belirli gerçek ve tüzel kişiler için yasal zorunluluk kapsamında değerlendirilir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'na göre anonim, limitet ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler, ticari faaliyetleri kapsamında KEP adresi almak ve bu adresi MERSİS üzerinden tescil ettirmekle yükümlüdür.

Bunun yanında kamu kurumları, belediyeler, üniversiteler, özel hastaneler, sigorta şirketleri ve eğitim kurumları gibi çok sayıda özel ve tüzel yapı da farklı yönetmelik ve düzenlemeler kapsamında KEP sistemi kullanmakla yükümlüdür. Örneğin, Sosyal Güvenlik Kurumu ile işlem yapan sağlık kuruluşlarının KEP üzerinden bildirim yapması zorunludur. Yine Millî Eğitim Bakanlığına bağlı özel okullar ve kurslar da KEP aracılığıyla resmî yazışmalarını yürütür.

Hangi Sektörler ve Kurumlar için Geçerlidir?

Bankacılık ve finans sektörü, müşteri bilgilendirmeleri, resmi tebligatlar ve sözleşmelerin gönderimi için yoğun şekilde KEP sisteminden yararlanır. Benzer şekilde sigorta şirketleri ile aracı kurumlar da poliçe, teklif ve mutabakat bildirimlerinde KEP kullanmakla yükümlüdür. Sağlık alanında ise özel hastaneler, laboratuvarlar ve SGK ile entegre çalışan kuruluşlar, kurumlar arası bildirimlerini yalnızca KEP üzerinden gerçekleştirebilir.

Eğitim sektörü de önemli bir kullanım alanıdır. Millî Eğitim Bakanlığına bağlı özel okullar, kurslar ve çeşitli özel eğitim kurumları; ruhsat, denetim ve bildirim süreçlerini KEP sistemi aracılığıyla yürütür. Ayrıca enerji, telekomünikasyon ve ulaşım gibi regülasyonun yüksek olduğu alanlarda faaliyet gösteren özel şirketlerin de KEP ile uyumlu iletişim altyapısı kurması beklenir.

KEP Adresi Nasıl Alınır?

Kayıtlı Elektronik Posta adresi almak için öncelikle bir hizmet sağlayıcısı ile görüşmeniz gerekir. Yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcıları listesi, BTK’nın resmî web sitesinde mevcuttur. Hizmet sağlayıcınızı seçtikten sonra başvuru sürecini takip edin. KEP adresi için gerekli belgeleri hazırlayın ve başvurunuzun onaylanmasını bekleyin. Onay aldıktan sonra dilerseniz KEP adresi sorgulama aracıyla teyit edebilirsiniz. Yeni e-imzanız ile neler yapabileceğinizi ve yasal yükümlülüklerinizi öğrendikten sonra daha güvenli iş deneyimleri yaşamaya başlayabilirsiniz.

Başvuru Adımları Nelerdir? 

KEP adresi almak için öncelikle BTK tarafından yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcılardan biri seçilir. KEP adresi online başvuruları, bireysel ya da kurumsal olabilir. Başvuru formu doldurulmadan önce gerekli belgeler hazırlanmalıdır. Bireyler için kimlik belgesi yeterliyken tüzel kişilerden ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri ve faaliyet belgesi gibi evraklar talep edilir.

Online ve Fiziksel Başvuru Süreçleri 

Online KEP adresi almak isteyen gerçek ve tüzel kişiler, başvurularını hem online hem de fiziksel kanallar üzerinden yapabilir. Süreçte dikkat edilmesi gereken asıl nokta, başvurunun yetkili bir KEP hizmet sağlayıcısı aracılığıyla yapılmasıdır.

• Online başvuru süreci, elektronik veya mobil imzaya sahip kullanıcılar için uygundur. Hizmet sağlayıcının web sitesinde yer alan başvuru formu doldurulur; gerekli bilgiler ve belgeler sistem üzerinden yüklenir. Kimlik doğrulaması elektronik imza ile tamamlanırsa süreç aynı gün içinde sonuçlanabilir.
• Fiziksel başvuru süreci ise özellikle e-İmzası bulunmayan kullanıcılar için geçerlidir. Online form doldurulduktan sonra kimlik veya yetki belgeleriyle birlikte sağlayıcının belirlediği bir başvuru merkezine gidilir. Evrakların ıslak imzalı kopyaları teslim edilir ve başvuru onayıyla birlikte KEP adresi kullanıma açılır.

Her iki yöntem de BTK düzenlemelerine uygun olarak işlemekte; tercihe göre hızlı dijital süreç ya da geleneksel başvuru alternatifi sunmaktadır.

KEP Adresi Almak için Gereken Belgeler Nelerdir?

KEP adresi için gerekli belgeler, seçtiğiniz hizmet sağlayıcıya göre değişebilir. Ancak genellikle kimlik ve iletişim bilgilerinizi içeren belgeler talep edilir. Bu belgeleri şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Kimlik Belgesi: Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Kartı, pasaport veya ehliyet gibi belgeler geçerlidir.
• Vergi Levhası: Şirketlerin vergi levhası gibi ticarî belgeleri sunması gerekebilir.
• İkametgâh belgesi: Resmî bir kurumdan veya belediyeden alınması gerekir. Son üç ay içinde düzenlenmiş olmalıdır.
• Şirket Kuruluş Belgeleri: Şirketin ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri ve ana sözleşmesi, bu belgeler arasında sıralanabilir.
• KEP Kullanım Talep Formu: Kayıtlı Elektronik Posta adresinin kullanım amacını ve süresini içeren bir formdur. Doldurulmuş şekilde iletilmesi gerekir.

Bu belgeleri ibraz ettikten sonra başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Eğer hizmet sağlayıcınız ek belgeler talep ettiyse onları da tamamlamanız gerekir. Başvuru sürecinde sürprizle karşılaşmamak için hizmet sağlayıcınızın istediği belgeleri önceden araştırmanızda fayda vardır.

Elektronik İletişimin Yolu KEP Adresi Nasıl Öğrenilir?

KEP adresi öğrenmek, son derece kolaydır. Bu işlem için yerinizden kalkmanıza bile gerek yoktur. Türkiye’de PTT’nin web sitesi, Kayıtlı Elektronik Posta bilgilerini öğrenebileceğiniz en hızlı adrestir. B2B çalışırken Kayıtlı Elektronik Posta adresinin yanı sıra müşterinizin veya iletişim kurduğunuz şirketin imza sirkülerini de öğrenmek isteyebilirsiniz. İrtibat kurduğunuz çalışanın imza sirkülerini öğrenmek için yetkililerle iletişim kurabilirsiniz. Ticaret odasına veya şirketin kayıtlı olduğu sicile başvurmak da bir seçenektir.

KEP Adresi Nasıl Sorgulanır? 

Bir kuruma ya da kişiye ait KEP adresi bulmak öncelikle doğru adrese ulaşmak gerekir. KEP adresi sorgulama işlemi birkaç yöntemle gerçekleştirilebilir.

• Hizmet Sağlayıcı Portalları: TÜRKKEP, PTT KEP, E-GÜVEN gibi yetkili sağlayıcıların web sitelerinde, MERSİS numarası, TCKN ya da unvan bilgisiyle adres sorgulama ekranları bulunur. Arama sonucunda, ilgili kişinin veya kurumun kayıtlı KEP adresi öğrenmek mümkün olur.
• E-Devlet: Kendi KEP hesabınızın varlığını ve aktifliğini görmek için e-Devlet sistemine giriş yapılabilir. “PTT KEP Bilgi Sorgulama” gibi hizmetler, kişisel KEP hesabı takibini kolaylaştırır.
• Kurum İçi Özel Sistemler: Bazı kamu kurumları, kendi iç sistemlerinde KEP doğrulama ekranları sunar. Gönderilen evrakın KEP üzerinden ulaşıp ulaşmadığını bu portallar aracılığıyla kontrol etmek mümkündür.

Sorgulama işlemlerinde adresin doğruluğu kadar, aktif ve geçerli olup olmadığı da kontrol edilmelidir. Yanlış ya da pasif bir KEP adresine gönderilen bildirimler yasal geçerlilik taşımaz.

KEP Mail Adresine Nasıl Giriş Yapılır?

KEP adresi aktivasyonu, yalnızca birkaç dakikanızı alır. Kayıtlı Elektronik Posta adresinizi mail hesabınıza entegre etmek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz.

1. E-posta istemcinize veya web tarayıcınıza giriş yapın. (Şirketiniz için kullandığınız mail hesabına girdiğinize emin olun.)
2. Ayarlar veya hesap tercihlerinize gidin. (Hesap tercihleri veya profil ayarları gibi farklı şekilde isimlendirilmiş olabilir.)
3. KEP adresi ekleme alanını bulun.
4. İlgili alana KEP hizmet sağlayıcınızın bilgilerini girin. (Hizmet sağlayıcınız tarafından size iletilmiş olan SMTP sunucusu, port, kullanıcı adı ve şifre gibi bilgiler istenebilir.)
5. Değişiklikleri kaydedin ve onaylayın.

Bu beş adımın sonunda e-posta iletileriniz, yasal yönetmeliğe uygun hâle gelir. Bu sayede posta iletişimi daha profesyonel şekilde gerçekleştirmeniz mümkün olur. Ancak bu adımların kullandığınız e-posta istemcisine veya web tarayıcısına göre değişkenlik gösterebileceğini unutmayın. KEP adresi giriş bilgilerinizi kaydetmeden önce son kez kontrolden geçirmeyi de ihmal etmeyin. 

Multinet Up Blog’da yer alan içeriğin yalnızca bilgi verme amaçlı olduğunu, hukuki görüş ve tavsiye içermediğini, bilgilerin Multinet Up Blog’un hazırlanma tarihindeki mevzuata dayalı olduğunu ve zamanla mevzuat değişiklikleri ile ilgili kurumların görüşleri çerçevesinde güncelliğini yitirmiş olabileceğini bildiririz.

KEP ile E-İmza Arasındaki Farklar Nelerdir?

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ve e-İmza (Elektronik İmza), iki ayrı teknolojidir. E-İmza KEP adresi; kullanım alanları, hukuki işlevleri ve teknik yapıları birbirinden farklıdır.

• KEP, gönderilen e-posta içeriğiyle birlikte gönderim zamanı, alıcıya ulaşma bilgisi ve içerik bütünlüğünü kayıt altına alır. Amaç; yazılı tebligatla aynı hukuki geçerliliği sağlayan güvenli bir iletişim altyapısı sunmaktır. E-İmza ise bir elektronik verinin belirli bir kişiye ait olduğunu ve içeriğinin değiştirilmediğini garanti altına alır.
• Kullanım Alanı: KEP, özellikle şirketler arası bildirimler, resmî yazışmalar ve yasal tebligatlar için kullanılır. E-İmza ise sözleşme onayları, e-devlet işlemleri ve elektronik belgelerin imzalanmasında öne çıkar.
• Teknolojik Gereklilik: KEP kullanmak için bir adrese sahip olmak yeterlidir. E-İmza kullanımında ise nitelikli elektronik sertifika ve kart okuyucu gibi teknik ekipmanlar gerekir.

KEP ve e-İmza birbirini tamamlayıcı araçlardır. Resmî bir belgeyi e-İmza ile imzalayıp KEP üzerinden göndermek, işlemin hem kimlik doğrulamasını hem de iletim kaydını güvenceye alır.

Multinet Up Blog’da yer alan içeriğin yalnızca bilgi verme amaçlı olduğunu, hukuki görüş ve tavsiye içermediğini, bilgilerin Multinet Up Blog’un hazırlanma tarihindeki mevzuata dayalı olduğunu ve zamanla mevzuat değişiklikleri ile ilgili kurumların görüşleri çerçevesinde güncelliğini yitirmiş olabileceğini bildiririz.