Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir?

Hüseyin Kara

       

  Bağlantı kopyalandı

Ticaret ile uğraşanların sıklıkla kullandığı ya da karşılaştığı bir kavram olan proforma fatura, herhangi bir mali ya da yasal yükümlülüğü olmayan, teklif niteliği taşıyan ve üzerinde “Proforma fatura” ibaresi yer alan bir belge türüdür. Multinet Up olarak, proforma fatura ile ilgili merak edilenleri ve bir proforma faturada yer alması gereken bilgileri bu yazımızda paylaştık.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, ticari işlemlerde teklif niteliği taşıyan, üzerinde “Proforma” ibaresi bulunan ve alıcıya ön bilgi sunan bir belgedir. Resmî bir fatura yerine geçmez; ancak ticarette tarafların üzerinde konuştuğu ürün, hizmet ve fiyat bilgilerini yazılı şekilde ortaya koymaya yarar.

Genel olarak satıcı, müşteriye sunduğu ürün veya hizmetin detaylarını açıkça belirtmek için bu belgeyi düzenler. Böylece alıcı, hangi ürün veya hizmeti hangi bedelle alacağını önceden görür. Bu yönüyle proforma hem şeffaflık sağlar hem de ticari güveni artırır. Ticari belgeler arasında kendine özgü bir yeri olan proforma fatura özellikleri arasında en önemli olan, bağlayıcı olmaması ve taraflara hazırlık aşamasında yol göstermesidir.

Proforma Faturanın Amacı Nedir, Ne için Kullanılır?

Proforma, alıcı ve satıcı arasındaki ticari ilişkinin şeffaf ve güvenli şekilde ilerlemesi için düzenlenir. Öncelikli amacı, teklif edilen ürün ya da hizmete dair tüm ayrıntıları yazılı ve standart bir formda sunmaktır. Böylece taraflar yalnızca fiyat üzerinden değil; teslimat şekli, ödeme yöntemi, geçerlilik süresi ve ürün özellikleri gibi detaylar üzerinden de net bir mutabakat sağlayabilir.

Bu belge, özellikle uluslararası ticarette ayrı bir önem taşır. İthalatçı, gümrük prosedürleri veya kredi başvuruları için gerekli belgeleri hazırlarken bu faturadan faydalanabilir. Proforma fatura ihracatta ise siparişin koşullarını netleştirmek ve karşı tarafın ciddiyetini görmek adına güçlü bir araçtır.

Yurt içi işlemlerde de firmalar çoğu zaman teklif sunarken sıradan bir fiyat listesi yerine proforma düzenlemeyi tercih eder. Bunun nedeni belgenin hem kurumsal bir izlenim yaratması hem de ileride doğabilecek anlaşmazlıkların önüne geçmesidir. Özetle proforma bağlayıcılığı olmayan bir belge olmasına rağmen ticari ilişkilerde güven tesis eden, pazarlık sürecini netleştiren ve resmî işlemler için zemin hazırlayan bir araçtır.

Proforma Fatura Neden Tercih Edilmektedir?

Müşteriye verilecek olan teklifin ciddiyetini göstermesi açısından proforma, sözlü ya da sıradan bir kâğıda yazılı fiyat tekliflerine göre daha etkili olmaktadır. Bu nedenle birçok firma fiyat ile ilgili bilgilendirmeyi proforma fatura kullanarak gerçekleştirmektedir.

Proforma Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Proforma ile normal fatura arasındaki en temel fark, hukuki geçerlilikleridir. Proformalar yalnızca teklif niteliği taşır ve herhangi bir mali yükümlülük doğurmaz. Normal fatura ise vergi açısından resmî bir belge olarak düzenlendiği anda hem satıcı hem de alıcı için bağlayıcı kabul edilir.

Bu iki belge arasındaki bir diğer fark, ödeme ve muhasebe süreçlerinde ortaya çıkar. Proforma üzerinden ödeme yapılamaz ve muhasebe kaydı tutulmaz. Buna karşın normal faturalar, şirketlerin mali tablolarında resmî kayıt olarak yer alır.

Ayrıca proforma fatura, ürün ya da hizmetin fiyatı, teslimat koşulları ve geçerlilik süresi gibi bilgileri teklif aşamasında sunar. Normal fatura, satış işlemi kesinleştiğinde düzenlenir ve vergi dairesine bildirilir. Kısacası proforma, bir ön bilgi ve güvence belgesi iken normal fatura, ticari işlemin resmen tamamlandığını gösteren yasal evraktır.

Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

İlgili belgenin geçerli ve anlaşılır olması için belirli unsurları içermesi gerekir. Örneğin inşaat proforma fatura örneği hazırlanırken proje bedeli, metrekare bilgisi ve kullanılan malzeme detaylarının özellikle yazılması elzemdir. Her ne kadar standart bir format zorunlu olmasa da ticarette güvenilirlik açısından şu bilgiler mutlaka yer almalıdır:

• Fatura tarihi ve numarası
• Satıcıya ait bilgiler (unvan, adres, iletişim)
• Alıcıya ait bilgiler (firma adı, adres, iletişim)
• Ürün veya hizmetin adı, cinsi ve açıklaması
• Miktar, birim fiyat ve toplam tutar
• Teslimat ve ödeme şekli
• Geçerlilik süresi
• Hazırlayan kişinin adı, soyadı ve imzası

Bazı sektörlerde bu temel bilgilere ek olarak özel detaylar da talep edilebilir. Örneğin doğru bir ihracat proforma fatura örneği; malın menşei, GTİP kodu ve teslim şekli gibi bilgileri mutlaka içerir. Öte yandan araç proforma fatura örneğinde ise şasi numarası veya motor hacmi gibi teknik detaylara yer verilir. Bu sayede, alıcı ile satıcı arasında yanlış anlaşılmaların önüne geçilir ve teklifin resmiyet kazanmasa da güvenilirliği artar.

Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?

Ticaret Kanunu’nda karşılığı olmayan proforma fatura herhangi bir standarda sahip değildir. Firmalar, kendi ihtiyaçlarına göre proforma fatura düzenleyebilirler. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, daha önce de değindiğimiz gibi belgenin üzerinde “Proforma fatura” ibaresinin yer almasıdır. Dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise bu fatura için resmî fatura kullanılmamasıdır.

Günümüzde birçok firma proforma fatura hazırlama programı kullanarak süreci hızlandırmakta ve standart hâle getirmektedir. Firmalar genellikle önceden hazırlamış oldukları proforma fatura şablonunu ya da muhasebe programlarında yer alan proforma fatura modülünü kullanırlar. Bu sayede standart ve alışılagelmiş bir yöntemle hızlı bir şekilde proforma fatura kesme işlemini gerçekleştirirler. Sektöre ve ürüne göre değişse de proforma faturaların genelinde aşağıda yer alan bilgilerin tamamı ya da gerekli olanlar yer alır:

• Fatura tarihi
• Satıcı firma bilgileri (İsim, unvan, iletişim bilgileri)
• Alıcı firma bilgileri (İsim, unvan, iletişim bilgileri)
• Malın ya da hizmetin cinsi
• Malın ya da hizmetin birim fiyatı, miktarı ve tutarı
• Malların ebatları ve ağırlığı
• Malların sevkiyat ve teslimat şekli
• Malların sigorta prim ve navlun tutarları
• Proforma fatura geçerlilik süresi
• Ödeme şekli
• Proforma faturayı hazırlayan kişi bilgileri (İsim, soy isim, imza)

Proforma fatura örneklerinin birçoğunda, sağ üst köşede fatura tarihi yer alırken, sol üst köşede proforma fatura numarası yer almaktadır. Numara ve tarih bilgilerinin altında ise satıcı ve alıcı firmaya ait bilgiler yer almaktadır. Gövde olarak kabul edilen ve satıcı/alıcı bilgilerinin altında yer alan kısımda ise mal veya hizmetle ilgili detaylar yer almakta; en alt kısımda ise ödeme şekli ve faturayı hazırlayan yetkilinin imzası yer almaktadır. “Proforma fatura” ibaresi ise faturanın kolay fark edilir bir yerinde bulunmalı, resmî fatura ile karıştırılmasının önüne bu şekilde geçilmelidir.

Önceden de belirttiğimiz gibi herhangi bir mali ya da yasal yükümlülüğü olmayan proforma fatura, Maliye Bakanlığı tarafından belirlenmiş olan belge basım usulüne de tabi olmadığı için, istenilen şekilde hazırlanabilir.

Proforma Fatura Nerede Kullanılır?

Proforma fatura hukuki niteliği bakımından resmî bir belge olmamasına rağmen ticaretin birçok aşamasında ihtiyaç duyulan önemli bir araçtır. En sık kullanıldığı alanlardan biri uluslararası ticarettir. İthalatçı, mal veya hizmeti sipariş etmeden önce satıcıdan proforma talep eder. Proforma fatura ödeme şekli, fiyat ve teslim koşullarını netleştirmeyi sağlar. Böylece her iki taraf da ileride doğabilecek anlaşmazlıkların önüne geçmiş olur.

Bankacılık işlemlerinde de proforma önemli rol oynar. Özellikle akreditif açılışlarında veya dış ticaret finansmanı sağlanırken bankalar, işlem yapılacak mal veya hizmetin detaylarını görmek için bu belgeyi talep eder. Benzer şekilde proforma fatura ile kredi başvurusu yapan işletmeler, bankaya maliyet ve işlem ayrıntılarını şeffaf biçimde sunmuş olur.

Yurt içi ticarette ise proforma fatura düzenlemek, çoğunlukla teklif ve sipariş süreçlerinde tercih edilir. Firmalar, müşterilerine ürünün birim fiyatını, toplam bedelini ve teslimat şartlarını resmî teklif formatında iletmek için proforma hazırlar. Bu yöntem, sıradan bir fiyat teklifine kıyasla daha güven verici bulunur.

Sektörel ihtiyaçlara göre kullanım alanları değişiklik gösterebilir. Örneğin, inşaat projelerinde proje bedelini ve iş kapsamını netleştirmek için düzenlenebilir. Araç satışında kredi başvurusu ya da gümrük işlemleri için talep edilirken KOSGEB proforma fatura talebi ile işletmelerin proje giderlerini belgelemelerini sağlayabilir. Kısacası proforma, ticari ilişkilerde resmiyet taşımayan ama güven sağlayan bir köprü işlevi görür.

Proforma Fatura En Sık Hangi İşlemlerde Kullanılır?

Proforma en çok uluslararası ticaret işlemlerinde, özellikle ihracat ve ithalat sözleşmeleri öncesinde tercih edilir. Bunun yanında bankaların kredi ya da akreditif başvurularında firmalardan talep edilen belgeler arasında yer alır. Yurt içinde ise proforma fatura ile araç kredisi, inşaat projeleri ve KOSGEB destek başvuruları gibi alanlarda karşılaşmak mümkündür.

Proforma Fatura İle İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Proforma fatura bağlayıcı mıdır?

Proforma fatura hukuken bağlayıcı değildir, sadece teklif niteliği taşır. Ancak üzerinde yazan fiyat ve şartlar, iki tarafın güven esasına dayalı mutabakatı için önemlidir.

Proforma fatura resmi bir belge midir?

Hayır, proforma resmî belge olarak kabul edilmez ve vergi açısından geçerliliği yoktur. Maliye kayıtlarında ya da muhasebe defterlerinde kullanılmaz.

Proforma faturaya ödeme yapılır mı?

Proforma fatura ödeme talep eden bir belge değildir. Ödeme, ancak gerçek fatura düzenlendikten sonra yapılır.

Proforma fatura ödenmezse ne olur?

Proforma faturanın ödenmemesi herhangi bir hukuki sonuç doğurmaz. Ancak teklifin reddedildiği ya da sürecin ilerletilmediği anlamına gelir. Satıcı, asıl fatura düzenlemediği için vergi veya muhasebe açısından da bir yaptırım söz konusu değildir.

Proforma faturaya KDV yazılır mı?

Proforma faturada KDV gösterilebilir; ama bu yalnızca bilgi amaçlıdır. Belge resmî nitelik taşımadığı için KDV’nin tahsil edilmesi veya beyan edilmesi gerekmez. Dolayısıyla muhasebe kayıtlarında hiçbir geçerliliği bulunmaz.

Proforma fatura kaç gün geçerlidir?

Proforma fatura geçerlilik süresi firmalar tarafından belirlenir. Genellikle 7 ila 30 gün arasında değişir. Süre, teklifin güncelliğini koruması için net olarak belgede belirtilmelidir. Özellikle döviz kurları ve ham madde fiyatlarının değişken olduğu sektörlerde süre daha kısa tutulur.

Proforma fatura iptal edilir mi?

Proforma bağlayıcı bir belge olmadığından iptali için resmî bir işlem gerekmez. Satıcı isterse yeni bir teklif hazırlar, önceki belgeyi ise geçersiz sayar. Bu nedenle muhasebe kayıtlarında da herhangi bir iptal prosedürü bulunmaz.

Proforma faturayı kim hazırlar?

Proforma, satıcı firma veya hizmet sağlayıcı tarafından hazırlanır. Genellikle muhasebe birimi ya da satış departmanı bu işlemi üstlenir. Amaç, alıcıya net bir teklif sunmak ve sürecin resmileşmeden önce şeffaf şekilde ilerlemesini sağlamaktır.

Proforma fatura normal fatura yerine geçer mi?

Proforma hiçbir koşulda normal fatura yerine geçmez. Çünkü mali ve hukuki bağlayıcılığı yoktur, sadece teklif belgesidir. Resmî işlem yapılabilmesi için mutlaka gerçek faturanın düzenlenmesi gerekir.

Proforma fatura ile kredi çekilir mi?

Proforma fatura tek başına kredi çekmek için yeterli değildir. Ancak özellikle araç kredisi veya yatırım kredisi süreçlerinde bankalar, alıcının almayı planladığı mal ya da hizmeti belgelemek için proforma fatura talep edebilir. Bu durumda fatura sadece bilgilendirme amacı taşır, kredi onayı için ek belgeler ve resmî faturalar da gerekir.

Proforma faturada fiyat yazar mı?

Evet, proforma faturada teklif niteliğinde fiyat bilgisi bulunur. Ancak bu fiyat kesinleşmiş bir tutar değil, satıcının alıcıya sunduğu ön teklif olarak değerlendirilir. Nihai fiyat resmî faturada yer alır ve hukuki geçerliliği de ancak o belge üzerinden sağlanır.

Proforma fatura kesildikten sonra zam yapılır mı?

Proforma fatura bağlayıcı olmadığından satıcı, daha sonra fiyat değişikliğine gidebilir. Ancak müşteri ile güven ilişkisini korumak için genellikle proforma faturada geçerlilik süresi belirtilir. Bu süre dolduğunda satıcı yeni fiyatlandırma yapma hakkına sahip olur.

Proforma fatura ile satış yapılır mı?

Proforma, satış işlemini belgeleyen resmî bir evrak değildir. Dolayısıyla tek başına satış yapılamaz. Satışın geçerli olabilmesi için mutlaka resmî fatura düzenlenmesi gerekir. Proforma, yalnızca satışa giden süreçte tarafların üzerinde mutabık kalmasını sağlayan bir ön belgedir.

Proforma fatura teklif yerine geçer mi?

Evet, proforma fatura teklif yerine geçer çünkü asıl amacı fiyat ve şartların yazılı şekilde alıcıya sunulmasıdır. Ancak teklifin bağlayıcılığı bulunmadığından satıcı, şartları değiştirme hakkına sahiptir. Bu yönüyle proforma, yazılı ve daha kurumsal bir teklif formatı olarak değerlendirilir.

Uyarı: Multinet Up Blog’da yer alan içeriğin yalnızca bilgi verme amaçlı olduğunu, bilgilerin Multinet Up Blog’un hazırlanma tarihindeki bilgilere dayanarak hazırlandığını ve bilgilerin daha sonra değişebileceğini unutmayınız!