PDKS Nedir? Şirketler İçin PDKS Neden Önemlidir?

Günümüz dünyasında sanayi 4.0 ile beraber iş alanlarında robotlar, yapay zeka ve akıllı fabrikalar faaliyet göstermeye başladı. Bu çalışmaların temel amacı ticari aktivitelerle teknolojiyi birleştirip verimliliği zirveye çıkarmaktır. Üretim robotları, veri tabanından aldıkları bilgileri işler ve yapay zeka üzerinden birbiriyle iletişime geçerek kusursuz üretimi sağlar. Burada önemle üzerinde durulması gereken nokta ise her sektörde bütün iş gücünü teknolojinin ürettiği aygıtlara aktaramayacağımız gerçeğidir. Personel devam kontrol sistemi (PDKS) ise tam bu noktada teknoloji ile insan gücünü koordineli şekilde beraber kullanarak verimliliği tepe noktasına ulaştırmayı hedefler.

Birçok sektörde insan gücü her zaman çok büyük bir öneme sahip olacaktır. Verimli bir şekilde insan gücünü çalışabilmesi için sağlıklı ve kolay takip edilebilir bir sistemin kurulması şarttır. İşletmelerde personel sayısını artması ile beraber geleneksel yöntemlerle iş takibinin yapılması neredeyse imkansızdır. PKDS ile geliştirilen araçlar ve yöntemler ile sanayi 4.0’da olduğu gibi kusursuza yakın bir verimlilik yakalamak mümkündür. 

PDKS Nedir?

PDKS, personel devam kontrol sisteminin kısaltmasıdır. PDKS sistemi ile kayıtlı olan personellerin çalışma süreleri, mesai başlangıç ve bitiş saatleri, mesai süreleri, devamsızlık bilgileri, mola aralıkları, maaş hesaplamaları, hangi alanlarda iş gücü sağladığı ve vardiya kontrolü gibi personele ait bütün bilgilerin kayıt altında tutulduğu veri tabanıdır.

Personel Giriş Çıkış Takibi Nasıl Yapılır?

Personel giriş çıkış takibi, mevcut kullanılan insan kaynakları programları ve personel devam kontrol sistemleri koordineli şekilde kullanılarak gerçekleştirilir. Her işletmenin kendi kurumsal kimliğine göre PDKS sistemi düzenlenerek sistem oluşturulur. PDKS araçları sayesinde tüm personelin bireysel olarak işe giriş ve çıkış saatleri sisteme kaydedilerek takip sağlanır.

PDKS’de kullanılan teknolojileri inceleyerek düzenin nasıl kurulduğunu anlayabiliriz.

• Elektronik Kart

Her personele özel kimlik numarası ile zimmetlenen elektronik kartlar, iş yeri giriş ve çıkışlarında ya da özel alanlara konulan turnikelere okutularak personelin geçişini sağlar. Bu sayede personel her elektronik kartı okuttuğunda giriş ve çıkış bilgisi sistem veri tabanına kaydolur. Bu bilgiler ışığında personelin işe ne zaman girdiği ve ne zaman çıktığı, mola süreleri gibi birçok veri kayıt altında tutulur. Ayrıca personelin girebileceği alanlar elektronik karta aktarılarak, çalışanın ilgisi olmadığı bölümlere girişi engellenebilir. 

• Parmak İzi Okutma

PDKS sistemlerinden biri olan parmak izi tanıma, temel olarak elektronik kartla aynı işlevi görmektedir. Personelin parmak izi kaydı alınarak bütün geçişler takip edilir. Parmak izi okutma sistemi elektronik kart gibi fiziki bir ihtiyaca dayalı olmadığı için kaybolma veya unutma gibi problemlerle personel karşı karşıya kalmaz. Ayrıca bireysel hata bu sistemde minimize edilmiştir.

• Yüz Tanıma

Yüz tanıma, kamera aracılığı ile personelin yüzü algılanarak giriş çıkışlara izin verilerek kayıt altına alınır. En güvenilir PDKS araçlarından biridir. Hataya yer vermeden bütün personelin iş yeri içerisindeki bireysel kayıtlarını en verimli şekilde kaydeder. 

• Puantaj Defteri

Bütün bu PDKS programlarının temel amacı puantaj defterini kusursuz bir şekilde Puantaj defterine kaydetmektir. Eski sistemlerde Puantaj defteri fiziki olarak işlendiği için hata payı oldukça fazladır. PDKS aygıtları ve tuttuğu kayıtlar, dijital ortamda puantaj defterine kayıt olduğu için personelin devamlılığı kusursuz bir şekilde takip edilir. Böylece bordrolar hatasız bir şekilde hesaplanarak personel verimliliği maksimize edilir.

PDKS Programı Nerelerde Kullanılır?

PDKS programı personel sayısının fazla olduğu, personel takibinin zor olduğu veya vardiyalı çalışma sistemlerine sahip çeşitli işletmelerde yoğun olarak kullanılmaktadır. Özellikle farklı zaman dilimlerinde çalışan personellerin, fiziki olarak takibi oldukça zor ve karmaşık olduğu hatasız bir şekilde personel kayıtlarının tutulması neredeyse imkansızdır. PDKS ile hiç işgücü harcamadan, takip sistemleri sayesinde kusursuz bir şekilde kayıtlar tutulur.

PDKS Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

Kurumsal kimliğe sahip iş yerlerinde PDKS kullanmak çok önemli konular üzerinde birçok avantaj sağlamaktadır.

• İş gücü kaybı en aza indirilir.
• Hatasız bir şekilde maaş hesabı yapılır.
• Güncel ve eksiksiz Puantaj Defteri
• Personelin oluşturabileceği olumsuz etkilerin, suistimal gibi, engellenmesi.
• Bütün verilerin kayıt altında tutulması.
• Personel ile hukuki anlaşmazlık durumlarında bu verilen kanıt olarak kullanılabilmesi.

Burada dikkat edilmesi gereken en önemli husus hukuki anlaşmazlıklardır. PDKS sayesinde çalışanların, çalışma süreleri, resmi tatil mesaileri veya fazla mesai gibi süreleri kusursuz bir şekilde hesaplanır. Böylece çalışanların ödemelerinde sorun yaşanmaz ve işveren aleyhine haklı fesih hakkının doğmasının önüne geçilir. 

PDKS Programı Nasıl Kullanılır?

Personel devam kontrol sistemi işletmenin istedikleri özelliklere göre farklılık gösterebilir. Temel olarak PDKS programının kullanılması ise belirli aşamalardan geçer. Elektronik kart, parmak izi okutma, yüz tanıma sistemlerinden herhangi biri ya da bölüm bölüm farklı aygıtlar seçilir. Ardından geçiş yerlerinin konumları belirlenerek ilgili sistem kurulur. Sistem kurulduktan sonra personele ait verilerin toplanarak PDKS aygıtlarına aktarılır. Böylece sistemde her personele ait özel kimlik oluşturulmuş olur. 

Personel kayıtlarının ardından günlük giriş çıkışları, aylık, haftalık çalışma süreleri, mesai süreleri gibi veriler kayıt altına alınarak iş veren tarafından güncel bir şekilde takibi sağlanır. Sistematik şekilde işlenen personel verileri sayesinde düzenli olarak yapılan bordrolama işlemi, sıfır hata ve maksimum verimlilik ile işletmenin performansını zirveye taşır.