Referans Nedir, Referans Kontrolü Nasıl Yapılır?

Firmanızın hedeflerine ulaşarak kâr elde edebilmesi personel kadronuzu doğru kişilerden seçmenize bağlıdır. Profesyonel çalışan, branş hâkimiyetine sahip olan ve iş ahlakına bağlı personellerle şirketinizi başarıya ulaştırabilirsiniz. Çalışan adaylarınızın bu niteliklere sahip olduğundan emin olmak için objektif bir değerlendirme yapmanız gerekir. Referans, bu değerlendirmeyi yapmak için önemli bir unsurdur.

İşe alım süreçlerini başarıyla yürüterek şirketiniz için doğru personelleri bulmanın yolu referans kontrolü yapmaktan geçer. Bu süreçte doğru adımları atarak şirketinizin işleyişini verimli hâle getirebilirsiniz. Referans kavramı hakkında detaylı bilgi edinmek ve bu faktörü işe alım süreçlerinizde etkili bir biçimde kullanmak için yazının devamını okuyabilirsiniz.

Referans Nedir?

İş hayatında ve akademik camiada belli bir pozisyona talip olan kişilerde bazı yeterlilik kriterleri aranır. Özgeçmişte yer alan çalışma tecrübesi ve eğitim bilgileri kişinin durumunu göstermek için tek başına yeterli olmayabilir. Böyle bir durumda, adayın daha önce çalıştığı kurumlar veya kişilerden görüş istenir. Bu görüşler referans olarak adlandırılır. Başka bir ifadeyle referans; personel ya da öğrenci adayının daha önce çalıştığı kurumlardaki performansını gösterir.

Referans mektubu almak, çalışan adayının değerlendirilmesi için önemli bir veridir. Bu mektup, online işe alım sürecinin objektif değerlendirmelerle yürütülmesini sağlar. Daha önce çalıştığı kuruma katkı sunabilmiş bir personelin aynı performansı yeni iş yerinde de göstereceği düşünülür. Bu sebepten ötürü, çalışan adaylarından referans amaçlı bir mektup talep edilebilir.

Kimlerden Referans Alınır?

Referans mektubu, tarafsız değerlendirme yapacağından emin olunan kişilerden alınmalıdır. Bu kişilerin personelin çalışma süreçlerini yönetmiş ve daha önce onları değerlendirme yetkisine sahip olmuş olması önemlidir. Başka bir ifadeyle, personelin iş yetkinliğine karar verebilen kişiler referans olabilir. Aşağıdaki pozisyonlarda bulunan kişiler referans vermek için yetkili olarak kabul edilir:

• Ekip lideri
• Şirket sahibi
• Şirket müdürü
• İK uzmanı
• Proje yöneticisi
• Üst düzey yöneticiler

Yukarıdaki pozisyonda yer alan kişiler referans mektubu yazma yetkisine sahiptir. Bu kişiler tarafından kaleme alınan mektup, personelin yeterliliği, iş ahlakı ve profesyonelliği hakkında objektif bir veri sağlar. Yukarıda bahsedilen pozisyonlar dışında, yönetici ve idareci durumunda olan diğer kişiler de referans mektubu yazabilir.

Kimler Referans Olarak Gösterilemez?

Personelin aile üyeleri, akrabaları ve yakın arkadaşları objektif bir değerlendirme yapma konusunda başarılı olmayabilir. Bu kişilerin çalışanın performansını tarafsız bir biçimde gözlemlemesi beklenmez. Referans gösterilen kişinin çalışan ile aile ve arkadaşlık bağının olmaması bu açıdan önemlidir. Söz konusu kişiler, çalışan adayının yöneticiliğini yapmış olsalar bile referans olarak kabul edilemez.

İşletmeler için Referansın Önemi Nedir?

Güven faktörü, personel seçiminde önemli bir husustur. Şirketin işe almayı planladığı bir çalışana güvenebilmesi gerekir. Bu güvenin sağlanması ise adayın özgeçmişinde beyan ettiği bilgilerin teyit edilmesine bağlıdır. Söz konusu bilgilerin doğruluğunu araştırmak ve teyit etmek insan kaynaklarının ciddi bir iş yüküyle uğraşmasına sebep olabilir. İş referans mektubu, bu bilgilerin doğru olup olmadığının anlaşılmasını sağlar.

Önceki iş yerinden referans gösterebilen bir personelin şirkete katkı sağlama ihtimali yüksektir. Başka bir ifadeyle; çalışan adayının referansa sahip olması onun geçmişte iyi bir çalışma performansına sahip olduğunu gösterir. Bu durumda personelin etik ve profesyonel bir çalışma anlayışına sahip olduğunu söylemek mümkün olur. İşe alım süreçlerinde referans kontrolü yaparak şirketiniz için doğru personeli bulabilirsiniz.

Neden Referans Kontrolü Yapılır?

Personelin verdiği bilgilerin doğruluğu, değerlendirme yaparken dikkat etmeniz gereken bir husustur. Yanlış veya manipülatif bilgiler veren bir personeli işe almak şirketinize zarar verebilir. Referans kontrolü, söz konusu bilgilerin teyit edilmesini sağlar. Bu kontrolü sağlayarak adayın uygunluğunu araştırabilir ve onun şirketiniz için uygun olup olmadığından emin olabilirsiniz.

Referans onay yazısı yazan kişilerin, personelin çalışmasını objektif bir biçimde değerlendirmesi önemlidir. Söz konusu değerlendirmeden bağımsız olarak, rica sonucu gösterilen referanslar yanlış seçim yapmanıza sebep olabilir. Bu konuda kontrol sağlayarak çalışan adayının performansı ve davranışları hakkında doğru fikirleri edinebilirsiniz. Referans kontrolü bu açıdan hem beyaz hem de mavi yakalı çalışanlar için önemlidir.

Hangi Aşamada Referans Kontrolü Yapılır?

İş başvurusu süreçlerinin kişisel gizliliğin korunması ilkelerine göre yürütülmesi gerekir. Bu hususlar KVKK çerçevesinde açıkça belirtilmiştir. Mevcut kanunlara göre, işverenin personelden iş başvurusu sürecinde referans mektubu isteme hakkı bulunmaktadır. Bu mektup, mülakat süreçlerinde de sözlü veya yazılı olarak istenebilir. Referansların aranması ise adayın istek ve onayına bağlıdır. Aday çalışıyorsa, mevcut işyeri kendisinin rızası olmadan aranmamalıdır. Aranacak isim aday tarafından belirlenir. Başka bir ifadeyle; iş mülakat süreçlerinde ve referans kontrolü sonrasında yapılacak bütün aramalar adayın onayıyla gerçekleştirilmelidir.

Referans Kontrolünde Neler Sorulur?

CV referans mektubunun teyidi için adayın eskiden çalıştığı veya ayrılmayı planladığı iş yerindeki yöneticilerine bazı sorular sorulabilir. Bu sorular, personelin performansını, davranışlarını ve iş yerindeki tutumunu öğrenmeye yöneliktir. Doğru soruları sorarak adayın niteliklerinden tam olarak emin olmak mümkündür. Referans yazısını teyit ederken sorulabilecek sorular şunlardır:

• Adayın işe başlama ve işten ayrılma tarihlerini doğrulayabilir misiniz?
• Adayın çalışma performansını olumsuz etkileyen herhangi bir durum var mıydı?
• Adayın iş arkadaşlarına yönelik tutumu ve davranışları nasıldı?
• Adayın yeteneklerini ve iş yeterliliğini nasıl değerlendirirsiniz?
• Adayın bir çalışan olarak güçlü ve zayıf yönleri nelerdir?
• Aday, şirketteki sorumluluklarını yerine getirebiliyor muydu?

Referans kontrolü soruları kişinin iş performansıyla sınırlı olmalıdır. Bu doğrultuda, kişinin yetkinliğini ve davranışlarını anlamaya yardımcı olacak sorular yöneltilebilir. Yukarıdaki soruları sorarak, personel adayının verdiği bilgilerin doğruluğunu teyit etmek mümkündür. Bu sayede şirketinizin işe alım süreçlerini başarılı bir biçimde yürütebilirsiniz.

Multinet Up Çözümleri ile Çalışanlarınıza Birbirinden Farklı Avantajlar Sağlayın!

Yeni katılan çalışanlarınızın uzun yıllar sizinle çalışmasını sağlamak için yan haklar sunabilir ve bağlılıklarını artırabilirsiniz. Esnek yan haklar gibi çalışanların ihtiyaçlarına yönelik çözümler sunup motivasyon sağlayan düzenlemelerle hem seçim hakkını çalışanlara verebilir hem de kurumsal hediyenin esnek ve dijital çözümü MultiFlex ile %45’e varan vergi tasarrufundan faydalanabilirsiniz.